Salesforce 導入事例： 株式会社リンクアカデミー（基幹システム統合編）

「学び」を通じ、自らのキャリアを磨き上げる場を目指して

“あなたのキャリアに、本気のパートナーを。”を掲げ、多様化する個人のキャリアニーズに応えるスクール事業を展開する株式会社リンクアカデミーは、「パソコンスクールアビバ」と「資格スクール大栄」2つのスクール事業サービスを展開、全国で107校を運営している。

人材の流動化が進む現代のビジネス社会において、自分自身のキャリアを向上させていくためには、目の前の課題に向き合いつつも将来を見据えて新たな道を切り開いていく必要がある。「人は学ぶことで新たな喜びや可能性を見出していくのです。私たちは、そのような個人の可能性を広げる活動をお手伝いするためのスクール事業を展開しているのです。」と経営管理本部の山内 由夏氏は語る。

異なる運用が行われていた２つの基幹システムをSalesforceで統合

2013年12月にPCスクール事業の大手株式会社アビバと資格スクール事業の老舗である大栄教育システム株式会社が経営統合により設立された株式会社リンクアカデミー。同社が直面していた課題は事業統合前からの２社の基幹システムが統合後も運用されていたため、日々の業務が煩雑化していることだった。

アビバの基幹システムは、その配下に営業管理、受講生管理、契約・受講管理の３つのシステムが衛星的に繋がっており、それぞれに担当者が割り当てられていたが、営業数値、管理帳票の掃き出しにも大変な労力と時間がかかっていた。一方、大栄教育システムの基幹システムは運用面における制約が多く、帳票掃き出しの機能も現在の業務におけるニーズを満たせなくなっており、結果的に全国の各拠点の担当者が個別に業績管理をExcelで行わざるを得ない状況であった。つまり一つの会社でありながら基幹システムとExcelによる業績管理が混在していたのである。

この状況を改善するため、親会社である株式会社リンクアンドモチベーションのSalesforce導入を機に、同社でもSalesforceによるシステム統合を決断した。

HerokuとSalesforceのシステム連携で受講生の実績をワンストップで可視化

リンクアカデミーの基幹システムリプレイスプロジェクトにおける取り組みのテーマは、「拡張性」「柔軟性」「スピード」の3つであった。今後、お客様ニーズに合わせた新規事業を立ち上げる上でシステムの拡張性と柔軟性はもちろんのこと、本社がグループ親会社と共に、よりタイムリーな売上動向を把握できる必要であった。

旧システムにおけるボトルネックとなっていたバックエンドの基幹システムをSalesforceプラットフォームで構築する一方、受講生の出席管理システムにはSalesforceライセンスが不要でありながらも親和性の高いHerokuを採用した。年間述べ約33,000名の受講生と講座の組合せには無限のパターンがあり、受講スケジュールが個別にプランニングされる中においても、受講実績をはじめとする顧客情報をワンストップで管理することが可能となり、上場企業であるグループ会社とのデータ連携も効率的に行えるシステムに仕上がった。

各校舎ではこれらの情報を元にお客様へ業務プロセスに応じ提案や契約が必要となる。その際に利用する帳票システムは日本オプロ社の「OPROARTS」を利用。15種を超える帳票で見積、契約、受講管理、契約変更、解約等の複雑な業務効率が大幅に改善、スピーディーに標準化を実現した。

「弊社の場合、特定商取引法の対象となるため、基幹システムのデータの帳票掃き出しとの連携が非常に重要でした。営業側面、受講生管理側面、リーガル対応の3側面での帳票対応をワンパッケージで対応可能であったことも選定の上での大きな決め手となりました。」と山内氏は語る。

業務プロセスの可視化に伴い、従業員のモチベーションも向上

基幹システムの移行という大きなプロジェクトすべてがスムーズに進んだわけではない。「旧基幹システム担当者不在の状況でプロジェクトを進めた関係で、運用開始後の負荷はそれなりに高いものがありました。Saleforceのユーザーインターフェースやオブジェクト構造の理解などにも大変な労力がかかりました。」と山内氏は語る。とはいえ、リリース時においてプロジェクトチーム自らによる社内サポートの実施や、旧システムからSalesforceへの移行対象となるデータの選定をきめ細かく行い、不要なデータも最小化した上で運用にのせた。

Salesforceによるシステム統合の結果、複数のシステムやExcelなど属人的に行われていた業務が平準化され、入力業務の大幅な低減や業務フローにおける各プロセスのシームレスな連携により、ヒューマンエラーの低減や業務効率も大幅に向上、従業員のモチベーション向上にも繋がった。

「サンブリッジとのSalesforce導入プロジェクトではコミュニケーション頻度も高く、レスポンスも非常に速い。解決策の提案頻度も多く、プロジェクトが滞ることがほとんどありませんでした。」と山内氏。

今後の展望は、Salesforceを企業競争における武器として位置づけ、営業側面におけるナレッジ共有強化のみならずマーケティング活動含む企業情報活用のプラットフォームとして活用していく構想とのことだ。

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サンブリッジでは、営業支援（SFA）や顧客管理（CRM）システムの代表であるSalesforceの導入・定着化支援を長年行ってまいりました。お客様の悩みに合わせて認定テクニカルアーキテクト率いる経験豊富なプロフェッショナルチームが業務改善をご支援します。

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