営業リストの作り方｜必要項目・収集方法からSFA活用まで解説

営業リストは、ターゲット選定→情報収集→リスト化・整理という3つのステップで作成すると、迷わず・抜け漏れなく仕上げることができます。

本記事を読むことで、営業リストに記載すべき具体的な項目、インターネット・SNS・名刺管理ツールを使った効率的な情報収集の方法、そしてExcelやSalesforceのレポート機能を使った実際のリスト作成手順まで、明日から実践できる形で理解できます。

営業リストを作成すれば、営業部門全体で顧客情報を共有し、属人化しない組織的な営業活動が可能になります。とはいえ、「どんな情報を記載すべきか」「顧客情報をどう集めればいいか」がわからず、手が止まってしまう方も少なくありません。

この記事では、営業リストを作成する必要性やメリットに加え、実際に成果につながる営業リストの作り方を、具体的な手順に沿ってご紹介します。

営業リストとは顧客リストのこと

営業リストとは、営業活動を行う上で必要となる顧客情報が記載されている、いわゆる顧客リストのことを指します。営業担当者は営業リストをもとに、電話営業や訪問営業、DM送付などを行います。

営業リストに記載される主な項目は下記のとおりです。

項目	記載する目的
企業名	アプローチ先の特定
代表者名	契約・意思決定者の把握
電話番号	電話営業でのアプローチ
担当部署	適切な窓口への連絡
担当者名	個別対応・関係構築
メールアドレス	メール営業・DM送付
案件の進捗	次のアクションの判断
顧客の受注確度	アプローチの優先順位付け

営業リストを作成するメリット

営業リストを作成すれば、いくつかのメリットを享受することができます。

顧客情報を共有できる

営業リストがあれば、顧客情報を営業部門全体で共有することができます。複数の営業担当者が同じ顧客に重複してアプローチするといったトラブルを回避することも可能になります。

ただし、営業リストを営業一人ひとりがそれぞれで保有し、情報共有をしない場合は同じ顧客に対して重複してアプローチをしてしまうことにもつながるため、SFAやCRMを活用し、リアルタイムに情報の可視化と共有を行うしくみが重要となります。

営業活動を効率化できる

営業リストを作成して、顧客情報を一覧で確認できるようにすれば、営業活動を効率化することができます。電話やメールによるアプローチをスピーディーに行うことができるので、リード獲得数アップにつながります。

受注件数を増やすことができる

営業リストを確認して、受注確度が高い顧客に優先的にアプローチすることで、受注件数を増やすことができます。また、受注確度の低い顧客へのアプローチに、時間をかけてしまうといったリスクも回避することが可能です。

営業担当者が次に行うべきことを把握できる

営業リストの案件の進捗を確認すれば、営業担当者は次にやるべきことをすぐに把握できます。一人の営業担当者が複数の案件を同時進行しているときなど、混乱してしまうことを防げます。

営業リストの作り方3ステップ

営業リストは、次の3つのステップで作成すると、抜け漏れなく効率的に仕上げることができます。

ステップ1：ターゲットを選定する

情報収集を始める前に、「どのような企業・担当者にアプローチしたいか」を明確にしておきましょう。業種、企業規模（従業員数・売上規模）、地域、抱えていそうな課題などの条件を具体化しておくことで、収集すべき情報の的が絞られ、後工程の作業量を大幅に減らすことができます。

ステップ2：顧客情報を収集する

ターゲット条件が固まったら、複数の手段を組み合わせて顧客情報を収集します。

インターネットで顧客情報を収集する

地域や業種などを指定してインターネットで検索すれば、ターゲットになりうる企業をピックアップすることができます。業界団体のウェブサイトなどを参照すれば、効率的に営業リストを作成することも可能です。

SNSで顧客情報を収集する

Twitter、Facebook、InstagramといったSNSを活用すれば、自社の商品・サービスに興味を持つ顧客を見つけることができます。SNSには拡散力があるため、自社の商品・サービスに関する情報を定期的に発信することで、多くの顧客情報を収集できる可能性があります。

名刺情報を活用する

各営業担当者が営業先や展示会、セミナーなどで交換した名刺情報も、営業リストに欠かせない情報源です。
インターネットやSNSでは調べることができない、担当者個人とのつながりを示す情報を入手できるため、名刺交換をしたあとは忘れずに顧客データベースに登録することが非常に重要です。

このとき課題になりやすいのが、名刺の情報を1枚ずつ手入力する手間と、担当者ごとに管理していた名刺データを統合した際の重複・表記ゆれです。

こうした対策の一環として、SmartVisca（スマートビスカ）のような名刺管理ツールを活用すると、名刺を撮影するだけで顧客データとして自動登録できるため、手間をかけずに情報を蓄積できます。

