社内ポータル機能もSalesforceで実現可能！Employee Serviceのススメ

こんにちは！サンブリッジでSIの事業部でマネージャーを担当している庄中と申します。

数年前まで、サンブリッジで人事や労務を担当し、また現在では社内のIT部門の統括マネージャーも兼任しております。

本記事では人事・労務・総務やIT担当の方々だけでなく、その方々のお客様となる社員にも役立つSalesforce製品についてご紹介します。顧客管理や営業管理のイメージが強いSalesforceですが、実は社内ポータルやヘルプデスク業務等に利用できるEmployee Serviceという製品があります！

例えば、

◾️社員の方の悩みとして

• 社内の情報が様々なツールに散らばっており、一括で検索して探すことができない…
• 社内の制度やシステム利用時の困りごと等、どこに問い合わせたらいいのかわからない…

◾️情報システム部門や人事労務部門の悩みとして

• 社員が様々なチャネルで問い合わせてくるので、問い合わせ対応の状況把握が煩雑…
• 社員からいつも同じようなことを聞かれており、毎回同じ回答をするには時間がもったいない…

…このようなお困りごとはありませんか？

実は数年前、私が人事・労務を担っていたとき、上記のような悩みを抱え、結果として、社内ポータルを刷新し、問い合わせ窓口も再整理しました。当時、製品を比較検討した結果、弊社ではGoogleサイトを利用することになりましたが（当時Employee Serviceはまだ日本にはありませんでした）現状の課題を解決しつつ、全社メンバーに有効的に利用してもらい、かつ費用対効果も考えて、、、と、様々な検討を重ねたことを今でも覚えております。

上記のようなことを解決してくれるのが今回ご紹介するEmployee Serviceという製品です！

本記事を読み、社内ポータルやヘルプデスク等、人事・労務・総務・IT等の業務を見直すきっかけになれば幸いです。

Employee Serviceとは？

Employee Serviceとは、日々働く社員の皆さまの業務をサポートし、人事やIT部門の業務を効率化することで、社内間のコミュニケーションを円滑にし、自社ビジネスの成長を支える製品です。
具体的には下記のような機能を持っています（代表的な機能をいくつか記載します）

• 社内ナレッジの蓄積＆検索
• 社内問合せ
• 社員のオンボーディング

また、Employee Serviceに特有な機能だけでなく、Salesforceに備わっている機能（Slack/チャットボット/アンケート/CMS等々）を組み合わせることで用途を拡大していくことが可能です。

主要な機能について使う場面を想定しながら、下記にご紹介いたします。

社内ナレッジの蓄積＆検索

例えば、今付与されている有給休暇がいつまで有効に利用できるのか、付与のルールを知りたいとき、皆さんはどうしますか？

社内の数あるシステムの中で就業規則はどこに格納されているのか探す…？またその中の何条に記載があるのか読み込んで探す…？それとも人事や労務担当メンバーに聞きますか？

Employee Serviceを導入する場合、皆さんが普段Google検索を利用するように、社内ポータルからキーワードで検索することができます。

またカテゴリごとに分類されたナレッジを閲覧していくことも可能です。

上記の画面は社内ポータルサイトの一例になりますが、今回は上方中央の検索窓に「有給休暇」と検索してみましょう。

すると、記事として有給休暇に関連する社内のナレッジが出てきます。
また、下方にはケースとして、過去に有給休暇にまつわる問合せをした人の問合せ履歴がでてきます。

これらの記事や過去の問合せ履歴を参照することで、知りたい情報にアクセスすることができます。

ただ、それでも解決が困難なこともあります。そんなときはケースを起票して問合せましょう。

社内問合せ

年次有給休暇についての記事を閲覧していますが、付与された有給休暇がいつまで有効に存在するか、という点については記載がありません。

右上の「解決しない場合はこちら」から問合せを起票します。

下記のように、質問事項を記載して、「登録」すると、問合せの受付担当者に通知が届き、その後の担当者とのやりとりもすべてSalesforceのサイト上で行うことができます。

Employee Service×レポート/ダッシュボード

上記のように、ナレッジの検索や閲覧、問合せを通じて、人事やIT部門の皆さんがコミュニケーションをとっていくと、問合せ履歴のデータが蓄積されていきます。

そのデータを活用することで社内ポータルの利便性向上や業務改善に役立てることができます。

例えば、下記のように、現在の問合せの担当者別や優先度別の対応状況を可視化することで、必要に応じたフォローや業務アサインが可能になります。

また、過去の問合せをカテゴリ別に集計することで、どんな問合せがあるのか、またさらに問合せの多いカテゴリの中でも具体的にどのような問合せがきているのか分析をしていき、多くの人が質問をしている事項についてはナレッジを作成することで、社員の検索時の自己解決を促すことができます。

Employee Service×Slack

ここまで、Salesforceの画面でのナレッジ検索や問合せ作成についてご説明してきましたが、実はいずれも、Slackと連携することができ、Slack上でナレッジの検索や問合せの起票とその後のやりとりを実施することができます。

下記にSalesforce社が提供しているデモ動画がございますので、ぜひ実際にどのような世界観になるのかご確認ください。

https://salesforce.vidyard.com/watch/w3yNoqJKSFNN83NQgc3jLD

社内のポータル・ヘルプデスク業務もSalesforceを活用しませんか？

さて、ここまで、Employee Serviceという製品の主要な機能についてご紹介してきました。
概要をご理解いただくことはできたでしょうか？その他にも特徴的な機能や利用方法がございますので、ご興味があればぜひお問い合わせください！
人事・労務・総務やIT担当の皆さま、またその方々のお客様となる社員の皆さまが、社内全体でよりビジネスを成長させるための社内間のコミュニケーションについて、考えるきっかけになれば幸いです。