企業組織の中で名刺交換の数が多い役職順に並べてみると、下記のようになるかと思います。

社長　→　役員　→　部課長　→　一般社員　→　秘書/アシスタント

また、立場において名刺を交換する場面もさまざまでしょう。

• 社長／役員：会社の代表としての挨拶の他に所属団体のパーティーや懇親会、イベントなど
• 部課長：部下との同行で名刺交換（部下が10名いれば、部下の10倍名刺交換をする）
• 一般社員：日々の営業活動で担当企業の方との名刺交換
• アシスタント：名刺交換をする機会はほとんどない

名刺を交換する数が多ければ多いほど名刺管理をしたいと考えるかと思いますが、実際には職位が高い方ほど、業務が多忙となるため名刺の整理に割く時間が取れないというジレンマが発生します。

そのため管理職以上の多忙な職位になると、秘書やアシスタントの方が本人の代わりに名刺を管理されているということがむしろ多くなるのかもしれません。

ユーザー数での課金体系をとっている名刺管理アプリやサービスを導入する際に、ライセンス費用の節約するため契約数を絞り、役員の方限定で名刺管理を始めようとするケースを多々見受けますが、上記の理由で、忙しい方が名刺のスキャンやカメラでの撮影による取込の時間も惜しんで他の業務をされるため、結果的に導入した名刺管理サービスを活用しきれていない、という残念な結果になると伺ったこともあります。

では、組織で名刺を管理するために適任な人は誰かと考えると、名刺管理サービスのアカウントを付与すべきなのは、秘書やアシスタントと現場の一般社員の方々にすべきではないでしょうか。

もしも全社員のうち数パーセント分しかアカウント契約ができないという場合には、まずはアシスタント担当者が取りまとめて日々交換した名刺を登録してもらうように運用をしていただけると、名刺管理アプリ／サービスの定着化につながっていくようになるようです。