SmartVisca導入事例:ネオス株式会社

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自動連携機能の活用でSalesforceのデータクレンジングの手間を削減、
タイムリーなアクションを実行できる運用体制を実現

Salesforceのコンサルティングパートナーでもあるネオス株式会社では、Salesforceとの親和性が高く大量な名刺のデータ化も速やかに行えるSmartViscaの利用を決断した。ネオスでは営業担当の名刺を集め、庶務担当が取り込み作業を集約して行う。その際に手順をルール化し徹底したことで、手間のかかる定期的なデータクレンジング作業もほぼ発生しない運用体制を確立した。

導入後の効果

  • 運用ルールの徹底と自動連携機能の活用で、データクレンジングの手間を大幅に削減
  • タイムリーな名刺取り込みで次のアクションを迅速に実行することが可能に
【導入ソリューション・プロダクト】
SmartVisca

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お客様概要

業種:情報・通信業
主な事業:ソフトウェア、情報処理、システム開発、アプリケーション開発、デバイス開発

ハードウェアからソフトウェアまでを一貫して手がけ、新たにSalesforceのビジネスにも参入

2004年に創業したネオス株式会社では、携帯電話、スマートフォンのアプリケーション開発やサービス提供、スマートフォンのキャラクターやコンテンツビジネス、各種法人向けソリューションを展開している。またグループ会社のジェネシスホールディングスが次世代通訳機「POCKETALK W」の端末受託製造なども手がけており、ハードウェアからソフトウェアまで一貫したサービスを提供できるのが強みの1つだ。

またネオスでは2018年にはソリューション事業本部内にSalesforceソリューショングループを設立しSalesforceビジネスにも参入、20186月にはSalesforceのコンサルティングパートナーにも認定された。「ネオスはスマートフォンのアプリケーション開発の経験も豊富で、デザインやUI/UXには強みがあります。それをSalesforceのビジネスでも生かしたいです」と語るのは、ネオス株式会社 ソリューション事業本部サブリーダーの佐藤夕佳氏だ。Salesforceの技術ではEinsteinにいち早く着目し、画像認識AIの「Einstein Vision」を利用しスマートフォンで写真を撮るだけで廃棄物の分別が行える「Gomi SAMURAI」を開発した。このアプリはSalesforceのビジネスプランコンテストで大賞を受賞する。同社では今後、Salesforceのビジネスを大きく拡大していく予定だ。

名刺情報をSalesforceと連携させる運用ではSmartViscaが最適だった

ネオスでは、20161月から自社製品を企業向けに販売する部門でSalesforcePardotを組み合わせて利用を始め、20173月からはソリューション事業本部の営業担当、マーケティング担当にまで活用範囲を広げている。また顧客情報の管理では、以前から名刺管理ツールを導入しており、Salesforce導入以降は、そのツールで得られる顧客情報を適宜Salesforceに取り込むようにもしていた。

「SmartViscaはSalesforceで名刺管理をする運用負担を大きく削減します」(佐藤 氏)

「SmartViscaはSalesforceで名刺管理をする運用負担を大きく削減します」(佐藤 氏)

とはいえこの名刺管理ツールには、1日あたりに取り込める名刺枚数に制限があり、「大量にデータ化しようとすると、2ヶ月ほどかかることもありました」と佐藤氏。この課題を解決するためにネオスでは、制限もなくSalesforceとの親和性も高いSmartViscaを新たな名刺管理ツールとして選択する。しばらくの間は以前のツールを日常的に、名刺を大量にデータ化する際はSmartViscaを併用していたが、コスト削減への取り組みの必要もあり、これらを1つに統一することになる。統一に際してはSmartViscaからSalesforceの取引先責任者への自動連携機能が決め手となり、ネオスではSmartViscaを選択した。

一本化のためには、旧来の名刺データをSalesforceに移行する必要があったが、サポートをサンブリッジに依頼したものの、思うような対応が得られなかった。「当時はSalesforceに慣れていなかったこともあり、素人質問的なものもあったかもしれません」と佐藤氏。対応にクレームも入れながらSmartVisca1年ほど利用したが、スムースな移行ができなかったこともあり、再度名刺管理ツールを乗り換えることにする。

