トレンド情報・コラム 2021/11/05

クラウド型の名刺管理ツールは本当に必要?名刺管理の重要性やツールの特徴・メリットを解説


近年、注目を集めているクラウド型の名刺管理ツールですが、そもそもなぜ「名刺管理」が重要なのでしょうか。企業活動にとって名刺管理は果たして本当に必要なのでしょうか。

本記事では、「名刺管理」にフォーカスをあてて、その重要性やクラウド型の名刺管理ツールの特徴やメリットについて解説いたします。

名刺管理とは

「名刺管理」とは、その名の通り「名刺を管理すること」を意味します。
近年、特に企業における営業活動の中で、名刺管理の必要性への意識が急速に普及してきています。
名刺管理の目的は、顧客や取引先などと交換した名刺情報を組織全体で一元管理し、営業メンバーが個々に抱える人脈を可視化することで営業活動を改善しようというものです。また直近では、DX(デジタルトランスフォーメーション)の普及もあいまって、さまざまな名刺管理に有用なデジタルツールが提供され、高い注目を集めています。

名刺管理の重要性

「名刺」というデータを企業が適切に管理することの重要性について詳しく見ていきましょう。
第一に、名刺管理は「個人情報の保護」の観点で重要になります。
名刺には、個人の所属企業名や連絡先、住所といった情報が記載されています。それら個人情報をずさんな管理によって紛失・漏洩させてしまうと企業としての信用が損なわれます。

第二に、顧客へのアプローチの手段を広げるといった営業面での目的において、名刺管理は重要になります。これには、従来の「個人による名刺管理」ではなく「組織全体で名刺を一元管理」することが求められます。組織全体で名刺を共有することによって、業務が改善され、売上といった最終目標に対して、プラス効果を得ることが期待できるためです。

その理由は大きく3つあります。

営業活動を効率化できる

名刺を組織全体で一元管理・分析することによって、自社がターゲットとする企業に対し、「過去に接点がないか」などの履歴を元に営業アプローチを行えるようになります。
「誰と誰が名刺交換を行っているのか」「誰と誰が面識があるのか」を可視化することで、重複したアプローチを避けることができ、無駄な営業活動を省くことができます。

また、名刺を一元管理することで、これまで個人が抱えていた名刺情報や企業情報に社内の誰もがアクセスできるようになります。
これによって、外出先で顧客と連絡をとるような場面など、わざわざ上司や同僚に連絡先を確認するといった無駄な作業がなくなります。

新たなリードを発掘できる

名刺交換を行う場面はさまざまです。展示会やセミナー、異業種交流会で知り合った相手など、自社がターゲットとする企業以外の人間とも名刺を交換する機会は多いことでしょう。
大量の名刺がストックされると個人だけでの管理はなかなか難しくなり、上手く名刺が利活用されないままデスクの引き出しに眠ってしまうこともしばしばです。
さらに、名刺を個人のみで抱えてしまうと「価値のある顧客かどうか」の評価や判断を的確に下せなくなります。

一方で、営業メンバーの名刺を一元管理することで、社内にどのような人脈があるのかを可視化でき、思わぬところから見込みの高い顧客を発掘できる可能性があります。

すぐには案件に直結しないような潜在顧客の名刺もすべて一元管理し、戦略的なアプローチを行うことにより、当初は見込みが薄かった顧客を確度の高い顧客へと育成していくこともできます。

商談化率や受注率がアップする

名刺を一元管理し、営業メンバーの人脈を生かしたターゲット先の紹介や情報共有などを行うと、ファーストコンタクトの時点から確度の高い商談を進めることが可能になります。これまで積極的にアプローチを仕掛けても、成果につながらなかったリードに対しても、社内の人脈を活用することで、商談や受注につながる可能性が高くなります。

