トレンド情報・コラム 2021/11/30

名刺のデータ化は重要?メリットやデータ化の方法について解説


日々のさまざまなビジネスシーンの中で、名刺交換を行う機会は業務によりさまざまですが、お客様に提案をしたり、外部に仕事を依頼したりと、社外の人と会うことが多い部門では、名刺交換の頻度も多く、気づいたら名刺が溜まっていたということもあるのではないでしょうか。

名刺の数が増えるほど、保管場所のスペースや、整理・検索に時間をとられてしまうため、近年では名刺をデータ化して社内で共有する企業も増えています。

そこで本記事では、名刺のデータ化の重要性や、そのメリットと方法について解説いたします。
名刺のデータ化とは
「名刺(ビジネスカード)」は、クレジットカードほどの小型の紙に

  • 個人名
  •  所属企業名
  •  役職
  •  住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

などの情報がシンプルに印刷されたもので、今日の日本においてはビジネスシーンに欠かせない必須アイテムとなっています。「名刺のデータ化」とは、この紙の名刺に記載された情報をデジタルデータとして扱えるようにすることを意味します。

昨今では、企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進への流れと並行して、この名刺のデータ化の重要性が叫ばれています

名刺のデータ化の重要性とメリット

では、一体なぜ名刺をデータ化することがそこまで重要なのか、具体的なメリットを踏まえて考えていきましょう。

名刺のデータ化の重要性とメリットは、主に以下があげられます。

  • 従業員のネットワークを可視化できる
  • 名刺データから顧客管理ができる
  • 積極的なアプローチが可能になる

従業員のネットワークを可視化できる

名刺をデータ化することのメリットの一つは、従業員のネットワークを可視化できることです。
「誰がどの企業のどの担当者とつながっているのか」をデータによって可視化することは重要です。
従業員が個別に名刺を管理していては、顧客との関係性が見えにくく、重複したコミュニケーションが発生するリスクがあるためです。

名刺のデータ化によって、従業員のネットワークを可視化することは、最適で効率の良い営業活動を行って行くために欠かせないものとなります。

名刺データから顧客管理ができる

名刺をデータ化し、顧客リストを作成することで、デジタルの環境下で顧客管理を一括して行えるようになります。
顧客の氏名や企業名から検索ができるため、名刺を探す手間が省けたり、(ツールの機能によっては)同一の名刺情報を履歴で管理しておいたりすることができます。

また、顧客企業の担当者が昇進や部署の異動で名刺内容が変更になった際は、名刺をデータ化しておくことで情報のアップデートを容易にでき、顧客の変化を素早くキャッチアップできます。

このように、名刺情報のデータ化によって社内情報を一元管理することは、営業の効率化にもつながります。

積極的なアプローチが可能になる

名刺をデータ化して顧客リストにすることで、一斉送信メールなどの営業アプローチが可能になります。
紙の名刺の場合、まとめて何かアプローチを仕掛けるような際に、都度メールアドレスを入力して1通1通送信するのでは、時間がかかって作業としても煩雑となります。データ化されて顧客リストとして存在していれば、こういった無駄を省くことができます。

さらに「待っているだけの営業」ではなく、ターゲット顧客の情報を把握することで最適なタイミングでのアプローチが可能となり、自社の方から積極的に仕掛けていくことができだけでなく、見込み顧客や、休眠顧客の発掘にもつながる可能性も考えられます。

名刺をデータ化する方法

以下にピックアップした名刺をデータ化する実践的な方法をご紹介します。

  • 表計算ソフトなどにデータ入力する
  • スキャナーで名刺を取り込む
  • GoogleドライブのOCR機能を利用してデータテキスト化する
  • 名刺管理ツールを導入してデータ化する

一概にデータ化すると言っても、名刺自体をスキャンして「JPEGやPDFなどの形式にデータ変換する」「名刺情報をデジタルのテキストデータ化する」などのパターンが考えられます。

表計算ソフトなどに​​データ入力する

最も簡単な方法として考えられるのは、エクセルなどの表計算ソフトのシートに名刺の情報を手動でデータ入力することです。
もちろん、表計算ソフトでなくてもテキストを入力して保存ができるようなドキュメントソフトであれば、何でも問題ありません。

ただ、表計算ソフトの利用には入力したデータをそのまま顧客リストとして活用できるメリットがあります。

一般的には、名前や企業名、連絡先などの項目を列にして、行に名刺情報を入力していきます。こうすることで、名刺情報を整然とリスト化して管理できます。

スキャナーで名刺を取り込む

オフィス業務の中で、画像や文書をスキャニングするシーンは少なくありません。
近年は、多くの企業が文書の電子化も進めており、スキャンを行う機会も増えていることでしょう。

名刺も同様で、スキャナーでスキャンしてJPEGやPDFなどの形式で保存すれば、データファイルとして保管ができます。

GoogleドライブのOCR機能を利用してデータテキスト化する

名刺情報をデータ入力するのが面倒という場合には、GoogleドライブのOCR機能※を利用してテキスト化する方法がおすすめです。

名刺をスマホなどで撮影、もしくはスキャナーでスキャンしたJPEG形式などの画像をGoogleドライブにアップロードした上で、Googleドキュメントで開くと画像に記載された文字が自動でデータ入力された状態でテキスト表示されます。

※​​OCR(光学式文字読み取り装置)とは、印字された文字や手書き文字をスキャナーやカメラなどでデジタルデータとして取り込み、プログラムで文字認識することでコンピューター上で利用できる文字データに変換する技術です。

名刺管理ツールを導入してデータ化する

名刺管理ツールを導入してデータ化する方法もあります。名刺管理ツールを導入するメリットは大きく分けると以下の2点です。

  • スキャナーやモバイルのカメラ機能を使い、名刺を簡単にデータ化できる
  • データ化した名刺情報を顧客データベースとして管理・活用できる

1点目に関して、名刺管理ツールの機能を使えば、スキャナーでまとめて名刺をデータ化できます。
また、名刺管理ツールの機能でパソコンやスマートフォンのアプリで撮影して、名刺の画像を送信すると、OCR機能やオペレーターによる入力で、名刺情報を簡単に登録することができます。

2点目に関して、上記の機能を使ってデータ化した名刺情報を顧客データベースとして管理・活用できます。
ただし、ツールによって名寄せ機能がないものもあるため、そのまま顧客データとして使えるかどうかは確認が必要です。

名刺のデータ化は必須

名刺のデータ化の重要性やメリット、実際のデータ化の方法について解説いたしましたがいかがでしたでしょうか。
昨今のDX推進の流れで、名刺のあり方も大きく変わってきました。今まで当たり前のように行っていた名刺交換の習慣も徐々に進化を続けており、今後はデータ化して管理・活用するのが必須になりつつあります。

ぜひ、この機会に本記事で解説したデータ化の方法を参考に名刺のさらなる管理・活用に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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紙名刺のデータ化やオンライン名刺交換の機能のほか、名刺の履歴管理、名寄せ、詳細な検索やグルーピング機能、社内メンバー同士の共有のほか、Salesforceの顧客データへの登録・更新などさまざまな機能を備えており、単なる名刺をデータ化するツールではなく、顧客データを営業・経営に活かすことを支援するツールとして開発されました。

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