名刺をデータに変える！SmartViscaで実現する営業の可視化と分析

はじめに

「名刺管理が煩雑になっている」

「どのくらいの名刺を受け取ったか把握できていない」

「名刺交換後のフォローができていない」

こうした課題を感じていませんか？

本記事では、弊社製品『SmartVisca』の機能をご紹介し、名刺の取込枚数や営業活動の件数を多角的に可視化できるメリットについて解説します。

名刺管理の必要性

名刺には、取引先や担当者の重要な情報が詰まっています。適切に管理することで、営業活動の資産として有効活用することができます。

例えば、名刺を整理することで「見込み客」や「既存顧客の潜在的なニーズ」を取りこぼすリスクを低減することにつながります。

「見込客」の場合：展示会で交換した名刺を適切に管理できていれば、アポイントメント獲得に向けてメール送信やテレアポなどを早期に行うことができます。

「既存顧客の場合」：名刺交換時に興味を示していた他のサービスを提案し、クロスセルに繋げることも可能です。

アナログ管理とデジタル管理の違い

名刺をアナログ（紙の状態）で管理した場合とデジタルで管理した場合とで比較をご紹介いたします。

各観点の補足説明

セキュリティの高さ

アナログ管理：

• 物理的な紛失や盗難のリスクがあります。

デジタル管理：

• パスワードやアクセス権限を設定することで、情報漏洩のリスクを抑えることができます。
• 定期的に名刺データをCSVファイルへ出力しておくことで名刺データのバックアップも容易です。

保管のしやすさ

アナログ管理：

• 名刺ファイルやボックスに保管する必要があり、物理的なスペースが必要です。

デジタル管理：

• 名刺をデジタル化することで、場所を取らずに永続的に管理できます。1人の営業担当者が1年で100枚以上獲得したとしても、物理的なスペースを埋めることなく保管することが可能です。
• 数年前に獲得した名刺データを参照し、失注した過去の見込客へのアプローチや、既存顧客のクロスセルに繋げることも可能です。

検索性の高さ

アナログ管理：

• カードホルダーで適切に管理できていたとしても、アナログ管理では探すのに時間がかかってしまいます。

デジタル管理：

• 名前や会社名、業種などのキーワードで検索できるため、必要な情報をすぐに見つけることができます。業種や会社によっては1人の営業担当者が数百枚保有していることがあると思いますが、瞬時にアクセスすることができます。
• また、大量の名刺データにモバイルからいつでもアクセスすることができます。忙しいスケジュールの中、移動の合間に顧客の情報を事前確認することができます。

他者への共有しやすさ

アナログ管理：

• コピーやスキャンが必要です。

デジタル管理：

• デジタル化された名刺は、チーム内や他部署など全社に簡単に共有することができます。
• 部署を超えた迅速な情報連携が可能になるため、名刺情報を起点として、マーケティング担当者からアポイント獲得につなげられる有益な情報を得ることが可能です。
• またカスタマーサポート担当者から営業担当者へ、サポート状況を共有したり、信頼失墜を防ぐために早期にフォローするように連携することも可能です。

名刺関連情報の管理のしやすさ

アナログ管理：

• 名刺に直接メモを記載するしかありません。

デジタル管理：

• メモやタグを付けて管理できるため、ただの名刺情報としてではなく、商談創出に繋げるための営業データとして活用できます。
• またタグの情報を使用して名刺情報をセグメント分けし、対象のリストにメールを送信するといった、マーケティングに使用することも可能です。

名刺・営業情報の可視化

アナログ管理：

• 名刺の受け取り数や営業活動の記録を手作業で管理する必要があり、全体像を把握するのはとても難しいです。

デジタル管理：

• 名刺の取込枚数や営業の活動状況を簡単に集計し、様々な切り口でリアルタイムで可視化することができます。
• 名刺・営業情報を可視化し、業績目標に対してどれくらい活動量を増やすべきかといったチーム全体の営業戦略に活かすことができます。

SmartViscaの機能ご紹介

ここまで、名刺をデジタル管理するメリットをご紹介してまいりました。SmartViscaを利用するとどのようなメリットがあるのか、標準で備わっている機能をご紹介したいと思います！

セキュリティの高さ

• Salesforceの利用有無にかかわらず、名刺データはSalesforceのプラットフォーム上に保存されるため、世界中の数多くの企業で導入されているSalesforceの強固なセキュリティで管理されています。
• ログイン時にパスワードの入力が求められるのはもちろんのこと、MFA（多要素認証）の設定が必須なので、セキュリティが非常に高いです。
• アクセス権を柔軟に設定することで、社内の他の人から閲覧できないようにすることも可能です。

保管のしやすさ

• 見やすさにこだわった独自のUI（ユーザーインターフェース）で名刺の取得履歴を一覧で表示しています。また同じ顧客と何度も名刺交換することがあると思いますが、取込枚数が増えて物理的なスペースが必要になることはありません。

