ホットリード数を把握し、機会損失を防ぐためのSalesforceレポート作成方法

多くのBtoB企業では、見込み客へアプローチをするために、営業が日々架電を行っていることと思います。近年では、専任としてインサイドセールスがいる会社も増えているでしょう。

架電する対象者の条件は企業によってさまざまですが、イベントやセミナーの参加者、特定の業界に属する企業など、商材への興味やニーズが高いと考えられる行動・属性をもとに架電リストを作成するのが一般的です。このような架電対象者を「ホットリード」といい、マーケティングオートメーションの普及とともに使われることが多くなってきた言葉です。

ホットリードの数は少なくても困りますが、逆に多すぎても対応しきれず機会損失になってしまいます。また、リストの質により顧客の見込度合いも変わってきますので、どのような条件のリストがどのくらい創出され、それに対して架電ができているのかなど進捗を把握しておくことが重要です。

そこで今回は、Salesforceを利用して、ホットリードの見込み客数を月別・キャンペーン別に把握するレポートの作成方法をご紹介します。

前提条件

今回のレポートでは、普段の運用においてキャンペーンの「メンバーの状況」を更新していることが前提となります。状況の値は、見込み客のステイタスにあわせて、「架電対象（＝デフォルト値）」「アポ」「リサイクル」の3つにわけて管理を行っています。

それでは、Salesforceでレポートの作成方法をみていきましょう。

①　Salesforceのレポート画面から、新規レポート　をクリックします。

②　レポートタイプは、「キャンペーンメンバーが関連するキャンペーン」を選択します。
（リードや取引先責任者のどちらかしか使用していない場合は、リードが関連するキャンペーンまたは、取引先責任者が関連するキャンペーンでも可）

参考）レポートタイプについては、Salesforceのヘルプページに説明が掲載されています

③　新規レポートの画面が表示されます。まずは「検索条件」の窓に抽出したい条件を指定します。今回は、直近の3か月（7月～9月）を対象に集計をするので、「メンバーの追加日」に2020/07/01、メンバーの状況に「架電対象」を指定します。

④　次に、キャンペーン別・月別に集計をするため、集計軸の設定を行います。

「アウトライン」に移動し、行のグループ化に「メンバーの追加日（＝ホットになった日）」、列のグループ化に「キャンペーン名（＝ホットになったきっかけ）」に指定します。

Classicの場合は以下の手順になります：
最初にレポート形式から「マトリックス形式」を選択します。

横軸に「キャンペーンメンバーの追加日」、縦軸に「キャンペーン名」を指定します。

⑤　列の一覧から、不要な項目を削除したり、表示順を並べ替えるなど必要に応じて変更します。
「更新」ボタンをクリックしてプレビューで確認します（または自動プレビュー更新をオンにする）

⑥　列の集計単位を指定します。ここでは月別に集計をするため「年月」を選びます。

⑦　「実行」を押して完成です。
以下キャンペーン別、月別にホットリードの件数が表示されました。

レポートの使い方

レポートは作って終わりではなく、結果をもとにどう検証し、今後の活動に生かすかというのが目的です。

今回のレポートの場合、9月時点でホットリードが97件残っています。例えば、担当者が1か月に架電できる上限が100人だった場合、今月の稼働はほぼ埋まりそうです。

ただ、内訳をみるとわかるように、9月に発生したホットリードは12件しかありません。ほとんどのホットリードは7月に発生したもので、すでに時間がたっています。これらのリストにアプローチをするかどうかは、ホットの起因となったキャンペーンなども考慮しながら検討が必要でしょう。

今回のポイント

今回ご紹介した通り、レポートの作成自体は難しくありません。

作成そのものよりも、必要な情報を集計できような項目の設定や以下のような日々の運用がカギとなります。

・顧客データが正確であること：

リードや取引先責任者のデータが欠けていたり、表記ゆれがあったりすると重複の原因となります。

顧客データが重複していると、実際の数よりもホットリード数が多くなってしまうなど、正確な計測が難しくなります。

・ステータス管理を行っていること：

今回は、キャンペーンメンバーの状況を使用しましたが、顧客のステータス管理は他の方法でも可能です。いずれにしても、ホットリードからリサイクルまで、日頃から見込み客のステータス管理を行うことでホットリード数の管理がしやすくなります。

以上、ホットリードの数や鮮度を把握するためのレポート作成方法をご紹介しました。