トレンド情報・コラム 2021/06/08 マーケティング担当YH

プロジェクトが気づいたら赤字に~そんなPMの方にSalesforceをお勧めしたい理由


要件定義から担当者のアサイン、スケジュール作成や進捗管理まで、プロジェクト管理の仕事は多岐にわたります。そのような状況のなか、プロジェクトで想定通りの収益が生み出せているのかといった収支管理は、必要とわかっていても現実的にはなかなか手が回らないと感じている方も多いでしょう。「プロジェクトが気づいたら赤字に」といった経験をお持ちのプロジェクトマネージャー(PM)の方もいらっしゃるのではと思います。

本記事では、そのようにプロジェクトの収支管理が難しいと思っている方にこそ、Salesforceをお勧めしたい理由についてご説明します。

プロジェクトの収支管理が難しい理由

部門ごとにデータが分断されている

収支管理に必要な数字には、売上や受注金額、外注費やメンバーの稼働費など、さまざまな要素が関わってきますが、実際にそれらのデータは各担当部署によって扱われ、異なるシステムで管理されている企業も多いでしょう。

そのため、収支を算出するためには、同じデータを複数のシステムに二重で登録したり、一つのシステムからエクスポートをして別のシステムにインポート(またはExcel上で計算)したりといった作業が必要になります。例えば、現場の開発者が、プロジェクトの稼働時間をプロジェクト管理システムに記録し、さらに勤務時間を勤怠管理システムに入力するというような二度手間が発生している状況です。

このような状況では、収支の算出に時間をとられるだけでなく、人的なミスにより正確な数値が出せないといったことにも繋がります。

必要なデータが欠如している

もう一つの理由は、必要なデータが欠如しているという点です。特に上記のような非効率な状況においては、データの入力や更新がなかなか進まないといったこともあります。プロジェクトが始まった途端、稼働が詰まってしまう現場にとって、稼働時間の申請や勤務時間の登録など、直接プロジェクトの進捗に関与しない業務は、どうしても後回しにされがちです。

このようにプロジェクトに関わるデータが分散していたり、必要なデータが欠如していたりする場合、プロジェクトの収支を算出するのが難しくなり、いざ計算をしてみても辻褄があわないということにもなります。このような状況では、リアルタイムで収支を把握するのはさらに困難です。

プロジェクト収支のブラックボックスを透明化~Salesforceをお勧めする理由

それでは、プロジェクトのブラックボックス化をなくし、収益管理をしやすくるためになぜSalesforceがお勧めなのでしょうか。
結論からいうと、Salesforceでは一つのプラットフォームでプロジェクトに関連するさまざまなデータを連携し、一元管理や共有を可能にすることで、プロジェクトの収支管理がしやすい環境を構築できるためです。
どのように実現できるのか、実際に弊社での例をもとに具体的にご説明します。

商談と同時にプロジェクトを作成

営業フェーズでは、案件が進んだ段階でSalesforce上に商談や見積の作成を行いますが、この際、商談作成と同時にプロジェクトが登録され、見積に入力した数値が、プロジェクトの予定工数や収益に連携されるという仕組みになっています。

これにより、プロジェクトが開始されたときには、すでにSalesforce上でプロジェクトの登録や予定工数の入力も済んだ状態になっています。要件の変更がない限り、PMが新たに予定収益を計算したり、システムの登録をしたりといった作業は必要ありません。

商談画面上でプロジェクトの作成を確認できる

 

プロジェクト画面上に予定工数や利率が反映されている

 

勤怠管理がそのまま工数に反映

プロジェクトごとの稼働管理は、Salesforceと連携した勤怠管理システムを活用すると便利です。
サンブリッジでは、「TeamSpirit(チームスピリット)」を使っています。メンバーは勤務時間とあわせてプロジェクトごとに稼働した工数を登録するようになっているため、普段の勤怠管理とあわせてプロジェクトごとの稼働工数が記録されます。

これにより、プロジェクトの実績値に工数が自動で反映され、PMは複数のシステムやファイルを確認することなく収支を把握することができます。

トレンドからの予測も可能

上記だけでも収支の管理は可能ですが、プロジェクトが進行中の場合、「はたしてこのままのペースで大丈夫か」といった点も把握したいものです。
その機能が「トレンドからの予測値」です。それまでの稼働消費ペースなどをもとに、同じように進んだ場合の予測値を算出します。
プロジェクト完了後に収支がわかるだけでなく、リアルタイムに把握することで、プロジェクトが赤字になりそうかどうかを早めに気づくことができます。

Salesforceでプロジェクトの収支管理の仕組みを構築するには

以上のように、Salesforceでは各部署ごとに分断されているデータを連携・共有することで、営業フェーズで発生する商談や見積の作成といった作業(前工程)が、開発フェーズでのプロジェクト管理に必要な予定工数の算出といった作業(後工程)を担うという仕組みを構築することができ、プロジェクト管理や収支の可視化が効率的に実現できるようになります。

ただ、Salesforceはそれを可能にする強力なプラットフォーム(ツール)であり、実際に自社で使いやすい運用にするためには、必要なデータを取捨選択し、それをSalesforce上に適切なかたちで共有・活用されるような仕組みづくりが重要です。

サンブリッジは1999年の創立当初からSalesforceの法人設立パートナーとして自社でもSalesforceを使っていましたが、当初は商談管理が主要な用途でした。そこから試行錯誤を経て、現在の部門を超えた連携やプロジェクトを円滑に進める仕組みを構築するまでに至りました。

さらに、このような弊社のノウハウや仕組みは、同様にプロジェクト単位で業務を進めている企業でも役立つのではないかという考えのもと、生産性を高める機能や項目を集約したソリューションとして「プロジェクト管理パッケージ」のご提供を開始しました。

プロジェクト管理の負荷が高い、収支管理ができていないといった、お悩みをお持ちの方は、Salesforceのご利用有無に関わらずお気軽にご相談ください。

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