はじめに
「デスクに積まれた名刺の山、どう管理していますか？」 「日々の営業報告や、打ち合わせ後のお礼メール作成を、つい後回しにしていませんか？」
営業担当者にとって、名刺管理や日報作成は重要だと分かってはいても、日々の業務に追われる中で手間のかかる作業になりがちです。その一つ一つの「面倒」が、実は貴重なビジネスチャンスを逃す原因になっているかもしれません。
本記事では、営業担当者一人ひとりの「面倒」を解消し、チーム全体の「情報資産」を最大化するSmartViscaの便利機能を3つ厳選してご紹介します。この記事を読めば、日々のルーティンワークが効率化されるだけでなく、チーム内で顧客情報を迅速に共有し、一貫した営業アプローチをとるための具体的な方法を学ぶことができます。
ご紹介するSmartViscaの便利機能は下記の3つです。
- 名刺を見ながら即アプローチ！メール送信機能
- 属人化を防ぎ、顧客情報を可視化！共有タグ機能
- 名刺が「生きた営業日報」に変わる！活動記録機能
これらの機能を知ることで、あなたのSmartViscaの活用法が一段と深まるはずです。
- 株式会社サンブリッジが提供するSalesforce一体型名刺管理ソリューション「SmartVisca」は、そのような営業現場の課題を解決するために生まれました。単なる名刺スキャンツールではなく、Salesforce一体型のソリューションとして、顧客マネジメントに特化したAppExchangeです。
1. 名刺を見ながら即アプローチ！メール送信機能
「先ほど打ち合わせした〇〇さんに、すぐにお礼のメールを送りたい」 「展示会でもらった名刺の担当者に、今日の夕方までに連絡を取りたい」
ビジネスの現場では、スピード感が求められる場面が多々あります。そのような時、皆さんはどうしていますか？
多くの人が、まず名刺情報が登録されたSalesforceやSmartViscaを開き、メールアドレスをコピーして、OutlookやGmailなどのメーラーを立ち上げて…という手順を踏んでいるかもしれません。このわずかな手間と画面の切り替えが、積み重なると大きな時間ロスになり、宛先を間違えるといったミスを誘発する可能性もあります。
今回ご紹介するSmartViscaの「メール送信」機能は、そのような非効率を解消し、あなたの初動を劇的に速くする便利な機能です。
■ 簡単な操作でメールを送信
使い方は、わずか3ステップです。
- Salesforceで「SmartVisca」タブを開きます。
- メールを送りたい相手の名刺の名前をクリックします。
- 表示された画面にある［メール］ボタンをクリックします。
※［メール］ボタンを押すと、既定のメーラーでメール作成画面が立ち上がります
メール作成画面には、既にお相手の「宛先（To）」がSmartViscaの正確なデータから自動でセットされます。
■ この機能がもたらす3つのメリット
このシンプルな機能が、日々の営業活動に大きなメリットをもたらします。
- 【メリット1】圧倒的な時間短縮と効率化
メーラーを別に立ち上げたり、宛先をコピー＆ペーストしたりする手間が一切不要になります。シームレスにメール作成に移れるため、業務効率が格段に向上します。 - 【メリット2】入力ミスや宛先間違いの防止
手作業での入力やコピペがなくなることで、「宛先のメールアドレスを1文字間違えた」「別の方の情報をペーストしてしまった」といったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。 - 【メリット3】商談直後のスピーディーなアプローチを実現
打ち合わせが終わった直後や相手の記憶が新しいうちに、すぐアクションを起こせます。このスピーディーで丁寧な対応が、ビジネスチャンスを確実なものへと繋げていきます。
【さらに使いこなすためのPro-Tip】
利用しているメーラーの「メールテンプレート」機能と組み合わせることで、このメール送信機能はさらに強力になります。「お礼メール」「新製品のご案内」といった定型文をテンプレートとして保存しておけば、［メール］ボタンを押したあと、テンプレートを選ぶだけで、ほぼ完成したメールを数秒で送信できます。
