名刺管理ツールの導入をスムーズに進めるための社内説得の方法とは？

新たなツールやサービスを導入するため現場でいろいろとリサーチをしても、いざ予算取りとなった際に社内の承認が得られずに苦労しているという担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、リモートワーク推進により増えているオンライン名刺交換や紙名刺のデジタル化を可能にする「名刺管理ツール」をテーマに、社内で導入を承認してもらうための方法をご紹介します。
（なお、ここでは有償ツールを想定して考えていきます。）

名刺管理ツールの導入が承認されない理由

まず、名刺管理ツールの導入が社内で認められない理由について、どのようなものがあり得るか考えてみましょう。

現場の課題をわかっていない

予算を承認する担当者が、現場の仕事に関わっていないということは往々にしてあります。
名刺管理においては、営業などの現場だけでなく、経営層も名刺を貰う機会が多いと思いますので、現場の課題については理解をしているケースも多いかもしれません。
ただ、名刺の管理を自身で行っていない場合や、共有する必要はないと考えられている場合は、名刺管理ツールを必要とするほど課題を感じていない可能性もあります。

ツールを使うメリットを理解できない

2つ目は、現場の課題は理解しているものの、ツールを入れることで解決するかについて懐疑的な場合です。
名刺管理ツールの場合、「名刺をちゃんと読み取ってくれるのか？」といった機能の点から「結局使わずに机に名刺を溜めこんでしまうのでは」といった運用に関する点などを理由に、導入後のメリットが十分に理解されないということもあるでしょう。

予算がない、費用対効果がわからない

名刺管理に限らず申請が通らない理由として最も多いケースと思います。
単に予算がないというよりも、費用に見合っているかどうかの判断という点で、現場の課題感やツールのメリットの理解とも関連してきます。
名刺管理の場合は、無償のモバイルアプリも多いことから、有償ツールは特に費用対効果を聞かれることも多いでしょう。

セキュリティの懸念

名刺管理ツールは個人情報を扱うツールのため、セキュリティ的な懸念から承認を通すのが難しいという場合があります。
名刺管理ツールはクラウドサービスのものが多く、名刺情報を社内で共有しやすいことや、場所を問わずアクセスできるという点がメリットですが、社内でクラウドサービスの導入が初めての場合は、セキュリティに関していろいろと疑問の意見もあがってくるかもしれません。
また、厳しいセキュリティポリシーを設けている会社の場合は、審査を通すことが難しい場合もあります。

社内説得のための対策

それでは具体的にどのような方法が考えられるでしょうか。
それぞれの課題に対して、大きくは「メリットの訴求」と「懸念点の払拭」の2つのアプローチがありますが、相互に関連しているものもあるので、あわせて説明をしていきます。

課題とメリットを整理する：名刺管理の先にある目的とは

現状の課題やツールの導入によるメリットについて整理をします。
既存の名刺管理の方法によってツール導入後のメリットも異なりますが、主にあげられるのは以下のような点です。

■　ツール導入の主なメリット

デジタル化のメリット：

• 名刺の入力や修正にかかる工数の削減
• 正確な名刺情報による顧客データ重複の防止

オンライン交換のメリット：

• Web会議が増えたことによる新規顧客データ減少の防止（紙名刺代わり）
• さまざまな媒体での名刺交換の機会の創出
• 名刺印刷代のコスト削減

共通のメリット：

• 名刺や顧客データの社内共有
• 外出先など場所を問わず顧客情報へのアクセスが可能
• 紙名刺の保管場所の削減
• 紙名刺紛失や転職先への持ち出しによる個人情報漏洩の防止
• 社内人脈の可視化

ツールによっては、電話の着信表示（かけてきた相手がわかる）や企業データ付与などの機能もあります。

■　ツール導入の先にある目的

先に述べたことは、ほとんどがツールを入れたことによる直接的な効果ですが、名刺のデジタル化やオンライン名刺交換を行う目的は、単なる名刺の管理だけではありません。
顧客データの蓄積や管理により、営業やマーケティング、カスタマーサポートなど、売上に繋がる活動の質や効率を向上させることが目的であり、導入により期待される効果としてあげられます。

