リモートワークやオンラインでの商談・イベントが普及しているなか、顧客と直接会う機会も減り、新規顧客の獲得数が以前と比較して減少したという声も多く耳にします。また、対顧客だけでなく、社内のメンバー同士でも顔を合わせる機会が減ったために、なかなか顔と名前が覚えられない、連絡をとりづらいという状況も増えているのではないでしょうか。

本記事では、そのような方に向けて、SmartViscaのクラウド連絡帳を使うことで、自社の顧客リストからアプローチ先を探す際に使える方法をご紹介するとともに、社内の従業員とのやり取りもしやすくなる活用方法ご紹介します。

SmartViscaやクラウド連絡帳については、こちらのページをご覧ください。
なお、本記事ではモバイルの画面を中心にご紹介しておりますが、パソコンからの操作ももちろん可能です。

顧客リストからアプローチ先を探す

ケース１：接点のない会社の人に連絡をとりたい～顧客と社内の人脈を確認

名刺や顧客データ管理を使うメリットの一つが、社内の人物と取引先との過去のつながりを知ることができる点です。
例えば、営業であれば、過去の案件の掘り起こしや既存客の関連企業など、特定の企業にアプローチをしたいという場面もあると思います。
通常、相手先の担当者を知らない場合は、代表番号に電話をかけることになりますが、いきなり電話をしてもなかなか担当者までは繋いでもらえません。

そのような際、相手企業と接点のある人が社内にいれば、その人を通してアプローチをする方が連絡を取れる確率が大きくあがります。
ここでは、そのような場合に使える、特定の企業と社内メンバーのつながりを探す手順をご紹介します。

例）「株式会社ビスカコーポレーション」という企業の営業担当者と連絡をとりたい場合

（１）SmartViscaを開きます。

（２）「社外」タブが開かれている状態で、詳細検索をクリックします。

（３）詳細検索条件の画面で、アプローチしたい先の社名「ビスカコーポレーション」を指定します。
同じ名刺が複数ある場合は最新の名刺だけを見たいので、状態の欄から「最新」を指定します。

（４）結果一覧です。ビスカコーポレーションの複数の人物と名刺の交換履歴があることがわかります。

（５）できれば営業部の人と連絡をとりたいため、さらに部署も指定してみます。

（６）結果一覧です。一覧から「佐藤克典」様の画面を開いてみます。

（７）「つながり」には、過去に名刺を交換した社内の人物が載っています。ここでは、社内の木下さんが過去に名刺の交換をした履歴があることがわかりました。

 

この後は、木下さんに、ビスカコーポレーションの人と連絡がとりたい旨、依頼してみるという流れになします（後述の社内への連絡の記述を参照）。

社内メンバーのすべてのつながりを把握するには：

木下さん以外にも、顧客と接点のある社内の人を探したい場合は、顧客名の詳細画面にある「つながり」で確認することができます。（以下はパソコン版の画面イメージです）

ケース２：過去に接点のあったお客様にアプローチ～イベントの参加履歴で検索

営業やマーケティング施策で、自社の顧客からアプローチ候補を決める際に、過去に特定のイベントやセミナーなどに参加いただいたお客様を条件にするということも多いでしょう。
例えば、SFA（営業支援システム）のサービスを紹介したい場合に、過去に営業関連のイベントに参加したお客様を条件にするといった方法です。
そんなときにも、SmartViscaのクラウド連絡帳であれば、参加したイベントを条件として顧客をリストアップすることができます。その場合の方法をご紹介します。

（１）SmartViscaを開き、顧客の検索画面で「キャンペーン追加」を指定します。

（２）キャンペーンの選択画面が出てくるので、キャンペーン名を指定します。　

 

※Salesforceであらかじめキャンペーンを作成し、顧客をキャンペーンメンバーに指定しておくことが必要です（SmartViscaを導入いただくと、Salesforceのキャンペーン作成および名刺の取り込み時での指定、取り込み後のメンバーの追加・更新が可能です）
※キャンペーンは複数指定することも可能です