このように、SmartViscaは営業担当者を力強くサポートする機能が満載です。 さて、続いて2つ目の便利機能を見ていきましょう。
2. 属人化を防ぎ、顧客情報を可視化！共有タグ機能
「このお客様は、どの商材に興味があるのだろう？」 「マーケティング部が獲得したリードの中で、特に優先度が高いのはどれだろう？」
部門を横断して顧客情報を活用しようとすると、こうした「情報の分断」が大きな壁として立ちはだかります。名刺を交換した本人しか知らない情報や、特定のチーム内だけで管理されている顧客リストは、会社全体にとって大きな機会損失です。
今回ご紹介するSmartViscaの「共有タグ機能」は、そのような情報の属人化を解消し、組織全体で顧客情報を戦略的に活用するための強力な武器となります。
■ 顧客に「共通の目印」をつける
「共有タグ」とは、その名の通り、**組織内の誰もが共通で利用できるタグ（目印）**を、取り込んだ名刺情報に付与できる機能です。
例えば、以下のようなタグを作成し、名刺に紐づけることができます。
- 獲得イベント名：2025年7月_ITソリューションEXPO
- 顧客の興味関心：DX推進 セキュリティ強化
- アプローチ優先度：優先度A B C
- 担当部門：マーケティング部獲得 インサイドセールス担当
このタグ付け作業は、名刺をスキャンして取り込む際にも、後からでも簡単に行えます。
↑共有タグを編集から付与できます。
↑付与した共有タグはタググループごとに見やすく表示されます。
■ この機能がもたらす3つのメリット
この「共有タグ」というシンプルな仕組みが、チームの営業力・マーケティング力を飛躍的に向上させます。
- 【メリット1】顧客の背景や重要度が「一目で」わかる
名刺情報を見ただけで、「どのイベントで接点を持ち、何に興味を持っている、優先度の高いお客様か」といった背景情報が瞬時に把握できます。これにより、担当者が変わっても、質の高いコミュニケーションを維持できます。 - 【メリット2】戦略的なリスト作成とアプローチが可能に
2025年7月_ITソリューションEXPOのタグが付いていて、かつDX推進に興味があるお客様」といった条件で、ターゲットリストを簡単に抽出できます。特定のセグメントに向けた一斉メール配信や、キャンペーンの案内など、的を射たアプローチが実現します。 - 【メリット3】部門間のスムーズな情報連携を実現
マーケティング部が獲得したリードにマーケティング部獲得のタグを付けておくことで、営業部は「マーケティングが温めた質の高いリード」をすぐに把握し、迅速に引き継ぐことができます。部門間の連携がスムーズになり、機会損失を防ぎます。
【さらに使いこなすためのPro-Tip】
タグの命名ルールを社内で統一することが、この機能を最大限に活用するカギです。「イベント名は【YYYY年MM月_イベント名】の形式で統一する」といった簡単なルールを決めておくだけで、誰が使っても情報が整理され、検索性や分析の精度が格段に向上します。
このように、共有タグ機能は、単なる名刺管理を「チームで活用する戦略的データベース」へと進化させます。 それでは最後に、3つ目の機能をご紹介します。
3. 名刺が「生きた営業日報」に変わる！活動記録機能
「あのお客様との前回の打ち合わせでは、どんな話をしたのだろう…」 「引き継いだ顧客だけど、過去のコンタクト履歴がどこにも残っていない…」
営業活動の履歴は、担当者個人の記憶や手帳の中に埋もれがちです。これでは、チームでの情報共有ができず、戦略的なアプローチやスムーズな顧客対応の妨げになってしまいます。Salesforceに日報を入力するルールがあっても、「わざわざ活動オブジェクトを開いて入力するのが面倒」と感じている方も多いのではないでしょうか。
最後にご紹介するSmartViscaの「活動記録」機能は、そのような日報入力の手間を劇的に削減し、名刺情報を起点としたスムーズな情報共有を実現します。
■ 名刺を見ながら、その場で日報入力
この機能のポイントは、「名刺」という営業活動の原点となる情報に、直接「活動履歴」を紐づけられる点にあります。活動を記録する方法は、主に2つの便利なルートが用意されています。
