SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略であり、日本語では営業支援システムといいます。顧客や営業活動に関する情報など、SFAに蓄積したデータを活用することで売上アップや業績の向上を図ることが可能です。しかし、企業によっては、SFAを導入したものの、「営業担当者がSFAにデータをきちんと入力してくれない」という課題を抱えている場合があるでしょう。
ここでは、営業担当者がSFAに入力しない原因や、営業部門にSFAを定着させて、活用するためのポイントをご紹介します。
SFAとは営業情報をデータ化して蓄積できるツール
SFAは、企業の営業活動における情報の全般をデータ化して蓄積することができるツールです。
SFAに蓄積された顧客情報や受注までのプロセス、担当者それぞれの活動内容といったデータを、部門内で共有・分析することで、業務効率化や売上アップにつなげることができるでしょう。
営業担当者がSFAに入力しない原因は？
営業担当者が、SFAに入力をしなくなってしまうのはなぜなのでしょうか。いくつかの原因をご紹介します。
使い勝手が悪く、入力が負担となる
SFAの入力作業が大変すぎて営業活動に支障をきたすような場合、入力しなくなってしまうことがあるでしょう。画面が見づらい、入力項目が多すぎるといったツールでは、どうしても入力に時間がかかってしまいます。
SFAは、営業担当者が日常的に使用することになるので、入力しやすいツールを選ぶことが重要です。しかし、機能面ばかりに注目して、使い勝手が悪いSFAを選んでしまうことがあります。
結果として、営業担当者はSFAの入力業務が、営業活動の足を引っ張っているように感じてしまい、入力しなくなってしまうのです。
機能がわかりづらく、挫折してしまった
SFAの機能がわかりづらくて、使いこなせずに入力をやめてしまうことも考えられます。
特に、それまではExcelなどで情報管理をしていたため、ほとんどの営業担当者がSFAを操作したことがないという場合、シンプルな機能のSFAを選んだほうが無難といえるでしょう。
スペックを重視して、多機能で複雑なシステムを搭載したSFAを導入したものの、使いこなせなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。
SFA導入の目的がわからないから意欲がわかない
営業担当者が、SFAを使う目的がわからず、入力業務のモチベーションを保てないというのも、定着しない原因となる可能性があります。
SFAの導入によって、どのような成果が得られるのか、何を成し遂げたいのか。事前に、意義や目的が共有されていないと、「やらされている」という風にしか感じられず、積極的に入力しなくなってしまうでしょう。
SFA導入の効果やメリットが感じられない
SFAに蓄積されたデータを活用できず、営業活動に何の効果も及ぼさない場合、営業担当者は入力をやめてしまうでしょう。SFA導入の効果を得るにはある程度の時間が必要といえますが、体制を整えて正しく運用しないと、半年経っても何の影響も及ぼさないという可能性があります。
結果、SFAはただの情報入力ツールとなってしまい、営業担当者は、入力することにメリットを見いだせません。
営業担当者がSFAに入力するようになるための対策
続いては、営業担当者がSFAに積極的に入力するようになるための対策をご紹介します。
導入目的を明確にして営業担当者に共有する
営業担当者に、売上や顧客獲得の面など、営業活動全般の問題点をヒアリングして、SFA導入によって解決すべきことを明確にします。その上で、「顧客情報を社内で蓄積・共有し、その情報を分析して顧客満足度を高める」など、営業担当者に導入の目的を具体的に伝えてください。
必要十分な機能を備えたSFAを導入する
最初は、SFA導入の目的に沿って、必要最低限の機能を搭載したツールを選ぶことがおすすめです。
また、導入の初期段階では、入力必須項目と入力任意項目に分け、必須項目をできるだけ少なくするといいでしょう。
操作が簡単でわかりやすいSFAを選ぶ
ユーザービリティが悪く、操作が複雑なツールは、営業担当者にストレスを与えるだけです。スムーズな定着を目指すためにも、操作が簡単でわかりやすいSFAを選んでください。
可能であれば、SFAを導入する前に、実際に営業担当者みずからが、操作性やユーザービリティを確かめる機会を設けるといいでしょう。
導入後の業務フローを整備しておく
SFAを導入するにあたって、導入後のワークフローを整えておくことも重要です。ワークフローが曖昧なまま運用をスタートさせると、営業担当者のあいだで定着しないばかりか、記入漏れや誤記入などが多発してしまうリスクが高くなります。
SFAの入力業務については、「いつ、誰が、何のデータを、どこに、どのように入力するのか」をあらかじめ決めておくことで、導入後の定着率を大きく向上させることができるでしょう。
SFAの使用に関するマニュアルを準備しておくのもおすすめです。
サポート体制が万全のSFAベンダーを選ぶ
初めてSFAを導入する場合や、SFAに蓄積したデータの分析・活用に不安がある場合は、サポート体制が充実したベンダーを選ぶといいでしょう。
SFA導入後の操作や機能に関する疑問にすぐに回答してくれたり、データの分析から活用まで、手厚く支援してくれたりするベンダーがおすすめです。
導入補助ツールを利用する
SFAには入力を効率化するための方法がいくつかあります。顧客情報であれば、名刺はスキャンしてデジタル化する、Webフォームに入力してもらう（ただし、Webフォームの場合は、情報の精度などの問題があります）などの方法、企業の属性情報であれば、企業データベースサービスを利用するなどです。
利用しているSFAによって使えるツールも異なるので、今後導入を検討している、またはすでに利用しているSFAに関してどのようなツールが使えるかも、あわせて調べておくと良いでしょう。
基本となる顧客情報や属性情報などはツールを使うことでできるだけ効率化し、営業やインサイドセールスには、顧客からヒアリングした課題や競合製品の導入状況など、貴重な生の情報を登録や更新に注力してもらうことで、よりデータベースを価値あるものにしていくことができます。
まとめ
営業担当者に、SFAに進んで入力してもらうためには、現場のニーズや課題を解決できるツールを導入し、明確な運用ルールのもと定着させていく必要があります。価格面やネームバリューだけでツールやベンダーを選ぶのではなく、なぜSFAが必要なのか、そのためにはどのような機能を備えたシステムを導入すべきかを明確にして、最適なSFAを選ぶことが重要です。
また、SFAには他ツールと連携可能なものもありますので、入力を効率化する方法も導入時に検討しておくと良いでしょう。
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