• Web電話帳という機能を使用すれば、登録済みの人物から着信があった際、端末に電話番号を登録していなくてもモバイル上に相手先の会社名・氏名を表示します。

検索性の高さ

• 名前や会社名、業種、タグなどのキーワード検索はもちろんのこと、氏名や会社名順などの表示順を変更することも可能です。
• Salesforceモバイルアプリケーションをダウンロードすることで、外出先でもモバイルで名刺情報を閲覧することができます。電話やメール、地図アプリ起動をワンタッチで実行できるボタンも備わっているため、外出時は非常に便利です。

他者への共有しやすさ

• チーム内や他部署など、他の社員が取り込んだ名刺情報も閲覧することができます。既に退職済みの社員が取り込んだ名刺情報も閲覧できます。
• Chatterという機能を使用すれば、顧客や営業担当者の活動に紐づけて、社内のやりとりをチャットを使ってスピーディーに行うこともできます。

名刺関連情報の管理のしやすさ

• 名刺交換時に会話した内容をメモやタグを付けてデジタル化することができます。共有タグという機能があり、運用に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。また、特定のタグがついた顧客をセグメント分けすることができます。メールや電話での連絡リストとして活用することができます！

• 名刺交換時に限らず、顧客とのメールのやり取りや訪問記録などの営業活動を履歴として共有することができます。

名刺・営業情報の可視化

• レポート/ダッシュボード機能を使用することで、顧客情報や活動情報、名刺の交換枚数など、Salesforceに保存されたあらゆるデータをレポート化し、ダッシュボードでグラフ化することができます。グラフをもとに営業活動や顧客情報などの様々な分析を行うことができます。
• 営業担当またはチーム別の名刺交換数や活動量を分析し、業績目標の達成に向けた効果的なアクションにつなげることができます。

営業活動を可視化して分析する（レポート・ダッシュボード）

レポートとダッシュボードを使用し、名刺情報のみならず営業活動状況の全体像を可視化できる機能について詳しくご説明いたします。全体像を可視化することで定量的に振り返り、商談創出に向けて営業活動を改善していくことができるのです！

本日は、6つの切り口による分析方法をご紹介いたします！

1.今期の名刺獲得数

概要

今期、全営業担当者が獲得した名刺を抽出しています。また先ほどご紹介した共有タグで「新規」と「既存」というタグの付与されたものを表示条件として設定し、円グラフで表示しています。

203枚の名刺を交換し、新規で獲得した名刺が55枚、既存の顧客と再度交換した名刺が148枚であることがわかります。

効果

会社全体でどれくらいの新規顧客と既存顧客と名刺交換ができているかの進捗を追うことができるため、新しい接点数とその割合を正確に把握できます。

2.今期の活動数

概要

今期、全営業担当者がメールや電話した活動件数を抽出しています。こちらも共有タグで「新規」と「既存」というタグの付与されたものを表示条件として設定し、円グラフで表示しています。

478件活動し、新規顧客への活動件数が123件、既存顧客への活動件数が355件であることがわかります。

効果

会社全体の営業量を可視化することで、会社全体の業績目標に対してどの程度の活動を実施できているかを把握できます。

3.新しい人に会えているか？

概要

今期、各営業担当者が獲得した名刺を抽出しています。こちらも「新規」と「既存」というタグの付与されたものを表示条件として設定しています。営業担当者ごとの獲得数を把握できるように棒グラフで表示しています。

田中という営業担当が最も多くの名刺を獲得したことがわかります。

効果

各営業担当者がどれくらいの新規顧客と既存顧客と名刺交換ができているかの進捗を追うことができるため、新しい接点数とその割合を正確に把握できます。業績目標に対してどの程度新しい接点数を増やすべきか戦略を立てることも可能です。

4.活動量は確保できているか？

概要

今期、各営業担当者がメールや電話した活動件数を抽出しています。こちらも共有タグで「新規」と「既存」というタグの付与されたものを表示条件として設定し、棒グラフで表示しています。

田中という営業担当が最も多く活動していることがわかります。

効果

会社全体の営業量を可視化することで、個人の業績目標に対してどの程度の活動を実施できているか、どれくらい活動量を増やすべきかを把握することができます。

5.キーマンを獲得できているか？

概要

今期各営業担当者が獲得した名刺のうち、キーマンの名刺の内訳を表示しています。こちらは「キーマン」というタグの付与されたものをTrue、付与されていないものをFalseとして棒グラフで表示しています。

田中という営業担当が最も多くキーマンの名刺を獲得したことがわかります。

効果

各営業担当者がどれくらいのキーマンと名刺交換ができているかの進捗を追うことができるため、キーマンとの新しい接点数とその割合を正確に把握できます。

6.キーマンに会えているか？

概要

今期、各営業担当者がメールや電話した活動件数のうち、キーマンへの活動数の内訳を表示しています。こちらは「キーマン」への活動をTrue「キーマン」以外への活動をFalseとして棒グラフで表示しています。

田中という営業担当が最も多くキーマンに対して営業活動を行っていることがわかります。

効果

各営業担当者のキーマンへの営業量を可視化することで、個人目標に対してどれだけ効果的なアクションを取れているかを把握することが可能です。

まとめ

SmartViscaを活用することで、名刺管理の効率化だけでなく、営業活動の可視化と分析が可能になります。これにより、営業チームはより戦略的なアクションを実行でき、商談機会の創出や成約率の向上につなげることができます。

ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください！