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2018/08/22   マーケティング担当 YH

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Salesforce(セールスフォース)お気に入り機能ご紹介①:レポート機能



日ごろ使っているツールやサービスについて、気に入っている機能や便利だと感じている点を紹介する「担当者のお気に入り」シリーズ。今回のテーマはSFAやCRMの代表的なサービスの一つであるSalesforceの機能についてです。使い始めたばかりの方やSalesforceに興味をお持ちの方に、活用や検討のご参考にしていただければと思います。

Salesforceにはさまざまな機能が備わっていますが、そのなかでも良く使われる機能の一つが「レポート機能」です。今回は、そのレポート機能のなかから、「マトリックス形式」というタイプのレポートをご紹介します。マトリックス形式は行と列を使ったグループ化と集計をしたい場合に便利なレポート形式で、数値データの全体像を一目で把握したい場合に使用します。
(注)Salesforceのエディションやお使いの環境によっては、機能が異なる場合がございます。

Salesforceにおけるレポート作成のステップ

まず、Salesforceでは、レポートを作成するにあたり、大きく分けて以下の4つのステップがあります。

①レポートタイプの選択
②項目の選択
③レポート形式の選択
④抽出条件の設定(必要に応じて)

レポートタイプとは:どのような仕上がりにしたいかをイメージ

Salesforceでは、Excelのようにいきなりレポートを作りはじめるのではなく、まず「レポートタイプ」を選択することから開始します。レポートタイプの種類により、選択できる項目が変わってきますので、表示したいレポートの内容を決めてから作業に入るようにします。レポートタイプは、あらかじめ用意されている「標準レポートタイプ」と、カスタムで作成できる「カスタムレポートタイプ」があります。

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新規作成時のレポートタイプ選択画面

 

表示形式とは

表示形式とは、レポートをどのように表示させるかを決めるものです。Excelのクロス集計にある「レポートのレイアウト」に似ているかもしれません。

Salesforceには4つの表示形式があります。

表形式:一番シンプルなレポート。レコードが一行ずつならんだ状態
サマリー形式:特定の項目でグルーピングができる形式
マトリックス形式:行と列を用いて集計が可能
結合形式:複数のレポートを共通のキーを用いて統合が可能

マトリックス形式は、Excelのクロス集計と似ているため、Excelに慣れている方は特に使いやすいと感じるでしょう。さらに、行や列の項目ごとにグループ化や集計ができる便利な機能を備えています。

マトリックスレポートを作成してみる

それでは、実際にレポートを作成してみましょう。
例として、集客施策の効果を分析するときに使う「リードソースごとの獲得件数」を集計したレポートを作ってみます。
今回、レポートで表示をしたい項目は以下になります。リードソース別に獲得できた件数と獲得時期を分析することが目的です。

—————————-
リードソース
企業名
リード名
リード作成月
—————————-

レポートタイプの選択

今回表示したい項目は、すべてリードに関する標準の項目です。そこで今回は、シンプルに「リード」のレポートタイプを選びます。

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項目の選択

先ほどリストアップした項目を、左の項目リストからドラッグ&ドロップで選択します。不要な項目の削除や項目の並び替えもドラッグ&ドロップで変更可能です。

レポート形式の選択

必要な項目を選択した後は、レポート形式を選択します。
デフォルトでは「表形式」になっていますので、まずは「サマリー形式」を選んでみましょう。

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サマリー形式に変更すると、グルーピングを指定するエリアが表示されますので、「リードソース」および「作成月」をドラッグしてグループ化します。

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実行ボタンをクリックすると、以下のようにグループ化されます。

 

 

サマリー形式でもリードソースを月別に見ることができますが、さらに見やすくするため「マトリックス形式」に変更します。マトリックス形式を選択すると、画面が以下のような状態になります。

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左の行に「リードソース」、列には「作成月」が配置されました(配置されていない場合は、ドラッグ&ドロップで指定します)

 

「実行」をクリックして完成です。これで月別およびチャネル別でのリード獲得数が一目でわかりやすくなりました。

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このマトリックス形式のさらに便利なところは、行や列を複数の条件でグループ化できることです。例えば以下の例のように、月ごとに新規獲得リードの数を集計したいときなどに活用できます。

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④抽出条件の設定

Salesforceのレポート機能では、さまざまな抽出条件を設定できます。さらにロジックで条件の組み合わせを指定することも可能なため、測定したい内容に合わせて自由度の高いレポートの作成が可能です。

抽出条件に関しては、また別の機会にご紹介したいと思います。

いかがでしたでしょうか。Salesforceのマトリックスレポートでは、Excelのフィールドリストのように、ドラッグ&ドロップで行と列を入れ替えたり、さらにグループ化したりと便利な機能が備わっています。Excelによるレポート作成よりも大幅な時間削減が可能になりますので、是非活用してみてください。

 

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