トレンド情報・コラム 2021/01/12

オンライン名刺交換とは?必要性やメリット、具体的な方法を紹介


リモートワークが普及している現代、顧客とオンラインでコミュニケーションをとる機会が増えたという方もいるでしょう。しかし、顧客に直接会うことができず、名刺交換ができないと、顧客の部署・役職などの情報を把握しにくくなり、顧客管理が不十分になってしまう場合があります。

オンラインで顧客とやりとりするとき、「オンライン名刺交換」が役に立ちます。オンライン名刺交換であれば、顧客とオンラインで商談や会議を行う際に、自分の名刺情報をデータで送ることができますし、顧客の名刺情報をデータ化して正確に管理することが可能です。

ここでは、オンライン名刺交換の必要性やメリットのほか、具体的な方法を解説します。

ビジネスにおける名刺交換の意義

仕事での名刺交換は、初対面の人と顔を合わせたときのビジネスマナーであるといえます。
名刺交換をすると、顧客の連絡先やメールアドレス、部署、役職を知ることができますし、顧客に自分の名前などを覚えてもらうことができます。
名刺交換は、ビジネス上で信頼関係を構築したり、人脈形成をしたりする上で重要な役割を果たすのです。

オンライン名刺交換の特徴やメリット

ビジネスシーンでオンライン会議やテレワークが定着しつつある中、相手に直接会わなくても名刺交換ができるオンライン名刺交換が注目されています。
オンライン名刺交換とは、URLなどを発行してインターネット上で名刺データを交換することをいいます。実際、どのようなメリットがあるのか、具体的にご紹介しましょう。

オンラインで出会った相手の情報を正確に把握できる

オンライン名刺交換を行えば、オンライン上で出会った相手の名前や電話番号、メールアドレスなどを正確に把握できます。そのため、後から連絡先がわからなくなるといったトラブルを防ぐことが可能です。

幅広い顧客情報を取得できる

ビジネスでは、訪問などで直接会う顧客以外にも、ウェブ会議などオンラインのみでコミュニケーションを図る顧客がいます。
オンライン名刺交換であれば、直接会わなくても名刺を交換できるため、幅広い顧客情報を取得することができるでしょう。

紙の名刺のようになくさずデータ化できる

紙の名刺は紛失したり、飲み物をこぼして汚したりといったリスクがあります。また、いざというときに自身の名刺を切らしてしまうといったケースもあるでしょう。

一方、オンライン名刺交換であれば、名刺の情報をデータとして保存できるので、汚したり、紛失したりするおそれがありません。また、一度名刺情報を登録すれば、パソコンやスマートフォンで簡単に発行できるので、名刺を切らして困ってしまうこともないでしょう。

名刺作成の手間を省いて作業効率化できる

紙の名刺を作成する場合、ある程度手間がかかりますし、名刺を切らすたびに印刷業者に発注する必要があります。
その点、オンライン名刺の場合、登録された名刺情報をもとにURLを発行するだけなので、営業活動を効率化することができます。

オンライン名刺交換を使うには?

オンライン名刺交換は3つの手順で簡単に行うことができます。続いては、オンライン名刺交換を使うための、具体的な手順についてご紹介します。

  1. オンライン名刺交換のツールやアプリをインストールする

まずは、オンライン名刺交換のツールやアプリを、パソコンやスマートフォンにインストールします。

  1. 自分の名刺の情報を登録する

インストールが完了したら、自分の名刺データを登録します。紙の名刺を撮影するなど、名刺データの登録方法はツールやアプリによって異なります。

  1. URLやQRコードを使って顧客と名刺データを交換する

名刺を交換したい相手に、自分の名刺データのURLかQRコードを送ります。受け取った相手も同じように名刺データのURLかQRコードを送り返せば、名刺交換は完了です。

なお、相手が名刺データを持っていない場合、紙の名刺をスマートフォンで撮影して送り返してもらえばOKです。

オンライン名刺交換の活用はサンブリッジにご相談ください

オンライン名刺交換であれば、さまざまな顧客とスムーズに名刺交換をすることができます。オンライン名刺交換のツールやアプリを選ぶ際には、蓄積された名刺データを活用できるかどうかという点や、セキュリティ面で問題がないかという点を確認することが重要です。

サンブリッジが開発した「Online Profile for Salesforce」は、交換した名刺データを、営業支援ツール「Salesforce」に蓄積して、管理・活用することができます。

Online Profile for Salesforceであれば、同じ組織のメンバーのプロフィール情報をまとめて1つのURLとして生成することもできるため、多人数が出席する商談であっても短時間でスムーズに名刺交換が完了します。名刺データのURLは、有効期限や表示回数のほか、パスワードの設定が可能なので、セキュリティ面でも安心です。

ほかにも、Online Profile for Salesforceでは相手に自分のプロフィールを送ったり、動画のURLを貼ったりすることができるので、商談の際のアイスブレイクにも活用できるでしょう。
オンライン名刺交換の活用を検討されている方は、ぜひサンブリッジにご相談ください。

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