トレンド情報・コラム 2021/12/23 マーケティング担当 YH

法人向け名刺管理ツールの選び方


リモートワークが増え、名刺を貰う機会が減ったという声もある一方、今まで未整理だった紙の名刺を改めて見直したり、オンラインでの名刺交換を行えるようツールを探したりと、これを機に名刺管理ツールの導入を検討している企業も増えているようです。

名刺管理ツールと聞いて
「名刺を取り込むだけで、どれもたいして違いがないのでは」
と思われるかもしれませんが、実際はツールの種類も多く、機能や料金もさまざまのため、いざ選ぼうとすると迷ってしまうかもしれません。

そこで本記事では、社内で名刺管理を行うために知っておきたい「法人向けの名刺管理の選び方」についてご紹介します。

名刺管理をする目的について

まずはじめに名刺管理を行う目的について簡単に触れておきたいと思います。

名刺管理に限らず新しいツールやサービスを検討する際は、導入の目的や期待する効果を考え、それをもとにツールを選定するのが一般的なプロセスです。

よって、まずは現状の課題や期待する効果を整理、社内で共通の認識として持っておくようにします。
(自社での導入目的はすでに明確!という方は次の本題に進んでいただければと思います)。

ビジネスにおいて名刺管理を行う目的は主に以下のような点です。

  • 紙名刺の入力や管理工数の削減
  • 紙名刺の保管スペースの節約
  • 新規顧客情報の蓄積・社内共有
  • 外出先など社外からの顧客データのアクセス
  • 顧客データの検索性の向上
  • 名刺紛失による顧客データ漏洩の防止

紙名刺をデジタル化することで、社内での名刺の保管や持ち歩きが不要となり、紛失リスクを防止するだけでなく、場所を問わず顧客データにアクセスしたり共有できたりする点が、名刺管理ツールの大きなメリットです。

それだけではなく、いつでもどこでも顧客データにアクセス・共有できることで、営業やマーケティングに活用することができ、業務のスピードや質を向上させるといった点が、企業とっての名刺管理ツールを使うメリットであり、個人の名刺管理とは大きく異なる点です。

業態や営業体制などにより、目的やメリットの重みづけも異なりますので、自社がどのような点を重視するのかを整理しておきます。

法人向け名刺管理ツールの選び方

自社の目的が整理できたところで、企業における名刺管理の選び方についてご紹介します。

選び方のポイントは、大きく分けて以下の5つがあります。

  • デジタル化の精度
  • 機能
  • 連携性
  • セキュリティ
  • 料金

その他の点として、少し前までは「オンプレミスかクラウドか」や「マルチデバイスか」といった点も選定のポイントとしてありましたが、現在はクラウドベースでマルチデバイスのツールがほとんどのため、あえて本記事では取り上げておりません。

それでは、各ポイントについて一つずつ見ていきましょう。

デジタル化の性能

名刺をデジタル化する方法は大きく二つあります。一つはOCRによる自動の読み取り、もう一つはオペレーターによる手動の入力です。

サービスにより、OCRのみだったり、オペレーター入力をオプションで選べたりとプランが異なります。
オペレーターは目検によるものなので、OCRよりも精度が高く、その分OCRに比べて納品までの時間が長かったり、料金がやや高めになっていたりします。

OCRの読み取りについては年々精度はあがっているものの、ツールにより異なるため、読み取りのスピードや精度がどの程度かを確認した方が良いでしょう。

読み取りの精度が低いと、データが重複したり、修正に時間をとられたりなど、かえって非効率な結果となってしまいます。特にメールや電話番号などのデータが不正確だと、メールの不達や間違え電話などに繋がります。
よって、OCRの精度やスピード、オペレーター入力の有無について、料金とあわせて検討することが必要です。

機能

名刺の読み取り精度だけでなく、それ以外の機能についても選定においてチェックしておきたいポイントです。
デジタル化したデータの統合や共有、情報の付加など、さまざまな機能がありますが、同じ名刺管理ツールでも、ツールの主目的やコンセプトにより異なります。

具体的には、名寄せの設定や履歴の管理、社内外の共有の設定、SNSやメール配信機能など、データマネジメントやコミュニケーションに関連する機能があります。

特に、企業が利用する場合は、社内のみ共有できる設定であるかどうかといった点は重要です。
その他、海外の取引が多い企業であれば対応言語、展示会の出展が多く一度に大量の名刺を取り込みたい場合は、一日の取り込み上限数やスピードといった点もチェックしておくと良いでしょう。
また、最近はWeb商談も増えてきたことから、オンライン名刺交換機能の有無も確認しておきたい点です。

