トレンド情報・コラム 2020/08/11

名刺管理に必要なセキュリティ対策とは?


名刺管理を行う上で、セキュリティ対策は必須です。個人情報保護法によって、ほとんどの事業者に対し、名刺によって取得した個人情報を適正に管理する義務が課せられています。社員が名刺をデータベース化して社外に持ち出したり、個人のスマートフォンに保存したりすれば、セキュリティ上で大きなリスクとなるでしょう。

ここでは、名刺管理のメリットや名刺管理を行う際のセキュリティリスクについて、正しい知識を身につけていくにはどうすればいいのかご紹介します。

名刺管理のメリット

名刺は、もらった個人がそのままにするのではなく、社内で適切に管理することで価値が生まれます。名刺管理をすることで、得られるさまざまなメリットを紹介します。

社内における名刺情報の共有

社員が収集した名刺情報を一元管理することで、名刺情報を社内で共有することができます。保有している情報に広がりができれば、それだけ営業活動の幅も広がるでしょう。

なお、企業活動において、受け取った名刺を社内で共有することに、法律上の制限はありません。しかし、名刺情報を紙媒体、電子媒体を問わずデータベース化すると、個人情報保護法の対象となるため注意が必要です。

必要な情報がすぐに取り出せる

名刺をもらいっぱなしにしてしまうと、必要なときに情報にアクセスできない可能性が高まります。「連絡先や正しい氏名・所属先を知りたい」と思ったとき、なかなか名刺が見つからないと時間をロスしてしまうでしょう。

名刺がデータベース化されていれば、すぐに情報を検索できます。また、たとえアナログ管理であっても、ルールに従ってファイリングされていれば、探す手間は大幅に削減できるでしょう。

営業活動に活用できる

名刺がきちんと管理されていれば、情報を商談のフォローに活用したり、見込み客への販促を行ったりすることも容易になります。名刺に記載された情報を有効活用するためにも、もらった名刺を管理・分類し、定期的にデータクレンジング(名寄せや重複削除など)をすることが大切です。

名刺管理に潜むセキュリティリスク

名刺に記載されている氏名や住所、所属先などは、個人を特定できる情報のため、個人情報に該当します。名刺の情報が外部に流出してしまうと、重大な信用問題に発展するおそれもあります。名刺を管理することは業務改善や業務効率アップに大いに役立ちますが、そのためには名刺を適切に管理するためのセキュリティ意識を持ち、対策をとらなければなりません。

では、企業が管理・保管している名刺の情報は、いったいどのような経路で流出しうるのでしょうか。情報が流出するパターンを3つご紹介します。

例1 サイバー攻撃による流出

名刺データをクラウド保存している場合、サイバー攻撃によってデータが盗まれるおそれがあります。名刺をデータ化し、クラウドで共有すれば、社員がよりアクセスしやすい体制を作ることが可能です。

しかし、利便性だけに着目して安易にクラウドを利用するのは危険です。クラウドで名刺管理を行うツールを導入する場合は、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しましょう。

例2 SNSとの自動連携ツール

名刺管理ツールの中には、SNSと自動的に連携されるものもあります。その機能が便利に働くこともありますが、設定に注意しないと、SNS内外の人に情報が公開されてしまうおそれもあるでしょう。

名刺の管理ツールを利用するときは、利便性だけでなく、実際に利用したときにどのような動作をするのか、セキュリティに問題はないのかといった点を検討する必要があります。

例3 外部オペレーターからの流出

名刺をデータ化する作業は、OCRを使って自動で行うこともできますが、デザイン性の高い名刺などは読み取りが難しい場合もあります。その点、オペレーターによって人力で入力すれば、どのような名刺でも間違いなくデータ化できます。

ただし、名刺の情報入力を外部のスタッフや業者に依頼するときは、そこから情報漏洩が起こるリスクについても想定しておかなければいけません。入力を依頼した業者が名刺を紛失してしまったり、返還時に別の企業の名刺と取り違えてしまったり、預かった名刺データを流出させてしまったりと、考えられるエラーは多岐にわたります。

外部業者に名刺の情報入力を依頼する際は、価格やスピード、正確性と合わせて、セキュリティ意識や対策についてもチェックしましょう。

セキュリティが万全な名刺管理ツールの選び方

名刺管理ツールを選ぶときは、セキュリティ対策が万全かどうかを重視するようにしましょう。セキュリティ対策がとれているかどうかを確認できる4つのポイントをまとめました。

1. プライバシーマークを取得している

プライバシーマークは、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしている事業者にのみ使用が認められるものです。「P」というアルファベットがデザインされた青色のマークが、プライバシーマークです。

プライバシーマークを取得している事業者は、個人情報の適切な取り扱いができていると考えられるため、安心して情報を任せることができるでしょう。

2. IPアドレス制限の設定ができる

IPアドレス制限とは、該当のURLやファイルへのアクセスを制限する機能のことです。例えば、社内のIPアドレス以外からのアクセスを制限した場合、社員が個人所有しているパソコンやスマートフォンからデータにアクセスすることができなくなります。

データにアクセスできるデバイスを制限できるため、社外の第三者からの不正なアクセスを防ぐことができ、セキュリティ対策に効果的です。

3. ログイン時の二段階認証設定ができる

二段階認証は、個人向けのアプリなどでも利用されているサービスです。

名刺管理ツールに、メールアドレスやユーザーIDとパスワードだけでログインできると、何らかの理由で情報が漏洩したとき、即データにアクセスできてしまいます。そこで、通常のパスワード以外にセキュリティコードの入力など、もう1段階の認証がなければログインできないようにするのが二段階認証です。

4. データ送受信の際の暗号化がされている

名刺管理ツールを使用する場合は、オンラインでデータのやりとりをすることになります。この通信自体が漏洩すると、いくら保存場所のセキュリティがしっかりしていても意味がありません。

そこで、データを送受信する際に、高度な暗号化が行われているツールがおすすめです。データの送受信の暗号化は、普段閲覧しているウェブページなどでも行われているもの。この暗号化が複雑であればあるほど、セキュリティも強固になります。

安心して使える名刺管理ツールなら「SmartVisca」

SmartViscaは、Salesforce一体型の名刺管理ツールです。市販のスキャナーやカメラで名刺を取り込むことで、名刺の情報はもちろん、メモ書きまでを一括してデータ化し、Salesforce上で管理することができます。CSVファイルの取り込みやダウンロードもできるので、既存リストからの入力やツールの乗り換えも簡単です。

SmartViscaで取り込んだ名刺データは暗号化してオペレーターに送られ、チェックが完了すると自動的にSalesforceに送信・保存されます。チェック用の名刺データは自動的に削除されるため、外部に情報が漏れる心配がありません。大切な情報を万全のセキュリティで管理することができます。

なお、SmartViscaを提供しているサンブリッジと、プラットフォームとなるSalesforceを提供しているセールスフォース・ドットコムは、両社ともプライバシーマーク取得企業です。

SmartVisca(スマートビスカ)

名刺管理はセキュリティにも気を配って

名刺を適切に管理することで、業務効率を上げることができるでしょう。ただし、名刺情報を管理する際には、個人情報保護の観点から、セキュリティ事故にも気をつける必要があります。

名刺情報の漏洩は信用問題に関わる大きなトラブルです。管理ツールを使用する場合や、クラウドにデータを保管したい場合は、セキュリティ対策が十分にとられたシステムを利用してください。

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