業務自動化入門：スケジュールトリガーフローで取引先のフォロータスクを作ろう

業務自動化入門：スケジュールトリガーフローで取引先のフォロータスクを作ろう

「新しく取引先を登録したのに、フォローの連絡を忘れちゃった…」なんて

日々の業務に追われていると、どうしても抜け漏れは出てしまいます。

そんな時に便利なのが、スケジュールトリガーフローを使った業務自動化です。

今回の記事では、

「取引先作成から1週間タスクがなければ、フォローメール送信用のタスクを自動作成」

できるスケジュールトリガーフローを作っていきます。

Salesforce初心者でも大丈夫です！

この記事の手順に沿って、一緒に業務を自動化してみましょう。

目次

1. スケジュールトリガーフローとは？
2. 今回作るフローの概要
3. 実際に作ってみよう
4. まとめ

１．スケジュールトリガーフローとは？

スケジュールトリガーフローは、

「決まった時間・タイミングで自動実行するフロー」 です。

例えば…

• 毎日 9 時に期限切れタスクをチェックする
• 毎週月曜に案件の進捗レポートを自動生成する
• 毎日夜に請求書作成漏れをチェックする

などの “バッチ処理”的な用途に向いています。

２．今回作るフローの概要

今回作るフローは、取引先を新規作成してから1週間たってタスクがまだ1件も作られていない場合に作動します。

フローの処理の流れは以下のとおりです。

1. スケジュールトリガーフローで作成日から7日目の取引先を取得
2. 取得した取引先にタスク（ToDo）が1件も作成されていないか判定
3. タスクがなければフォローメール送信用のタスクを自動作成

ポイントは 「タスクが未作成かどうか」を判定して、必要な場合だけタスクを自動作成すること です。

これにより、無駄なタスクの重複作成を防ぎつつ、日々の業務フォロー漏れをなくすことができます。

３．実際に作ってみよう

さっそく、スケジュールトリガーフローを作っていきましょう！

事前準備

• 取引先の作成から7日目にTrueを返すカスタム項目の作成
  • 設定→オブジェクトマネージャー→項目とリレーションを選択
  • 新規からカスタム項目を作成
    • データ型：数式
    • 表示ラベル：作成から7日目
    • 項目名：SevenDaysAfterCreated__c
    • 数式の戻り値のデータ型：チェックボックス
    • 数式：DATEVALUE(CreatedDate) = TODAY()-7
• フローの動作確認用の取引先レコードを作成
  • 「作成から7日目で、ToDoが一つもない取引先レコード」を用意

フロー作成手順

ステップ１:フローの作成

• 設定 → フロー → 新規フロー を選択
• スケジュールトリガーフロー を選択
• スケジュールを設定
  • 開始日：任意の日付（フロー作成日より過去日に設定）
  • 開始時間：9:00
  • 頻度：毎日
• オブジェクトおよび検索条件を選択

前提条件：事前準備で作成した「作成から7日目」のカスタム項目があること

• オブジェクト：取引先
• 条件の要件：すべての条件に一致（AND）
• 項目：SevenDaysAfterCreated__c
• 演算子：次の文字列と一致する
• 値：{!$GlobalConstant.True}

ステップ２：取得した取引先に関連するToDoレコードを取得

• 「＋」→「レコードを取得」要素を追加
• 要素を設定
  • 表示ラベル：ToDoを取得
  • API参照名：GetToDo
  • オブジェクト：ToDo
  • ToDoレコードを絞り込み
    • 条件の要件：すべての条件に一致（AND）
    • 項目：WhatId
    • 演算子：次の文字列と一致する
    • 値：{!$Record.Id}
  • 保存するレコード数：最初のレコードのみ
  • レコードデータの保存方法：すべての項目を自動的に保存

ステップ３：取引先に関連するToDoレコードの有無を判別する条件分岐を追加

• 「＋」→「決定」要素を追加
• 要素を設定
  • 表示ラベル：取引先に関連ToDoがあるか判別
  • API参照名：DecisionHasRelatedToDo
  • 結果の詳細
    • 結果の表示ラベル：関連ToDoがない
    • 結果のAPI参照名：NotingHasRelatedToDo
    • 結果を実行する条件の要件：すべての条件に一致（AND）
    • リソース：{!GetToDo}
    • 演算子：null
    • 値：{!$GlobalConstant.True}

ステップ４：関連するToDoがない場合ToDoを作成

• 「関連ToDoがない」の分岐に「＋」→「レコードを作成」要素を追加
• 要素を設定
  • 表示ラベル：ToDoを作成
  • API参照名：CreateToDo
  • レコードの項目値の設定方法：手動
  • オブジェクト：ToDo
  • ToDoの項目値を設定
    • 割り当て先ID：{!$Record.CreatedById}
    • 関連先ID：{!$Record.Id}
    • 件名：フォローメールを送信
    • 説明：作成から7日経過したため、フォローメールを送信する

※「デフォルトの結果」の分岐には「終了」要素を追加

ステップ５：保存・デバッグ・有効化

事前準備：

• フローを保存
  • 表示ラベル：任意
  • API参照名：任意
• デバッグを押下
  • トリガーレコードを設定：事前準備で用意したレコードを指定
  • デバッグオプションを選択：デバッグの待機要素の動作にチェック

• デバッグを実行
  • 条件に一致し、「ToDoを作成」まで処理されたか確認

• • 実際に作成されたか対象の取引先レコード画面で確認 

• フローを有効化

完成！！！

４．まとめ

今回のスケジュールトリガーフローを作成することで、以下が実現できました。

• 取引先のフォロータスクを自動作成して業務を効率化
• タスク作成漏れによるフォロー抜けを防止

スケジュールトリガーフローは「定期チェック・条件付き自動作成」に非常に向いています。

このフローを足掛かりに、ほかの業務自動化にもぜひ挑戦してみてください！