SmartVisca による名刺管理を全社に拡大、年間1 万5,000 枚を超える個人情報の一元管理とマーケティングへの活用を実現

個人情報のリスク管理の側面から全社規模での名刺情報管理にSmartViscaを採用

ウィルゲートはWebマーケティング専門企業として2006年に創業した。同社は検索エンジン最適化からビジネスを開始し、コンテンツマーケティング事業、メディア事業へとビジネス領域を拡大している。

近年、オウンドメディアを立ち上げ、コンテンツマーケティングに取り組む企業が増えている。とはいえオウンドメディアを始めたものの集客が思うようにできない、集客できてもなかなかビジネスにつながらないと言った課題もある。そのような情況の中で「ウィルゲートには、集客できるコンテンツ制作の体制があることが1つの強味です。SEOの効果を上げ、集客からそれを売り上げに貢献させるところまでをサポートします」と語るのは、株式会社ウィルゲート コンテンツマーケティング事業部 商品企画ユニット マネージャーの加藤 遥氏だ。この強味を活かし、ウィルゲートのビジネスは順調に伸びている。既にコンテンツの支援を行っている企業は3,000社を超え、すべての取引企業数は5,500社を数える。

同社では、コンテンツマーケティングのビジネスが拡大しつつあった2017年に、ばらばらに導入されてきた業務処理のためのツール群をSalesforceに統一し業務効率の改善に取り組んだ。この際に名刺管理のソリューションも他社製のものからSalesforce上で動くSmartViscaに乗り換えた。当時、新たなSalesforceベースの環境で目指したのは売り上げの最大化だ。そのため名刺管理を活用するのは、主には営業部門に所属する社員だった。

しかしながら日々の名刺のやり取りは、営業部門だけでなく社内のあらゆる部門で行われている。営業部門以外では、部署ごとにばらばらに名刺情報の管理を行っていた。そのような状況の中、名刺情報も企業がしっかりと管理すべき重要な個人情報であり、その管理で統制がとれていないことはリスクマネジメント観点で問題があると議題が上がる。そこで名刺情報の全社規模での一元管理をすることになり、改めて他社製品との比較検討も行った結果、最終的に営業部門で実績のあったSmartViscaを全社展開することになる。

リスク管理だけでなく名刺情報をデジタル資産化しビジネスの拡大に役立てる

社内のあらゆる部門でSmartViscaを用いて名刺情報の管理を行うようになり、今では年間1万5,000枚、月1,000枚以上の名刺をデジタル化し管理している。これだけの数の名刺をしっかり管理するには「SmartViscaのようなツールがなければ実現できません」と語るのは、マーケティング本部 マーケティングユニット リーダーの新井 涼香氏だ。営業は週に1回、それ以外の部署は月に1回のペースで名刺を回収し、担当者がスキャナで取り込むルールも設定された。名刺回収時には、受け取った社員の社員番号と営業コンタクト可否などの情報も付加し取り込まれる。取り込んだ後の紙の名刺は、シュレッダーにかけ確実に破棄する。

全社展開当初は、名刺を回収しシステムに登録することに懐疑的な意見を持つ人もいた。「名刺情報が会社の資産だとの認識を持っていない人もいたのです」と新井氏。名刺を会社の資産として管理することに関しては役員にも協力してもらい、社員の認識を変えることを徹底した。また自分で取り込むのではなく、部署ごとに回収し担当者が取り込む体制を整えたことも、全社規模での名刺情報のデジタル化をうまく進められた理由の1つとなっている。

ウィルゲートではSmartViscaの全社展開を実施するにあたり、単に名刺情報をデジタル化し安全に管理するだけでなく、資産としての顧客情報のさらなる有効活用も考えていた。たとえばSmartViscaを使えば、名刺に記載されている役職の情報までもがしっかりとSalesforceに登録される。役職情報からは、その人が意思決定者や決裁権者であることが予測できる。決裁権者と分かれば、育成対象となる見込み客（リード）として適切なマーケティング活動を行い、素早くセールス活動につなげることができるのだ。

リード獲得のためには、大規模なイベントを開催し参加者を募る方法もある。そういった施策で企業の決裁権者のリードを獲得するとなれば、高額な獲得費用がかかることもざらだ。対して名刺情報からは容易に役職者を抽出でき、そこからリードに育てていくのは比較的効率性が良い。「名刺情報から企業を特定し、そこから企業の基本情報を把握します。それらの情報をもとに、対象を絞り込んだ少人数のセミナーを開催することも容易にできます。それで見込み客として育成できれば、インサイドセールス担当が直接アプローチし案件獲得につなげます」と加藤氏。もちろん登録された幅広い対象の名刺情報に対し、マーケティングオートメーションの仕組みを使いスコアリング・ナーチャリングを実施し、最適な対象者に最適なコンテンツを提供することでもビジネスの拡大には寄与するのだ。

正確な情報をタイムリーに取得し一貫したマーケティングを実現する

他にも全社規模で名刺情報を取り込むようになり、提案中の顧客が社内の他のメンバーとつながりがあることなどがタイムリーに把握できるようになった。「こういったことは、営業活動においては有利に働くことがあります」と新井氏。また一度担当になるとその顧客とは何度も名刺交換は行わない。そのため、顧客の異動情報がタイムリーにSalesforceに反映されないこともある。これも社内の別の人間が名刺交換を行えば、名刺情報を元にリードや取引先責任者の情報が更新されるメリットもあるのだ。

今後は名刺情報から顧客を適宜セグメント化し、ダイナミックなコンテンツをセグメントごとに出し分けることにも取り組む予定だ。「正確に名刺情報がSalesforceに登録されていれば、一次フィルタリングが正確に行えます。それにより細かいセグメントに分けることができ、セグメントに対しても一貫性のあるマーケティング活動が容易に行えるはずです」と加藤氏は語る。

このようにウィルゲートでは、名刺のデジタル資産としての活用がある程度はできるようになった。今後はよりビジネスを成長させるために「自社のオウンドメディアと名刺ベースのリード情報を、さらにうまく組み合わせることも考えていきたいです」と新井氏。そのためにもSmartViscaの使い切れていない豊富な機能を、活用していきたいとも語る。

コンテンツマーケティング事業部
営業企画ユニット マネージャー
マーケティング本部
マーケティングユニット
マネージャー
加藤 遙 氏

マーケティング本部
マーケティングユニット
リーダー
新井 涼香 氏

※所属・役職は2019年8月時点