新卒入社2ヶ月で学んだビジネスのいろは

普段、業務をする中で、こういった経験はないでしょうか？

• 「指示を聞いたのに、いざ作業を始めると手が止まる」
• 「報告がうまくまとまらず、相手から何度も聞き返される」
• 「相手と自分の認識にズレがあり、手戻りが発生する」

私自身、入社直後はまさにこの壁にぶつかりました。しかしビジネスコミュニケーション研修を通じて「聞く・読む・書く・話す」という4つの基本動作と、それを支える3つの意識を学んだことで、日々の業務に自信を持って取り組めるようになりました。

本記事では、新卒入社2ヶ月で実感した学びを具体的なエピソードとともに紹介します。新社会人の方はもちろん、改めて社会人としての基礎を振り返りたい方にも参考になれば幸いです。

4つの基本動作と3つの意識：ビジネスパーソンが身につけておくべきこと

若手社員の仕事は、上司や先輩から作業指示を受けることから始まります。指示を正確に把握し、指示された内容を的確にこなすことで、期待されたアウトプットを出すことが求められます。

そのために必要になるのが「聞く」「読む」「書く」「話す」という4つの基本動作です。「聞く」で作業指示を正しく受け取り、「読む」で必要な情報を集めます。「書く」で成果物を正しくまとめ、「話す」で状況をわかりやすく伝えます。

この4つの動作を支えるのが、次の3つの意識です。

• 目的意識：「何のためにやるのか」を常に考え、主体的に仕事に取り組む
• 相手意識：上司・先輩・お客様の立場に立ち、円滑に協同作業を行う
• コスト意識：時間＝コストと捉え、手戻りを減らして効率的に進める

ただ漫然と作業をこなすのではなく、「基本動作×意識」を常にかけ合わせることが重要です。例えば「聞く」ときは話し手の意図を考えながら聞き（目的意識）、1回で聞き取れるよう工夫する（コスト意識）。こういった意識の組み合わせが仕事の質を大きく左右します。

具体的なシーンで見ていきましょう。

「お客様向け提案資料を作成してほしい」と上司や先輩から依頼を受けたとき、皆さんであればどのように仕事を進めていきますか？「提案資料を作る」という言葉だけにとらわれてしまい、いきなり自分が思い描いた資料を作成してしまってはいないでしょうか？

「提案資料を作る」という指示を受けたタイミングで、「誰に対して、何を、いつまでに伝えるための資料なのか」を考えることが重要です（目的意識・相手意識）。そのステップを踏まえることで必要な情報・構成・確認タイミングが自ずと見えてきます。

さらに「修正のやり直しが何度も発生しないよう、初稿前に論点を上司とすり合わせる」と決めれば、結果として時間も削減できますよね（コスト意識）。

ごくごく当たり前のことかもしれませんが、普段当たり前に行っている業務だからこそ、改めて自問してみてもらえたらと思います。

何か指示を受けたとき、報告するとき——4つの基本動作と3つの意識を、本当に組み合わせて使えているでしょうか？

「聞く」「読む」で作業指示を正しく受け取る

ここからは、先ほど触れた3つの意識を踏まえた上で4つの基本動作のうち、まず作業指示を受け取る場面で使う「聞く」と「読む」について、それぞれ重要なポイントと業務での使い方を見ていきます。

「聞く」：受動と能動の2つを使いこなす

指示を一通り聞いて内容を理解したはずなのに、席に戻ると「あれ、何から手をつければいいんだっけ？」と固まってしまう。あとで聞き直そうにも、何を聞けばいいかですら整理できない——そんな経験はないでしょうか。