（３）さらに絞り込みをかけたい場合は、自分が所有している名刺のみに指定したり、ケース1の例のように部署や役職を指定するといったことも可能です。

キャンペーンの便利な使い方：

今回ご紹介した例だけでなく、特定の条件で作成したリストをSalesforceのキャンペーンに登録しておけば、クラウド連絡帳でそのキャンペーンを指定して対象者を表示させることができます。
Salesforceのリストやキャンペーンを開かずにSmartVisca上で作業ができるため、外出先から隙間時間を使って架電をするといった業務もやりやすくなります。

メモ欄の活用で独自の条件指定も：

顧客の詳細画面には、部署や役職などの属性情報のほかに「メモ欄」いう自由記述の項目があります。
使い方はアイデア次第で、例えば、顧客と話をした際の印象やサービス購入の見込み度合い、導入製品などを記入しておくなどにも使えます。社内で共有の記述ルールを設定しておけば、検索の際にも便利です。

社員との連絡もスムーズに～スマホの連絡帳登録も不要に

次は、クラウド連絡帳を使って、社内のメンバーとのやり取りに使える方法をご紹介します。

ケース３：社内の人を探す～リモートでも外出でも

社内で連絡を取りたい人がいても、以前のように全員が出社していたり、知っているメンバーばかりであれば良いですが、互いにリモートワークや外勤で常に社内にいない、または部署やフロア、支社が別で面識がないといった場合もあるかと思います。

そんな場合でも、クラウド連絡帳から簡単に電話やメールで連絡をとることができます。
例えば、ケース１でとりあげた株式会社ビスカコーポレーションと接点のある社内の従業員（木下さん）と連絡を取りたい場合は、木下さんの詳細画面からメールや電話をかけることができます。

通常であれば、社内の名簿やメール履歴、またはモバイルのアドレス帳から連絡先を探すといった手順になると思いますが、クラウド連絡帳があればそういった作業は不要です。自身のモバイルの電話帳に事前に電話番号を登録するという手間もかからず、すぐに検索して電話をかけることができます。

リモートワークや外勤・異動が多い会社、入社したばかりで他のメンバーがわからない社員など、状況に関わらず社内で連絡をとりやすい環境になります。

ケース４：社内のスキルや趣味で検索

社内の人物検索として、少しユニークな使い方もご紹介します。クラウド連絡帳の社内のプロフィールには、「PR」という項目があり、自由記述になっています。
お客様や社内メンバーに対して、自己紹介文などを入れておくことができますが、運用の方法でいくらでも活用が広がります。
例えば、社内サークルの盛んな会社であれば、各自が自分の趣味を登録しておくことで、仲間を探してメンバーを募集するといったことができます。

また、技術者が多い企業では、各自の得意な言語や領域を登録しておき、社内で対応可能な人員の有無を確認するといった使い方なども良いかもしれません。

着信表示機能で相手先を表示～お客様から社内の連絡まで電話の相手を瞬時に判断

最後にご紹介するのは、着信表示通知機能です。これはクラウド連絡帳に登録されている人物から着信があった際、相手先を表示するという機能です。

スマートフォンなどのモバイルでは、自身のアドレス帳に登録してある相手から着信があった際は、通常相手先が表示されますが、クラウド連絡帳を使うことの大きな違いは、自分でアドレス帳に登録するという作業が不要という点です。

クラウド連絡帳に存在する顧客・社員であれば、着信通知で相手先が表示されるため、社内の他のメンバーが登録したお客様情報でも対象となります。
相手先がわかることで、急ぎの案件やお客様対応など、優先的に対応するかの判断もしやすくなります。

普段多くのお客様と接する営業や経営層にとって、自身のアドレス帳にお客様の情報を登録するというのは、忙しい業務のなかでは後回しにしがちです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
クラウド連絡帳を使うことで、紙の名刺やオンライン名刺で獲得した顧客情報を蓄積できるだけでなく、条件を細かく指定した絞り込みや、メール・電話での連絡もストレスなく進めることができます。また、社内メンバーの名簿としても使えるため、顧客のアプローチと社内との連携がひとつの画面で完結します。

本記事を見て、ご興味をお持ちいただきましたら、詳しい資料やトライアルもご用意しておりますので、あわせてご利用ください。

（注）本記事の画面キャプチャには、個人情報保護の観点から開発環境の画面等を使用しております。