トレンド情報・コラム 2021/12/27

顧客の名刺をデータベース化するメリットとその方法


溜まっている顧客名刺を有効活用できていますか?できれば「顧客の名刺をデータベース化したい」とお考えの方は多いのではないでしょうか。
そもそも名刺のデータベース化の方法が分からないといった声もよく耳にします。
そこで本記事では、顧客の名刺をデータベース化するメリット踏まえて、その具体的な方法をご紹介します。これを機に自社の名刺管理を見直しませんか。

顧客の名刺をデータベース化するメリット

顧客名刺をデータベース化するメリットは以下のようにさまざまです。

  • 顧客データの精度があがる
  • 社内で共有が可能になる
  • 検索が容易になる
  • 名刺以外の情報を追加して顧客管理できる
  • 一括したアプローチが可能になる
  • 顧客分析ができる
  • 業務のデジタル化を一層推進できる

顧客データの精度があがる

Webフォームや展示会の出展リストなど、顧客のデータを入手する経路はさまざまありますが、なかでも名刺情報は最も正確なデータです。ユーザーが手入力したものと違い、表記ゆれもなく正確なものが記載されているため、その情報をもとに作成した顧客データも精度の高いものになります。

社内での共有が可能になる

名刺をデータベース化することで、自分が交換した名刺だけでなく、他の従業員が交換した名刺もあわせて管理されるため、顧客データを共有できるようになります。自分のアプローチしたい顧客に対して、社内のつながりを知ることで、より適切な対応をとることも可能になります。

検索が容易になる

顧客名刺をデータベース化することによって、名刺の検索が容易になります。
業務を進める中で、いざ名刺に記載された顧客情報が必要になった際に、すぐに探し出すことができます。

膨大な数の名刺が整理整頓されていない状態では、例えばある顧客の連絡先を知りたい場合、名刺を1枚ずつ確認し、探し出さなくてはなりません。これでは目当ての名刺を探すだけの作業に、大幅な時間が奪われてしまいます。

一方で、データベース化されて名刺が整理整頓されていると、検索性が格段に向上するため、無駄な時間を省くことができ、業務効率の改善といったメリットが期待できます。

名刺以外の情報を追加して顧客管理できる

データベース化することによって、名刺に記載されている情報のみならず、組織・個人に関連する独自の情報を名刺情報に付与して顧客を管理できます。
さらに、データベースを運用する過程で独自の情報を必要に応じて随時追加していけば、顧客情報をより価値の高いものに変えられます。

一括したアプローチが可能になる

関東に拠点を構える企業といったように属性などの項目情報を基にマーケティング的なセグメント分けを行い、メールを配信するなど一括した顧客アプローチが可能になります。また、顧客名刺のデータベース管理は個人名・会社名・連絡先の正確な把握にもつながるので、顧客との定期的なコミュニケーション維持を容易にします。
さらに、顧客データベースがあることで一度アプローチが失敗した顧客に対して、別の最適なタイミングを図って再アプローチすることが可能になります。

顧客分析ができる

データベース化することで集計などの顧客分析が行いやすくなります。
こまめに情報を更新しておくとより分析の精度も向上するでしょう。
近年においては、顧客データベースからAIを活用して顧客の傾向や行動を分析するといった事例も増えています。

業務のデジタル化を推進できる

顧客名刺をデータベース化することを起点に、そこから付随してあらゆる業務のデジタル化を進められます。
データベース化は、CRMやSFA、そしてMAツールの導入など、これまでの業務をより効率化・自動化することにつながります。
また、このようなデジタル化の推進は、ステイクホルダーに対して良いPR材料となり得ます。

顧客の名刺をデータベース化する方法

紙媒体の顧客名刺をアナログ管理していた時代から、いまや名刺はデジタルシステムを利用しデータベース化して管理することが当たり前になりつつあります。
クラウドサービスやスマートフォン、スキャナーやOCR技術、などの登場によって、デジタルを活用した名刺管理は大きく進化を遂げています。
ここでは、そのデジタルテクノロジーを活用した名刺のデータベース化の方法をご紹介します。