外部連携

機能とあわせてチェックしておきたい点は、外部ツールやサービスとの連携性です。
すでに顧客管理システム(CRM)やマーケティングオートメーション(MA)、メール配信システムなどを使っている場合は、それらのツールと連携をしてデータを取り込めるかどうかといった点を確認します。
具体的には、デジタル化した名刺データは、他ツールに同期や転送が可能なのか、またはcsvファイルとしてエクスポート・インポートといった作業が必要なのかで、日々の業務の負荷も変わってきます。

また、現在は他のツールを入れていなくても、名刺をデジタル化するのは、営業やマーケティング、カスタマーサービスなど、顧客データを活用したいというその先の目的がある場合がほとんどでしょう。

よって、将来的な活用を見据えて、どのようなシステムと連携が可能なのかもチェックしておくと良いでしょう。

ツールによっては、メール配信機能やCRM機能を兼ねているものもあるので、そのようなツールを使って小さく始めるといった方法もありますが、いずれは本格的にCRMやMAを使っていきたいという場合は、将来を見据えてツールを選んでおくと後々ツールの入れ替えも発生せず、運用がしやすくなります。

セキュリティ

顧客の個人データである名刺情報を扱うにあたって、セキュリティも特に重視したい選定ポイントです。
名刺管理におけるセキュリティには、大きく分けて、データの転送や保存先というシステムに関するものと、オペレーターの運用体制など管理に関するものがあります。

データの転送と保存先:

デジタル化した名刺データをオンライン上でやりとりするにあたり、データは暗号化されているか、データを保存する先のアクセス制限やログイン方法など不正アクセスや漏洩防止対策はどのようになっているかといった点が重要になります。
また、デジタル化したデータがベンダーのサーバーに残るかどうかといった点もあわせて確認しておきます。

運用体制:

ツールを提供している企業がPマークを取得しているか、オペレーター校正を行っている場合は、オペレーターの管理体制はどうなっているか(取り込んだ個人データを持ち出せないようになっているか)などがあります。

名刺管理ツールのセキュリティに関しては、以下の記事もあわせてご覧ください。
名刺管理に必要なセキュリティ対策とは?

料金

名刺管理ツールの料金体系は、ユーザー課金や枚数課金があります。
プランにより月間または年間の取り込み上限数が決まっている定額制、枚数に応じて金額が加算される従量制など、ツールにより異なります。

また、初期費用、一日の取り込み上限数、CRM連携費用の有無や、標準機能に含まれる範囲もツールにより異なるので、料金とあわせて確認しておくと良いでしょう。

自社で名刺管理を使う人数、月のおおよその取り込み枚数がわかっていると、料金プランを立てやすくなります。例えば、展示会のある時期は名刺が多く、それ以外はほとんどないといった場合は、月額定額制は割高になってしまうので、柔軟にプランを変えられるものがあるかといったような検討もあり得るでしょう。

また、意外と忘れがちですが、紙名刺のデジタル化には、スキャナーなどの読み取りデバイスも必要になります(外出先でモバイルからしか取り込まないといった場合を除いて)。
自社に必要な台数が多い場合は、購入またはリース費用もチェックしておきたい点です。

まとめ

以上、法人向け名刺管理ツールを選ぶ際にチェックしておきたいポイントをご紹介しました。
自社で今後導入や入れ替えを検討する際の参考にしていただければと思います。

なお、サンブリッジでは紙名刺のデジタル化とオンライン名刺交換のどちらも対応した「SmartVisca」をご提供しています。
顧客管理(CRM)システムの代表であるSalesforceのプラットフォームを利用しているため、セキュリティが強固で拡張性も高いツールです。
初期費用が0円で、始めやすい柔軟な料金体系になっています。詳しい資料やトライアルは以下よりご利用ください。

⇒ SmartViscaに関する製品や事例を一括でダウンロードできる資料3点セットはこちら

⇒ 14日間無料トライアルお申し込みはこちら

~ABMには企業や顧客情報が不可欠です~

「SmartVisca」なら、部署や役職など顧客情報が強化されるだけでなく、取引先の組織体制が一目で把握できるので、ABM(アカウントベースドマーケティング)に必要なキーパーソンの選定にも役立ちます。詳しくは以下の資料をご覧ください。

資料のダウンロードはこちら