【ルート1：SmartViscaタブから直接記録】
- SmartViscaタブで、活動を記録したい相手の名前をクリックします。
- 関連情報が表示されるエリアにある「活動」セクション＞「追加」から、商談の内容や電話のやり取りなどを記録します。
↑名刺の名前をクリック＞「活動」＞「追加」からToDoを追加できます。
↑件名やコメントから営業日報を記載できます。
【ルート2：リード／取引先責任者への変換/連携（コンバート）時に記録】
- 取り込んだ名刺を、Salesforceのリードや取引先責任者に変換/連携（コンバート）します。
- その際に表示される画面の「ToDoの登録」にある「件名」「期日」「コメント」に商談の内容や電話のやり取りなどを記録します。
↑コンバート画面の右側にある✎をクリック
↑件名やコメントから営業日報を記載できます。
■ この機能がもたらす3つのメリット
この「名刺への活動記録」というアクションが、営業組織に大きな変革をもたらします。
- 【メリット1】日報入力の習慣化と抜け漏れ防止
「名刺を見ながら入力できる」という手軽さが、日報作成のハードルを大きく下げます。打ち合わせ直後の記憶が鮮明なまま記録を残せるため、報告の質も向上し、入力漏れも防ぎます。 - 【メリット2】顧客との関係性が一目瞭然に
そのお客様の名刺を見れば、「いつ、誰が、どんなアプローチをしたか」という一連の活動履歴がタイムラインで表示されます。担当者が不在の時でも、他のメンバーが経緯を正確に把握し、的確な顧客対応が可能になります。 - 【メリット3】形骸化しない「生きたデータ」の蓄積
入力された活動記録は、Salesforceの標準オブジェクト（活動）に保存されるため、レポートやダッシュボードで分析・活用できます。「今月のアプローチ件数」や「各顧客との接触頻度」などを可視化し、データに基づいた営業戦略の立案に繋がります。
【さらに使いこなすためのPro-Tip】
活動を記録する際に、チームで決めたキーワード（例：#次アポ獲得 #見積提出済）を本文に含めるルールにしておくと、後からSalesforceのグローバル検索で特定の活動を簡単に見つけ出すことができ、さらに便利になります。
おわりに
「SmartVisca便利機能3選」、いかがでしたでしょうか。 今回ご紹介した3つの機能を、最後にもう一度振り返ってみましょう。
- メール送信機能：
面倒なメール作成の手間を省き、スピードと正確性を両立させ、顧客への迅速なアプローチを実現します。 - 共有タグ機能：
属人化しがちな顧客情報をチームの共有資産へと変え、戦略的なリスト作成や部門間連携を可能にします。 - 活動記録機能：
日報入力を習慣化させ、「生きた活動データ」を名刺に紐づけて蓄積。データに基づいた営業活動の基盤を築きます。
これらは一見すると独立した機能ですが、すべては「日々の面倒な作業を、価値ある戦略的な一手へと変える」という共通の目的で繋がっています。
SmartViscaをただの名刺スキャナとして使うだけでは、その真価の半分も引き出せているとはいえません。ぜひ、明日からの営業活動で、まずは一つでも今回ご紹介した機能を試してみてください。これまで感じていた「手間」が削減でき、商談創出へと繋がります。
▼ SmartViscaをさらに詳しく知りたい方へ
今回ご紹介した機能のほかにも、SmartViscaにはあなたの会社の営業DX（デジタルトランスフォーメーション）をサポートします。
「他の機能も詳しく知りたい」 「自社に近い業界での活用事例を見てみたい」 「具体的な料金プランを確認したい」
このようにお考えの方は、ぜひ以下のリンクから詳細資料をダウンロードしてご覧ください。貴社の課題解決に繋がる情報が見つかります。
～名刺デジタル化から顧客データ活用もおまかせ～
『SmartVisca(スマートビスカ)』の特徴・メリットをご紹介
SmartViscaは、名刺管理から生まれた顧客データ構築・活用ソリューションです。紙名刺の高速かつ正確なデジタル化やオンライン名刺交換、クラウド連絡帳で顧客や社内メンバーの共有・やりとりまで、時間と場所にとらわれず顧客データの活用を実現します。