  • Excelなどの表計算ソフトを使ってデータベース化する
  • 自社で独自の顧客データベースシステムを開発・構築する
  • クラウドベースの名刺管理ツールを導入する

Excelなどの表計算ソフトを使ってデータベース化する

「Excel」などの表計算ソフトを使ってデータベース化するのが最も手っ取り早い方法です。
専門的な知識は特に必要なく、ある程度の表計算ソフトの操作スキルさえ持ち合わせていれば、名刺のデータベース化は容易な作業となります。
表計算ソフトを使ってデータベース化すると、名刺の保管場所が必要がなく、​​並べ替えや検索もでき、名刺管理の効率化を一層図ることができます。
また「Microsoft Teams」などのクラウドツールを導入するとクラウド上で従業員がそのエクセルファイルを閲覧・編集できるので、併せて利用すると良いでしょう。

ただし、表計算ソフトの場合、名刺の情報を1枚ずつ手入力していく必要があるためデータベース化が完了するまでに時間がかかることが想定されます。
名刺の数が数枚程度であれば、さほど気にすることではありませんが、数千枚と膨大な量になると、その入力作業は非常に面倒です。
そのため、表計算ソフトによる管理の次ステップとしては、手作業の入力から自動による効率化が求められます。

自社で独自の顧客データベースシステムを開発・構築する

自社で独自の顧客データベースシステムを開発・構築して、名刺を登録します。
システム開発を自社で行う必要があるため、当然ながらそれなりの労力や資金面でのコストがかかります。

オリジナルの顧客データベースを独自に開発・構築するメリットとしては、

  • 自由にシステムをカスタマイズできる
  • 自社の他業務システムとの連携がしやすい
  • 自社のセキュリティ要件に合わせられる

などの点が挙げられます。
システム開発を行う以上は、スキャナーやスマホで名刺の情報を読み取り、自動的にデータベースに登録するなど、入力作業の効率化も要件として必要になってくるでしょう。

クラウドベースの名刺管理ツールを導入する

クラウドベースの名刺管理ツールを導入してデータベース化する方法もあります。
現在は、パソコンやモバイルでさまざまな名刺管理ツールやアプリが利用できます。
スキャナーやモバイルのカメラで名刺を取り込むことで、大量の名刺を正確に短時間でデータベース化できます。

また、入力した名刺情報をそのままクラウド上の顧客データベースとして管理・活用ができるので、共有や社外からのアクセスもしやすくなります
クラウドベースの名刺管理ツールは、名刺の入力からデータベース化しての管理活用まで一貫して使えるので非常に便利です。
なお、読み取りの精度や機能、価格もツールによりさまざまですが、個人向けのものもあるので、企業で導入する際には、セキュリティも含めて検討することをおすすめします。

名刺管理ツールの選び方については、以下の記事をご参照ください。

法人向け名刺管理ツールの選び方

まとめ

いかがでしたでしょうか。顧客名刺のデータベース化の意義やメリット、実際のデータベース化の方法について解説いたしました。
昨今のDX推進の流れで、名刺のあり方も大きく変わってきました。デジタルを活用した名刺管理は大きく進歩しており、今後はデータベース化して管理・活用するのが一般的になりつつあります。

ぜひ、この機会に本記事で解説したデータベース化の方法を参考に顧客名刺のさらなる管理活用に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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紙名刺のデータベース化やオンライン名刺交換の機能のほか、名刺の履歴管理、名寄せ、詳細な検索やグルーピング機能、社内メンバー同士の共有のほか、Salesforceの顧客データへの登録・更新などさまざまな機能を備えており、単なる名刺をデータベース化するツールではなく、顧客データを営業・経営に活かすことを支援するツールとして開発されました。

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