取引先の情報は、企業活動を行う上で非常に大切なものです。しかし、その大切な情報が記載された名刺の管理を十分に行っていない企業もあります。これはとても、もったいないことだといえるでしょう。名刺をデジタル化することで、情報が有効に活用できます。

ここでは、名刺をデジタル化して管理するメリットと方法をご紹介します。

名刺をデジタル化するメリット

名刺をデジタル化することで、1枚1枚の名刺に個別に書かれた情報をデータベースとして活用できるようになります。利便性やセキュリティなど、名刺をデジタル化することで得られるメリットをまとめました。

社内でデータ共有できる

名刺をデジタル化するということは、名刺に記載された情報を名刺管理ツールやアプリなどを活用して、そこに情報を蓄積していくということです。このようなツールでは、名刺を登録した本人だけでなく、閲覧権限を持った社員全員が情報を閲覧することができます。

情報が必要なときに名刺ホルダーを探したり、担当の社員を探して聞いたりする必要がなくなります。

検索やリスト化が容易

アナログ管理している名刺を探したいときは、索引などを手掛かりにすることになります。しかし、これには手間や時間がかかります。

デジタル化されていれば、氏名や部署で検索して該当の名刺を見つけるのも簡単です。また、メルマガやDMを送る際などに、特定の属性の人を抽出してリスト化することもすぐに行うことができます。

セキュリティ対策ができる

名刺をアナログで保管したり持ち歩いたりすると、どうしても紛失リスクが高くなります。デジタル化して、限られた人しか情報にアクセスできないようにしておけば、情報漏洩のリスクはほとんどありません。

一方、デジタル化した場合でも、社内のExcelシートに手入力しているといった場合は、データの漏洩リスクがあります。

どこでも見られる

名刺情報をデジタル化して、クラウド等に保管してある場合、出先からでも名刺情報を閲覧することができます。

急に取引先に行くことになって所属部署名を確認したい場合や、偶然出先で再開した人の情報をチェックしたいときなどでも安心です。

名刺をデジタル化する方法

名刺のデジタル化は、名刺管理ツールやアプリを使用して行う場合がほとんどです。
それ以外の場合は、ExcelやAccessといったアプリケーションを利用することになるでしょう。

しかし、名刺管理ツールを利用した場合、セキュリティが担保できたり、名刺情報をもとに顧客データベースが構築できたりと、さまざまなメリットがあります。名刺をデジタル化する場合は、名刺管理ツールの利用がおすすめといえるでしょう。

名刺管理ツールやアプリへ名刺を取り込む具体的な方法はツールによっても異なりますが、多くの場合、下記の流れで行われます。

＜名刺管理ツールで名刺をデジタルする流れ＞

1. 受け取った名刺を撮影またはスキャンすることで、名刺の内容がテキスト化される
2. OCRの読み取り結果に間違いがないか目視で確認し、問題があれば修正する
3. テキストデータ化した名刺情報がデータベースに蓄積される

名刺管理ツールを使った場合でも、最初の登録と修正は人の手で行う必要がありますが、名刺の内容をテキスト化するOCR機能は、ほとんどのツールに搭載されています。最後に行う取り込み結果の確認は、取り込んだ担当者や社内スタッフが行う場合もあれば、名刺管理ツールのサービスに含まれる場合もあります。

名刺管理ツールのサービスの一環として、人力での取り込み内容チェックまでを行う場合、その分のコストや時間がかかります。しかし、仕事を外部に委託すれば、それだけ自分の仕事に専念できるようになり、プロに任せることで正確性がより高くなるといったメリットもあります。自社にとってどちらがいいのか、よく検討して名刺管理ツールを選んでください。

名刺管理はデジタル化がおすすめ

名刺は、もらったまま紙で保管していても、データベースとして活用することができません。紛失リスクもありますから、セキュリティのしっかりしたツールを使ってデジタル化するのがおすすめです。

名刺をデジタル化することで検索やリスト化できるようになれば、業務効率アップにもつながるでしょう。