SmartViscaをご利用のみなさま。
日頃よりSmartViscaをご利用いただきありがとうございます。
SmartViscaのライセンスサポートを担当しております、岩倉と申します。
SmartViscaには取り込んだ名刺情報を取引先・取引先責任者に登録する機能がありますが、この取引先・取引先責任者に登録する「新しい画面」が、先日リリースされました。
この新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面は、取引先/取引先責任者にフォーカスを当てており、とても便利に使うことができます。
しかし、まだリリースして間もない画面です。
「新しい画面がリリースされたなんて初めて知った！」
「今までとはどんなところが違うの？どんな点が便利なの？」
新しい画面が出たと聞いても、こんな思いを持つ方もきっと多いのではないかと思います。
そこで本稿では、新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面について、SmartViscaのサポート担当より解説をしていきたいと思います。
1．新しい画面でできるようになったことは…？
このセクションでは、新しい画面でできるようになったことを説明していきます。
早速、新しい画面を説明…！といきたいところなのですが、まずは比較の前提となる従来の画面の性質を見てみましょう。
従来の画面では、主に「元の名刺情報を手軽に取引先/取引先責任者に登録する」ことにフォーカスが当たっていました。
手軽に操作できる分素早く登録できるのですが、一方で以下のような悩みをお持ちの方もいらっしゃると思います(サポート業務でも多くお問い合わせを受けます)。
▼従来の画面で生じうる悩み
- 登録先の取引先/取引先責任者で、上書きする項目/しない項目を１枚ずつ選びたい
- 名刺の種類によって上書きたい時も上書きしたくない時もある…
- 今も設定できなくはないけど、いちいち設定変更するのは手間…
- 取引先/取引先責任者の今の値を、登録時に確認できないのが面倒
- 同じ会社名で複数取引先があるから、それぞれ名刺情報と照らし合わせたいのに…
- 名刺情報にない情報を取引先/取引先責任者に登録できればいいのに
- 必須項目があるからその内容も一気に登録したい…
- 一度登録してからもう1回取引先/取引先責任者を開くのは効率が悪い…
従来の画面は、名刺情報をそのまま取引先/取引先責任者に反映する性質が強い画面です。
ゆえに、1枚1枚の情報を詳細に確認することはできず、また名刺情報にない情報は登録対象にできない側面がありました。
新しい画面は、このような悩みを解消するために開発された画面です。
新しい画面では、値を確認したり必要な情報を追加しながら登録できるので、「1枚1枚確認しながらより正確な情報で取引先/取引先責任者に登録できる」のです。
ここで、新しい画面の新機能を具体的に見てみましょう。
▼新しい画面でできるようになったこと
- 名刺情報(社外プロフィール)で、登録先の取引先/取引先責任者の情報を上書きする/上書きしないかどうか「項目ごとに、登録の都度選択」できる
- 登録先の取引先/取引先責任者の項目に「直接値を入力して登録」できる
- 元の名刺情報(社外プロフィール)には無い情報でも「直接値を入力して登録」できる
こうして並べてみると、従来の画面の弱みであった「項目ごとに詳細を確認する」「直接値を入力する・選択する」ことにフォーカスが当たっていることがお分かりいただけるかと思います。
このような性質から、たとえば以下に該当する運用をされている場合、新しい画面を使うことでより効率的に名刺情報を取引先/取引先責任者に登録できる可能性があります。
▼新しい画面が効率的になるユースケース
- 取引先/取引先責任者を上書きする/しないが「名刺や登録先レコードの状況によって異なる」
- 取引先/取引先責任者の「現在の値を確認しながら登録」したい
- 取引先/取引先責任者に入力したい項目があるが、その情報が「名刺には無い情報」である
2．新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面の操作イメージ
ここまで、新しい画面の強みや機能について説明をしてきましたが、本章では新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面がどんなUIなのか、具体的な操作イメージを見ていきましょう。
新しい画面も、SmartViscaタブから登録したい名刺情報(社外プロフィール)を選んで、登録画面を開くところまでは従来の画面と同様の手順です。
1. SmartViscaタブで、登録する名刺情報(社外プロフィール)を選択します。
2. 取引先/取引先責任者の「未選択」をクリックして、まずは登録先の取引先を選択します。
※従来の画面と比較して、UIが見やすくなっています。
3. 取引先を選択したら、登録先の取引先責任者を選択します。
4. 登録先を選択したら、画面右端の鉛筆アイコンをクリックします。
5.登録先の取引先や取引先責任者へのマッピングを設定します。
- 社外プロフィールと取引先/取引先責任者のどちらの値を優先するか選ぶことで、登録先の取引先/取引先責任者の情報を上書きする/上書きしないかどうか「項目ごとに、登録の都度選択」できます。
- 登録先の取引先/取引先責任者の項目に「直接値を入力して登録」できます。
6. 元の名刺情報(社外プロフィール)には含まれていない情報でも、「直接値を入力して登録」できます。
※取引先/取引先責任者の項目を事前に設定する必要があります。
7. ToDoや所有者の設定をして「保存」をクリックします。
8. 「登録完了」をクリックします。
新しい画面の操作イメージはいかがでしたでしょうか？
名刺情報や登録先レコードの内容を、詳細に確認しながら追記・登録できることがお分かりいただけたかと思います。
3．新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面を使うには…？
ここまでご紹介した新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面は、SmartViscaバージョン3.36以降で利用可能です。
※リード連携拡張パッケージをインストールしている場合は、加えてSmartVisca_Lead3.15以降も必要です。
SmartViscaバージョン3.36以降をインストールしている場合は、そのまま新しい画面を利用可能ですので、必要な設定をしていただいたうえでご利用ください。
現在ご利用いただいているSmartViscaバージョンが3.29.3以前の場合は、SmartViscaを最新バージョンにアップグレードすることが必要です。
SmartViscaをアップグレードのうえ、新しい画面を使用するための設定をお願いいたします。
おわりに
本稿では、新しくリリースされた新しい「取引先・取引先責任者に登録」画面についてお話してきました。
今までとは違う「登録先レコードにフォーカスを当てた」画面について、少しでもイメージを持っていただければ幸いです。
「設定方法の詳細を知りたい！」
「アップグレード手順の詳細を知りたい！」
「インストールしているバージョンの確認方法を知りたい！」
「もっと詳しく新しい画面の話を聞きたい！」
そんなときは、営業担当もしくはライセンスサポート窓口までお気軽にお問い合わせください。
※営業担当・ライセンスサポートへの連絡先は、ご契約時にお伝えしております。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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