BtoB企業におすすめ～コロナショック下でもテレワークで生産性を高めるツール カテゴリ10選

コロナ感染防止対策としてテレワークが推進されるなか、急遽対応を進めている企業や、今後のことを考え環境整備に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。テレワークを実現するには、社外にいても業務が可能となるツールや設備が不可欠です。そこで今回は、テレワーク実施に役立つツールというテーマで、弊社の例も含めてカテゴリ別にご紹介します。

1. 顧客管理：顧客情報や営業活動・商談状況が一目でわかる

顧客管理システムを導入している企業は多いと思いますが、社外からアクセス可能であることがテレワークでは必須です。現在、顧客管理もクラウドベースのサービスが多く、カスタマイズのしやすさやリソース削減などの点からクラウドの顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）に移行する企業が多いようです。

顧客管理システムには、顧客との関係構築や深耕に主眼をおいたやCRMや営業活動の効率化を得意とするSFAなどのほか、名刺管理やマーケティングオートメーションといったツールもデータ登録や顧客との関係構築に利用されています。顧客管理では、お客様とのやりとりの記録や商談状況、営業活動の記録など、顧客に紐づくあらゆる情報が集約管理されているため、顧客に関連する業務の多くがオンラインで完結します。

代表的なサービスとしては、SalesforceやOracle、SAP、Dynamics 365などがあります。サンブリッジではもちろん顧客や商談管理にはSalesforceを、名刺管理にはSmartViscaを活用しています。

オフラインのイベントや展示会が延期になり、新たな見込み客を創出しにくい状況のなか、自社の顧客データベースや過去に出会った人の名刺をもとに、新たな見込み客の掘り起こしやアプローチのできる顧客管理関連のツールは特に重要と考えられます。

2. ファイル共有：社外からでもファイルへのアクセス・共有が簡単に

テレワークにおいてはまず、社外からファイルへアクセスしたり、他のメンバーと共有したりなどが可能であることが必須です。オンライン上でファイルの保存や共有が可能なツールは多数あり、GoogleドライブやOne Drive、Boxなどが法人向けのサービスとしても有名です。また、SalesforceのようにCRMやSFAに、ファイルの共有やストレージ機能を備えているものあります。

サンブリッジでも普段の業務は共有ドライブやオンラインドキュメントを使用し、お客様に関連するファイルはSalesforce上から取引先や顧客に紐づけて管理したり、社外とのファイル編集作業ではSalesforceのQuipを利用したりと、用途に応じて使い分けています。

3. チャット：社内のちょっとしたやりとりにスピーディーに対応

チャットを普段から社内で利用している企業も多いと思いますが、テレワークでは特に威力を発揮するコミュニケーション手段です。チャットの場合、メールほど改まらずにメッセージを送れたり、送信相手をグループとしてまとめたりなど、素早くやりとりがしやすいという理由から広く利用されています。代表的なツールとしてはSlack、LINE Works、Quip、などがあります。また、CRMなどにチャット機能がついているものあります。サンブリッジでは、チーム内ではSlackを利用し、特定の取引先に紐づく情報や社内告知にはSalesforceのChatter、社外ではQuipのチャット機能を使うなど使用目的や相手により使い分けています。

4. オンライン会議：リモートワークに必須、離れていても顔を見ながら話ができる

リモートワークで欠かせないツールのもう一つは、離れた場所でもミーティングを可能にするオンライン会議ツールです。カメラと音声を通して、お互いの顔を見ながら対話ができるので、社内のミーティングやお客様との打ち合わせなどに広く利用されます。

カメラやマイク機能のついているパソコンであれば、アプリケーションをインストールするだけで（またはインストール不要で）使用できるため導入も簡単です。話しながらチャットでメモをとったり、ファイル転送や画面共有ができたりするほか、会議の内容を録画する機能もあり、動画コンテンツとしても利用できます。代表的なものには、Google Meet（Hangout）やGoToMeeting、Zoomなどがあります。サンブリッジでも社内外の打ち合わせや社内の全体会議のほか、口頭で確認したいことがある際など、オンライン会議ツールを利用しています。

5. Webセミナー：自宅から開催・受講が可能

マーケティングはデジタル施策が中心となっているため、日頃からオンラインで完結するものが多くなっています。そのなかで、テレワーク推進以降、特に必要性が高くなってきたのがオンラインセミナーです。企業主催のセミナーや展示会、個別相談会など、オンラインに切り替えられている動きが高まっています。

Webセミナーツールでは、申込者の管理や多数の同時接続が可能だったり、アンケートの実施やディスカッション用のグループ分けができたりなど、セミナーやワークショップで使いやすい機能が備わっています。代表的なものとしては、コクリポやV-CUBEセミナー、Zoomビデオウェビナーなどがあります。

サンブリッジでも現在ウェビナーを実施しており、多くのお客様にご参加いただいています。

6. Web接客：顧客対応をオンラインで実現する

出社人数や就業時間を最小限にするため、法人・個人共にお客様とのやりとりは可能な限りオンラインで行うことが奨励されています。それを実現する手段の一つがWeb接客ツールです。Web接客ツールは、サイトに訪問したお客様に対して質問に答えたり、必要と思われる情報を提供したりするツールであり、システムによる自動対応や実際にオペレーターがオンライン上で対話するものなどがあります。