では、実際にどうやって名刺管理を行えば良いのか。次章より名刺管理ツールの活用について解説していきます。

名刺管理ツールとは

名刺管理ツールとは、デジタル環境で利用する名刺管理のツールです。企業向けではクラウド型の名刺管理ツールを導入するのが、昨今では最も一般的になっています。

クラウド型の名刺管理ツールは、オンラインサーバー上に置かれたシステムのため、外出先や自宅などのリモート環境からでもアクセスして利用でき、自社でサーバーの保守管理などを行う必要がありません。

また、名刺管理ツールは名刺の情報をただ単にデジタルデータ化して管理するだけではなく、顧客データと名刺情報の紐付けや、ツールによっては営業の活動履歴・プロジェクト進捗などの情報と連動させることで営業活動をトータルに支援する活用が期待できます。

クラウド型の名刺管理ツールを活用するメリット

それでは、企業にとって名刺管理ツールを利用することは、どのようなメリットがあるのでしょうか。

保管スペースが不要

名刺は物理的な紙媒体であるため、そのまま保管する場合は、その分のスペースが必要になります。

一方で、名刺管理ツールは、名刺情報をデジタルデータへと変換し、紙の名刺はシュレッダーにかけてしまえば、いくら名刺の数が増えても保管スペースを取らずにクラウドストレージ上で管理できます。

名刺情報の登録が簡単

特定の名刺管理ツールによっては、スマートフォンのカメラで名刺をデジタルデータ化できる機能が搭載されています。
こういった機能を活用すると、日々の営業活動で獲得する名刺を外出先や自宅といったリモート環境からすぐにスマートフォンでデジタルデータ化できます。

また、展示会やイベントなどで大量の名刺を交換した場合には、スキャナーでまとめてデジタル化でき、その後の交換相手に対するフォローアップも迅速に進められます。
特定のツールによっては、OCR※に加え、オペレータによる目検チェックで、ほぼ100%に近いデジタル化の精度が実現されています。

※​​OCR(光学式文字読み取り装置)とは、印字された文字や手書き文字をスキャナやカメラなどでデジタルデータとして取り込み、プログラムで文字認識することでコンピューター上で利用できる文字データに変換する技術。

データの検索と閲覧が簡単

名刺の検索と閲覧が簡単な点もクラウド型の名刺管理ツールを活用するメリットとして挙げられます。
紙媒体のまま名刺を管理している場合、数が多くなるほど、後から名刺を探すのが難しくなります。
きちんとファイリングをしていても、膨大な名刺から探すのは効率が悪く、ファイリングの作業自体も追いつかないといったこともあるでしょう。

名刺管理ツールの場合、検索機能を活用することで、目的としている名刺をすぐに探し出して閲覧できます。名まえは覚えていても社名が思い出せないといった場合でも、検索機能により探すことができます。

CRM連携によ顧客データ活用

特定のクラウド型の名刺管理ツールでは、SalesforceといったCRMと連携機能が強化されており、名刺情報を簡単にCRMに連動させることができます。

CRMと連携することで、デジタルデータとして取り込んだ名刺情報をCRMの顧客データとして登録や更新をすることができ、正確な名刺情報で顧客データの品質を維持できると共に、営業活動への活用にもつながります。

紛失のリスクがない

紙の名刺の場合、個人の保管や持ち歩きによる紛失のリスクがありますが、デジタル化したデータはその心配がありません。
クラウドストレージ上で管理することで、物理的な個人情報の紛失といったリスクを回避することができます。
システムのセキュリティ対策の面でも、独自に社内でシステムを構築するオンプレミス型と違って、クラウド型はサービス提供会社によるセキュリティ対策に委ねらます。
名刺のような個人情報を扱うようなクラウドサービスは、一般的に厳重なセキュリティ対策が実施されており、オンプレミスと変わらないレベルのセキュリティを担保できます。

また、クラウド型の名刺管理ツールであれば、運用面でも社内システムのように「情報漏洩がないか」「適切に運用されているか」といったことを常に自社で監視する必要もなくなります。

最後に

いかがでしたでしょうか。「名刺管理」にフォーカスをあてて、クラウド型の名刺管理ツールの特徴やメリットについて解説いたしました。
本記事が、クラウド型の名刺管理ツール導入の参考になれば幸いです。

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