加えて、SmartViscaは氏名やメールアドレスなどをキーにして、同一人物と判断した名刺データを自動で名寄せする機能を備えており、複数の営業担当者が持ち寄った名刺情報を統合する際の重複登録や表記ゆれを防ぎ、リスト整理の手間を省力化できます。

ステップ3：情報をリスト化・整理する

収集した情報を一つのリストにまとめ、記入漏れや表記ゆれがないかを確認します。
特に、同じ企業・担当者の情報が複数の経路（インターネット、SNS、名刺など）から重複して収集されるケースがあるため、企業名や担当者名の表記を統一し、重複データを整理しておくことが、後々の運用のしやすさにつながります。

営業リストを作成して活用するためのポイント

営業リストを効果的に活用するために、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

営業部門全体で共有する

営業リストは作成したら終わりではなく、その情報をしっかりと営業部門全体で共有することが大切です。顧客情報を営業担当者間で共有することで、組織的な営業活動を進めることができます。

データを最新化する

案件に進展があったり、顧客の担当者が変わったりした場合、営業担当者は営業リストを忘れずに更新する必要があります。顧客情報が更新されないままだと、担当者の名前を間違えて連絡してしまうなど、失礼な対応をとってしまうリスクがあります。

案件の進捗・受注確度も記録する

営業リストには、住所や連絡先など顧客の個人情報だけでなく、案件の進捗や受注確度なども記録してください。営業担当者は、案件の進捗や受注確度を確認することで、適切なアプローチの方法を選択できるので、受注につながりやすくなります。

顧客企業が属する業界の動向も記載する

余裕があれば、営業リストに顧客企業が属する業界の動向なども記載するといいでしょう。市場動向がわかれば、景気が上昇している業界に属する顧客に優先的にアプローチすることで、受注件数が増加する可能性があります。

顧客情報を適切に管理するならSFAもおすすめ

顧客情報を適切に管理して売上アップにつなげたい方には、営業リストに加えてSalesforceに代表されるSFA（営業支援システム）の活用もおすすめです。

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業活動を支援するシステムを指します。

SFAには、下記のような営業活動に役立つさまざまな機能があります。

機能	内容
顧客管理	社名、住所、商談履歴、受注確度といった情報を一元管理
営業活動履歴	営業担当者の活動履歴を記録
営業活動日報	営業活動の日報を作成
案件管理	案件ごとの進捗、受注確度、受注予測金額などを管理
スケジュール管理	営業担当者のスケジュールを登録・管理
分析・集計レポート	売上や営業活動の履歴をレポートとして集計・分析
見積書作成	見積書を作成

SFAに蓄積されたデータを活用すれば、顧客に効果的なアプローチを行い、受注件数を増加させることが可能です。SFAを導入する際には、自社に合った製品を選ぶことと、営業部門内に定着させることが大切なポイントになります。

SFAとCRMの違いや、日本国内で最も使用されているSFAであるSalesforceについては以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

Salesforceのレポート機能で営業リストを作成する手順

すでにSalesforceを利用している場合は、レポート機能を使うことで、蓄積された顧客データから条件に合った営業リストを簡単に作成できます。

レポートタイプを選択する

Salesforceのホーム画面から「レポート」タブを開き、「新規レポート」を選択します。作成したいリストの目的に応じて、「取引先」や「取引先責任者」など該当する標準レポートタイプを選びます。

検索条件（フィルタ）を設定して必要なデータを絞り込む

「検索条件」のタブをクリックして、業種・地域・ステータスなど、絞り込みたいターゲット条件を指定します。表示範囲を必要に応じて調整し、対象外のデータを除外します。

表示する項目（列）を追加・削除する

「アウトライン」タブをクリックで、企業名・担当者名・電話番号・案件の進捗など、営業リストに表示したい項目を列として追加します。逆に、表示したくない項目は項目名の右側についている×をクリックすると消すことができます。

レポートを保存＆実行する

リストをエクスポートする

レポートが完成したら、すぐに活用ができる状態になります。ExcelやCSV形式で出力して営業リストとして活用したい場合は、エクスポート機能を使うと出力できます。

※Salesforceのエクスポート機能は、ユーザーのプロファイル権限によって利用可否が異なる場合があります。エクスポートできない場合は、管理者にエクスポート権限の付与を確認してください。

まとめ

営業リストは、①ターゲット選定、②情報収集、③リスト化・整理という3つのステップで作成することで、抜け漏れなく効率的に仕上げることができます。

特に情報収集の工程では、インターネットやSNSに加えて、SmartViscaのような名刺管理ツールを活用することで、手間をかけずに精度の高い顧客データを蓄積できます。

作成した営業リストは、営業部門全体で共有し、常に最新の状態を保つことで、初めて組織的な営業活動の武器になります。さらに、SalesforceなどのSFAと組み合わせることで、リストの管理・活用をより効率化することも可能です。

営業リストの作成・運用にお悩みの際は、ぜひサンブリッジにご相談ください。