ところが新たに選んだ名刺管理ツールも、運用に手間がかかり満足できなかった。たとえば名刺を代理で取り込むにしても、名刺の所有者である営業担当のID/パスワードが必要で、エラーメールも個々の担当者に送られるなど、庶務担当者が名刺を集約し取り込む運用には向いていなかったのだ。結局このツールからも、再び乗り換えを検討。候補に挙がったのが、使い勝手や自分たちの運用要件に合うSmartViscaだった。佐藤氏が改めてサンブリッジに問い合わせをすると、担当からすぐに返答があった。この素早い反応は、以前の不十分な対応を反省しカスタマーサクセスを重視する体制にサンブリッジが変化した結果だった。

名刺取り込みのルールを徹底し定期的なデータクレンジングの手間はゼロに

SmartViscaは、名刺情報をSalesforceと連携させるところに特化しています。これはSalesforceで名刺管理をする運用負担を大きく削減します」と佐藤氏。20192月からSmartViscaの利用は再び始まった。これまでに名刺のデータ化でエラーは発生しておらず、障害もほとんどない。仮に小さな障害が発生しても、迅速にレポートが上がってくるので安心して使える。「本当にSmartViscaに戻ってきて良かった」と佐藤氏。SmartViscaはSalesforceで名刺管理をする運用負担を大きく削減します」(佐藤 氏)

とはいえ、名刺データをクレンジングしてSalesforceに入れる際は苦労もあった。名刺管理ツールの利用以前はOCRソフトウェアを使いデータ化していた。OCRの読み取り精度は決して高くなく、データを11つ確認する必要があったのだ。また以前の名刺管理ツールからは、取り込んだ画像データが取得できない。そのため、データの突き合わせには手間がかかった。「正しくないデータがたくさんあり、それを担当者に11つ確認し直すにはかなり苦労しました」と佐藤氏。結局1万人弱のデータの精査には、6週間もの時間がかかったのだ。

scannerこの経験からもデータクレンジングは定期的に必要になるはずと考え、その負担を下げるべくネオスでは、名刺取り込みの手順を細かくルール化した。データ化の入り口で運用を徹底すれば、クレンジングが必要なくなると考えたからだ。名刺はメール配信の可否で分けて、営業担当者から取り込みの担当者に渡される。取り込み担当者は専用のタブレットPCとスキャナーを用いて名刺をデータ化し、メール配信可の名刺情報はSalesforceの取引先責任者にSmartViscaの機能で自動連携させる。名刺配信不可の情報はリスト化し、手動で配信不可のフラグを立てる。この一連の作業手順をマニュアル化し、誰が担当しても戸惑うことなくデータ化の作業を実施できるようにしたのだ。SmartViscaはSalesforceで名刺管理をする運用負担を大きく削減します」(佐藤 氏)結果、3ヶ月に1度、2週間ほどかかると想定していたクレンジング作業は今のところゼロとなっている。ネオスでは半年ほどで、既に1,600枚程の名刺を取り込んだ。その間、名刺の取り込みで問題はほぼ発生していない。展示会などに参加し取り込む名刺数が一気に増えても、タイムリーに取り込め、すぐに次なるアクションにも結び付けられている。

Salesforceのビジネスではやりたいこともさまざまあり、これから本格的に大きくしていきます。そのためにもまずは自ら使いこなして、ノウハウや知見も溜めていきたい。それにもともとあるUI/UXの強みなどを合わせて、Salesforceのビジネスでも自分たちの強みを出していきたいです」と佐藤氏。そのためにもサンブリッジには、Salesforceの活用情報の提供などでさらに協力して欲しいとも語る。

 


ネオス株式会社

本社:東京都千代田区神田須田町1丁目23-1

設立:2004年4月19日

代表取締役社長 池田 昌史

資本金:2,376,544千円 (2019年8月末現在)

社員数:183名(2019年8月末現在)

http://www.neoscorp.jp/

佐藤 夕佳 氏

ソリューション事業本部
サブリーダー
佐藤 夕佳 氏

※所属・役職は2019年9月時点