具体的なツールの例では、KARTEのように顧客対応をメインとしたものや、SalesforceのLive AgentやZendeskのチャットようにCRMのプラットフォームとあわせて提供しているものなどがあります。サンブリッジのお客様のなかには、Pardotの顧客データと連携してWeb接客ツールを活用している例も多くあります。

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7. 電話転送・代行：自社電話の受発信をスマホで対応

電話の対応もテレワークで大きく変わることの一つです。社外で電話の受発信を可能にするさまざまなツールやサービスがあります。

転送サービス：社内へかかってきた電話を特定の番号や携帯へ転送するサービス
代行サービス：オペレーターが一次受けを行い、メールやチャット、SNSで通知するサービス
PBXサービス：スマートフォンを内製化し、会社番号による受発信を可能とするサービス。クラウド型なら交換機の設置なども不要。

上記のいずれかまたは複数の機能をもつツールやサービスとして、Chatworkやfondesk、BIZTELなどがり、サンブリッジでも利用しています。

8. 総務・経理業務：領収書・明細書、あらゆる書類がペーパーレスに

勤怠管理や給与計算、見積もりや請求書などバックオフィス系の仕事は、どの企業にとっても共通の業務であり、企業活動を続けるうえで止めることができないものです。これらの業務でもさまざまなクラウドツールがあります。

勤怠管理：Webやスマートフォンのアプリから出退勤を記録が可能で、自己申告や生態認証付きなど機能もさまざまです。入退職の管理、住所変更など労務全般の手続きを行えるものもあります。

給与計算：勤怠データをもとにした給与計算や振り込み、明細の発行までオンライン上で完結できます。完全にペーパーレスのため、給与明細を社員に配るといった作業も必要もありません。

見積・経費精算：領収書を撮影した画像から経費をデータ化したり、クレジット明細から自動で仕訳作業を行なったりなどさまざまな機能が備わっています。

このようなツールでは、1つで複数の機能を兼ね備えているものもあります。代表的なものとしてSmartHR、TeamSpirit、freeeなどがあり、いずれもCRMなど他のツールと連携も可能です。サンブリッジでもSalesforceと連携させて稼働や経費管理を行っています。

9. 電子署名：押印のために出社…が不要に

テレワークでありながら、書類に捺印するためだけに出社したという話を耳にします。紙に捺印するという企業もまだまだ多いと思いますが、現在では署名や捺印もオンラインで可能です。あらかじめ社印や手書き署名をオンライン上にアップロード・登録しておくことで、各書類への捺印や顧客とのやりとりがオンラインで完結します。

テレワークに関わらず、ペーパレス化や業務のスピード化という目的から契約書や署名の電子化へのニーズが高まっています。

代表的なツールとしては、DocuSign、クラウドサイン、Adobe Signなどがあります。署名・捺印は顧客やパートナーとのあらゆるやりとりで必要になってくるため、CRMと連携できるツールは特に効率性が高く便利です。サンブリッジでは、DocuSign for Salesforceを利用しています。

10.  社内教育・研修：わかりやすい手順書でストレス軽減

最後にご紹介するのが、ナレッジ共有のためのツールです。4月から6月にかけては特に、新メンバーの入社や異動の多い時期のため、トレーニングや研修を実施されている企業も多いでしょう。

ナレッジ共有や教育に特化したツールでは、伝えたい内容を画面キャプチャや動画など複数の方法を組み合わせて簡単に作成できるほか、社内での告知や共有、更新、閲覧状況の管理が可能で、研修を受ける側にとってもマニュアルを検索しやすいなどのメリットがあります。サンブリッジでは、Salesforceと連携できるTeachme Biz for Salesforceを使っています。

まとめ

テレワークに役立つツールをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したなかにはいれていませんが、これらのツールを使う前提として、社外からアクセスを制限している環境では、別途リモートアクセスツールやVPNなどが必要になります。また、ツールを選定・利用するうえで、セキュリティが重要であることは言うまでもありません。

テレワーク推進により注目が高まっているこれらのツールですが、以前より総務省が提唱しているDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性という点からも、自社のIT環境の見直しやクラウドツールの活用は重要になってきます。これを機に、さらに一歩進んだIT活用に取り組んでみてはいかがでしょうか。

見込み客の獲得から営業活動の業務までクラウド化への移行を検討している企業や、Salesforceを活用したDX化のご相談などありましたら、お気軽にサンブリッジまでご連絡ください。

Salesforceの導入およびDX推進に関するご相談・お問い合わせ

なお、今回ご紹介したサービスのうち、以下に関しては弊社のサービスページに詳細を掲載しております。ご興味のある方は合わせてご覧ください。

顧客管理：Salesforce
名刺管理：SmartVisca

～Salesforce 導入済み・または導入予定の企業向け～

電子署名：DocuSign for Salesforce
会計管理：freee　for Salesforce
社内教育・研修：Teachme Biz for Salesforce

～その他、今回ご紹介したサービスについて（外部サイトにアクセスします）～

Quip
Slack
Line Works
Google Meet
Cocripo
TeamSpirit
SmartHR

※本記事は2020年5月時点での情報を基に作成しています