「聞く」のゴールは、必要な情報を正しく理解して自分のアクションにつなげることです。ただ音として聞くだけでなく、能動的に情報を取りに行く姿勢が求められます。

「聞く」で重要な点は大きく3点です。

• メモを取りながら聞く
• 不明箇所を識別しながら聞く
• 聞いた情報から段取り（To-Doリスト）を整理する

私が研修で最初に学んだのは「メモを取りながら聞く」ことの重要性でした。その場では覚えられるように感じても、時間が経つと必ず忘れます。（人間の記憶力を信用してはいけません。）あらかじめ日付や項目欄を準備しておき、ポイントを絞ってメモを取ることが重要です。

次に重要なのが「不明箇所を識別しながら聞く」ことです。わからない部分にとらわれて後の話が頭に入らない、という事態を避けるため、不明箇所にはメモ上で「？」マークをつけておきます。後からどこを質問すべきか、すぐ特定できるようになります。

そして「聞く」の仕上げが、5W1Hで不足情報をチェックし、作業の段取り（To-Doリスト）を描くことです。作業指示を聞いた直後に「すぐ着手できるか？」「次に上司と話すまでに困ることはないか？」を確認します。ここまでできて初めて「聞く」は合格点に達します。

例えば、「来週の定例までに、A社向け提案書のドラフトを用意しておいて」と指示を受けたとします。まずはメモに「A社向け提案書ドラフト／定例（X月X日）まで」と書き留め、5W1Hで不足を洗い出します。「Why（背景・狙い）」「What（含めるべき要素）」「How（フォーマットや参考資料）」が抜けていれば、その場で確認するか「？」マークを残し、その日のうちに追加質問するTo-Doを立てます。これだけで提出直前の手戻りを大きく減らすことが可能です。

「読む」：一次調査と二次調査で効率よく情報を集める

資料やマニュアルを最初から丁寧に読み込んだのに、いざアウトプットを作ろうとすると「結局どこに何が書いてあったか」が思い出せない。気づけば同じページを何度も往復している——そんな経験はないでしょうか。

「読む」のゴールは、必要な情報を探し当てて自分のアウトプットにつなげることです。ただ漫然と資料を読むのではなく、目的を持って効率的に読むことがポイントです。

「読む」で重要な点は大きく3点です。

• 一次調査で全体像を把握する
• 二次調査で的を絞って読み込む
• 理解・疑問を書き込みながら読み、信頼性を担保する

まず「一次調査」で全体像を把握します。目次に目を通し、読むべき箇所に付箋を貼る。この段階では深追いせず、広く浅く情報の所在をつかみます。

続いて「二次調査」で的を絞って詳しく読み込みます。一次調査で特定した範囲を集中して読み、中間成果物（メモや表）を埋めていきます。

読む際のコツは、重要な箇所にマーカーを引き、自分の理解や疑問を書き込みながら読むことです。後からアウトプットを作成する際に、読み直しの時間を大幅に削減できます。また、複数の情報源にあたることで情報の信頼性を担保することも忘れてはなりません。

例えば、お客様から「Salesforceの〇〇機能について教えてほしい」と問い合わせを受けたとき、まずは公式ヘルプの目次を流し読みして関連ページに付箋を貼り（一次調査）、その後、該当ページと関連リリースノートを集中して読み込みます（二次調査）。1つの情報源だけで判断せず、複数の公式ドキュメントで内容を裏取りすると、回答の信頼性が一段と高まります。

「書く」「話す」で成果をわかりやすく伝える

続いて、「書く」と「話す」について、それぞれ重要なポイントと業務での使い方を見ていきます。

「書く」：読み手のアクションに繋がる文書を作る

時間をかけて議事録やメールを書いたのに、上司から「で、何をすればいいの？」と返される。自分なりに丁寧に書いたつもりが、読み手のアクションには繋がっていなかった——そんな経験はないでしょうか。

