トレンド情報・コラム 2022/09/24

Salesforce手入力の手間を減らそう!メール署名を活用し顧客情報をすぐに登録する方法


顧客情報はSalesforceの根幹となる最重要要素ですが、顧客情報の入力が負担になっていたり、入力ミスや重複により顧客データを活用できていないといった業務上の課題を抱えている方は多いのではないでしょうか。

入力にかかる負担を減らし、営業活動を効率化したいという意見はよく聞かれます。

そこで今回は、Salesforceに顧客情報が正しく登録されないことのデメリットを踏まえつつ、顧客情報の手入力の負担を削減できるSmartViscaの新機能「メール署名かんたん登録」についてご紹介します。

Salesforceに顧客情報が正しく登録されないと、どんなデメリットがある?

例えば、Salesforceに顧客情報が充分に蓄積されていなかったり、入力ミスや重複で精度が悪かったりすると、顧客一人ひとりに最適化した施策を展開する際に、対象顧客の母数が少ないと期待するような成果をあげることができなくなります。

また、顧客のデータが不十分なため分析や状況把握することすらままならず、Salesforceを導入したけれど活用できない、といった課題に直面します。

このようにならないためにも、Salesforceには日頃から営業やマーケティングの活動を通じてこまめに顧客情報を正確に入力していく必要があるのです。

とはいえ、Salesforceに顧客情報を都度手入力するとなるとかなりの手間と時間がかかってしまいます。
実際に営業担当者は業務時間のおよそ8%を顧客情報の入力作業に奪われているとも言われています。
この8%の時間を顧客対応に充てることができれば、受注数を伸ばせるようになることでしょう。

Salesforceへの顧客登録の手間をいかに減らすか

Salesforce内の取引先や見込客の情報を蓄積し、分析やマーケティング施策に活用していくには、手入力にかかる手間や時間をいかに減らして効率化していくかがキーポイントになります。

本来、営業活動を戦略的・効率的に進めるために行っているはずの登録作業が営業成果向上の阻害要因になってしまっては本末転倒と言えます。

業務の8%を占める手入力の時間をなるべく削減し、その時間を新規顧客開拓や優良顧客の深耕に充てることで、商談創出や顧客単価アップ、顧客満足度向上につなげていくことが重要です。

顧客情報が充実すると、顧客一人ひとりに対して最適なアプローチを仕掛けられるようになり、結果として売上の向上も見込めます。

手入力の負担を削減するSmartViscaの「メール署名かんたん登録」

「メール署名」とは、メールの文面の下に記載された送信者の情報のことで、一般的にメールの署名には、氏名や所属企業名、連絡先などの担当者個人を識別する情報が記載されています。

メールの署名を見るだけで、どこの誰からメールが送られてきたのかが一目でわかり、この情報を元に連絡がスムーズにできます。つまり、メール署名は名刺に匹敵する有益な顧客情報になります。

Salesforce一体型名刺管理ツールであるSmartViscaの「メール署名かんたん登録」機能の主な特徴としては、

  • 顧客のメール署名をコピーして、所定のエリアに貼り付けるだけで自動で項目を割り振ってSalesoforceに登録できる
  • 顧客情報以外の記載があってもそれらは自動的に排除してくれる

などの点が挙げられます。

メール署名をコピー&ペーストしてボタンを押すだけで、データを解析し、自動認識されてフォームの各項目に顧客情報として入力されるため、パソコンのキーボードを叩いてわざわざ手入力したり、一つひとつの項目に貼り付ける必要はありません。

例えば、以下のような場面での手入力の負担削減に役立ちます。

  • オンライン商談で顧客とやりとりを行ったため、名刺交換ができなかった
  • 営業訪問先の顧客が名刺を切らしており、情報を得られなかった

紙名刺がない状況下において、簡単かつ円滑に顧客情報を蓄積することに非常に便利です。

まとめ

今回は顧客情報が入力されないことのデメリットを踏まえ、顧客情報手入力の負担を削減する「メール署名かんたん登録」についてご紹介しました。

顧客情報を入力の課題を改善することで、自社の営業活動の効率化、生産性の向上が図ることができます。

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