費用対効果を示す：手動にかかる工数の算出

メリットは理解できても価格に見合う価値があるのか？いわゆる費用対効果の点で説得が必要な場合、実際に手動管理にかかるリソースとツールの料金を比較してみると良いでしょう。手動管理にかかるリソースがツールの導入費用を上回るようであれば、十分コストに見合うといえるでしょ。
具体的には、名刺の入力にかかる時間や担当者の時間単価などをかけあわせた計算になります。
計算方法について、より詳しく知りたいという方は、以下の資料をご利用ください。

⇒【名刺管理×データマネジメント】SmartVisca導入の費用対効果ガイドブック

可能であれば、入力工数以外にも名刺を起点として生まれた商談の金額を示せると、より費用対効果として示せる数字が高くなります。

無償ツールとの違いについて

手動管理のリソースに見合う費用対効果を示せたとしても、コストのかからない無償ツールで良いのではという理由により、承認されない場合もあるでしょう。
特に、個人で使い慣れた無料アプリがある場合、そのまま使いたいと思う人もいるかもしれません。

確かに無償ツールにも便利なアプリが多くありますが、名刺管理の場合は、スキャンの精度やスピード、セキュリティ対策、名寄せ機能、ユーザー数や取り込み枚数の上限の有無など、機能や契約面はツールにより異なります。また、個人利用やSNSを主目的として作られており、社内に限定して共有する用途には向かないものもあります。

そのため、以下のような課題やリスクが潜んでいる可能性があります。

• 顧客情報が組織に共有されず、社内の資産として蓄積されない
• 顧客データをマーケティング・営業活動に活かすことができない
• 社員の退職と共に顧客データが持ち出される
• SNSを通じて社外にデータが共有される

費用対効果を示す場合、そのような無償ツールのリスクの有無や違いも考慮したうえでメリットを比較することもポイントです。

使用イメージを具体化する：トライアルの利用

名刺管理ツールは使い方が簡単のものが多いですが、ちゃんと読み取れるのか？社内で本当に使うのか？といった疑問もあるでしょう。
そのような場合、トライアルを提供しているツールであれば、実際に使ってみるのがおすすめです。

実際の名刺を用いてスキャンの読み取り精度やスピードを確認したり、モバイルで撮影して取り込んだり、外出先からアクセスしてみたりと、いろいろと試すことで実際の利用イメージやメリットの理解もしやすくなります（その際、トライアルでどこまでの機能が使えるかも確認しておきましょう）。

セキュリティ対策を提示する

名刺を扱うツールである以上、どのアプリやサービスにおいても個人情報の漏洩を防ぐ仕様になっていると考えられます。
ただ、ツールにより対策が異なる部分もあるため、社内での懸念を解消するためには、機能面や運用面、導入企業の実績を調べるなどのアプローチが考えられます。
名刺管理ツールにおけるセキュリティ対策は主に以下のような点があり、導入しようとしているツールがどのような仕様や対策になっているかチェックしてみると良いでしょう。

＜機能面＞

• データ送受信の際の暗号化がされている
• スキャン後の画像が外部のサーバーに残らない
• アクセス制限が設定できる（IPアドレスの指定など）
• ログイン時の二段階認証設定ができる

その他、SNS機能により意図せず社外に共有されないかといった点や、公開範囲を社内限定できるかといった点も重要になります。

＜運用面＞

• ツールの提供会社がプライバシーマークを取得している
• 名刺読み取りの際にオペレーターが持ち出せない運用フローやアクセス権限になっている

他社の導入実績を重視する場合は、自社と同規模・同業界の会社や、大手企業、金融業界などの導入例を提示するなどが考えられます。ツールベンダーのサイトに掲載されている事例はごく一部なので、実際にどのような実績があるかは個別に確認してみると良いでしょう。

まとめ：社内の説得にはツールベンダーの活用も

上記のような整理やまとめは、すべて導入推進の担当者で行う必要はなく、導入を検討しているツールの提供会社を活用すると良いでしょう。さまざまな企業へ導入をしている経験から、説得のための材料や提案の仕方などのノウハウを持っているのでおすすめです。

以上、名刺管理ツールを導入する際の社内説得の仕方について説明しました。
社内承認でネックとなっている点があれば、参考にしていただければ幸いです。