「書く」のゴールは、成果物を通じて相手に期待するアクションを取ってもらうことです。自分が書きたいことを書くのではなく、読み手目線で構成することが重要です。

「書く」で重要な点は大きく3点です。

• 読み手のアクションから逆算して構成する
• 結論を先に書き、根拠を後に置く
• セルフチェックを徹底する

若手社員が最初に書く機会が多いのが議事録とメールです。議事録では「誰が・何を・いつまでに行うか」を明確に記録します。会議中のメモ取りから編集、提出後の確認まで一連のプロセスを意識することで、質の高い議事録を作成できます。

メールでは、件名から用件がわかるようにし、本文の冒頭で結論を述べます。質問や依頼事項は箇条書きで整理し、相手がすぐアクションを取れるように工夫します。

どちらにも共通するのがセルフチェックの徹底です。誤字脱字はもちろん、事実と主張が混在していないか、表記揺れがないかを確認します。一度書いた文書は証拠にもなるため、不用意な表現がないか送信前に必ず見直しましょう。

例えば、定例会議の議事録において、冒頭に「決定事項」と「ToDo（誰が・何を・いつまでに）」をまとめ、その後に議論経緯を残します。読み手は議事録を開いた瞬間に「自分が次に何をすべきか」を判断できる構成になります。

「話す」：報連相で成果を確実に届ける

報告したつもりが「結局どうなってるの？」と聞き返される。相談したかったのに雑談のように受け取られ、判断が前に進まない——そんな経験はないでしょうか。

「話す」のゴールは、メッセージが正しく伝わり、相手のアクションにつながることです。若手社員にとって特に重要なのが「報告・連絡・相談」、いわゆる報連相です。

「話す」で重要な点は大きく3点です。

• 報連相を目的に応じて使い分ける
• PREP法で結論から伝える
• 相手の状況に合わせて粒度を変える

報告では、結論を最初に伝え、次に理由や経緯を説明します。上司が最も知りたいのは「今どうなっているか」と「次にどうするか」です。この2点を簡潔に伝えることを意識しましょう。

相談では「何がわからないのか」を具体化してから臨むことがポイントです。「ここまではわかっているが、この点が判断できない」とリクエスト形式で伝えると、相手も答えやすくなります。

連絡では、共有すべき情報を適切なタイミングで届けます。遅れや変更が発生した場合は、影響が小さいうちに早めに伝えることが鉄則です。

また、報告・相談・提案のいずれの場面でも有効なのがPREP法です。PREP法はPoint（結論）→ Reason（理由）→ Example（具体例）→ Point（結論の再確認）の順で話す型で、短い時間でも相手が要点を掴みやすくなります。

例えば、見積もりの修正が必要になったとき、「依頼内容について相談したい」とだけ伝えるよりも、PREP法に沿って次のように伝えると効果的です。「（結論）見積もりの修正が必要になりそうです。（理由）昨日のヒアリングで要件Aが追加されたためです。（具体例）想定工数は約X人日増える見込みです。（結論）修正版の方針について、15分ほどお時間をいただけますか」。この一言で、上司は即座に判断・指示を出せます。

まとめ：目的意識・相手意識・コスト意識を持って仕事に臨む

入社2ヶ月で学んだ最大の気づきは、すべての仕事は「聞く→読む→書く→話す」のサイクルで回っているということです。そして、このサイクルを効果的に回すカギが目的意識・相手意識・コスト意識の3つでした。

「何のためにやるのか」を考えれば、指示された作業を自分ごととして捉えられます。「誰のためにやるのか」を意識すれば、相手が求める品質やタイミングが見えてきます。「時間＝コスト」と認識すれば、段取りや優先順位の付け方が変わります。

一見簡単に見える日常業務の中にも、学ぶべきことは数多くあります。基本動作と意識を地道に積み重ねることが、信頼される社会人への第一歩だと実感しています。

サンブリッジでは、Salesforceシステム管理者向けトレーニングをはじめとした研修の実施はもちろん、教育事業として「ITを活用した業務変革をリードする人材」を育成するための教育講座の企画・開発にも取り組んでいます。社内の人材育成や若手社員のスキルアップにお悩みがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。