トレンド情報・コラム 2021/11/05

Salesforceを活用する方法とは?重要なポイントや実際の活用事例をご紹介


Salesforceの導入を検討しているものの、自社で活用できるのか不安に思っている方や、実際に導入していても、うまく活用できていないと感じている方もいらっしゃるかもしれません。

今回は、そのような方に向けて、Salesforceを活用する方法にフォーカスをあて、重要なポイントや実際の活用事例について解説いたします。

Salesforceを使う目的

Salesforceの活用にあたり、まずSalesforceを使う目的を整理しておきます。Salesforceにはさまざまなサービスがありますが、ここでは「営業支援システム(SFA)」として活用する前提で話を進めてまいります。

SFAは「Sales Force Automation」の略称で 、「営業支援システム」の文字通り、営業の効率化を支援するツールを意味します。

  • 営業の活動状況
  • 商談状況
  • リード(見込み顧客)情報
  • 顧客情報

などをデジタルデータとして蓄積・管理・分析することによって売上を効率的に増やしていくためのツールです。
SFAとしてSalesforceを活用すると、部門全体で営業上の数値を管理・共有ができ、正確な売上の予測を立てられるようになります。
さらに、個人で管理していた顧客情報を組織全体で共有することによる業務の属人性の排除といった目的でも活用されます。

Salesforceの活用方法

前述の通り、Salesforceを活用するとさまざまなデータをSalesforce上で一括管理できるようになります。

  • どのような顧客か(顧客の詳細情報)
  • どのような営業アプローチを仕掛けてきたか(営業の活動履歴)

特に上記のようなデータを組織全体で共有することで、営業に限らずマーケティングやカスタマーサポートなどにも活かすことができます。
こういったデータを一元化した上で、主に以下のような用途で活用していくことが求められます。

  • データの分析システムとして
  • 営業の中核システムとして

データの分析システムとして

たとえば、定量化されたデータを分析することによって、リードが商談につながる確率や平均日数などを割り出し、「いつまでに、どれくらいの売上を立てる」といった計画から逆算して、営業活動を推し進められます。

また、Salesforce上に記録・蓄積されていくデータを分析することで、

  • 契約に至った理由
  • 失注した理由

など、定性的なデータも把握することができ、より具体性のある営業計画を策定できます。

営業の中核システムとして

Salesforceを活用すると、これまで社内に点在していた顧客に関するあらゆるデータを、すべてSalesforce内に集約できます。

  • 案件情報
  • 商談の進捗状況
  • 提案書
  • 見積書
  • 契約書
  • 顧客とのやりとりのメール内容

など、これらはすべてSalesforceを介してやりとりが行われるため、自動的にデータとして蓄積されていきます。
また、顧客とのコミュニケーションを管理するCRM(Customer Relationship Management)機能によって、営業のプロセスが一貫し、営業販売における中核システムとしての役割を果たすこともできます。

さらに、カスタマーサポートの機能を連携すれば、顧客相談から課題解決までのプロセスがひとつにつながり、サービスの質を向上させることもできます。

Salesforceを活用するための重要ポイント

Salesforceを活用するために重要なポイントは以下の2点です。

  • いつでもどこでも、Salesforceを使えるようにする
  • データの入力を容易にする

いつでもどこでも、Salesforceを使えるように

Salesforceの特性を活かした使い方として、「いつでもどこでも使えるようにする」ことが重要です。特に近年は、外出や在宅といったリモートワークに対応しているツールへのニーズが高まっています。クラウドサービスとして提供されているSalesforceでは、社内にいなくてもスマートフォンやタブレットでツール操作ができるようになるため、リモートワークのニーズにマッチしていると言えます。

Salesforceは、どの方法で入力したデータでも即座にリアルタイム更新され、確認することが可能なため、

  • 商談前に顧客の最新情報を確認
  • 商談後に進捗や成果を入力
  • スケジュールを共有
  • 日報や報告書を作成して共有
  • メールやチャットツールなどでやりとり

などのケースにおいて、Salesforceを最大限活用するためには、社内の運用ルールや体制、業務用スマートフォンの支給などの「いつでもどこでも」使える仕組みを作っておくことが重要です。

データの入力を容易に

「いつでもどこでも使えるようにする」と同時に、データ入力自体のハードルを下げる必要性があります。たとえば顧客と名刺交換を行い、顧客データを手入力するとなると業務への負荷が発生します。このような場合には、Salesforceと連携した名刺管理システムを活用すると良いでしょう。
名刺の情報をリード(見込み顧客)や取引先としてそのままSalesforceに登録し、商談情報や売上げと連携して活用できるようになります。

Salesforceの活用事例

実際のSalesforceの活用事例をご紹介していきます。

東京海上アセットマネジメント株式会社様の事例

Salesforce(Sales Cloud)の活用によって、営業活動とそのマネジメントにおけるDXを実現し、業務効率が大きく向上。

Salesforce導入前の課題

  • エクセルでの管理により情報の記載漏れが発生
  • 定量化されたデータとして分析・活用することが困難
  • セキュリティの制限で社外から共有サーバーにアクセスができない
  • 出張時、タブレット端末ではエクセルの入力がしづらい

Salesforceの活用による効果

  • 営業担当者の活動結果をグラフで可視化し、活動結果を数字でチェックしやすくなった
  • 活動情報の登録フォーマットが整理されたため、活動情報を種別ごとに分析しやすくなった
  • 営業メンバー同士で事例の共有ができるため、次の活動に活かせるようになった
  • 外出先から営業活動をSalesforceに記録できるようになったため、業務効率が上がった

東京海上アセットマネジメント株式会社様では、日々の営業活動をエクセルに文章で記録していたため、担当者によって入力にムラがあったり、記録すべき情報が抜けていたりと、活動情報をデータとして分析・活用することが難しい状況でした。

また、社外からはセキュリティ制限により共有サーバーにアクセスすることができず、出張時の移動時間を活動記録にあてられないといった問題もありました。さらに、出張時にタブレット端末を支給していたものの、エクセルでの入力がしづらく、活動の記録に支障が出ることも課題として抱えていました。

Sales Cloudの導入にあたり、これらの課題を改善するために実現すべき点を考慮しつつ、将来的な運用を見据えた設計としたことで、登録した活動情報はリアルタイムに社内共有され、KPIと照らし合わせた活動状況の分析と改善ができるデータドリブンな組織へのシフトに成功。さらに、新型コロナウイルスの流行による在宅勤務でもメンバーの稼働を把握できるため、マネジメントがしやすくなる効果も得られました。

東京海上アセットマネジメント株式会社様の事例はこちら

株式会社日本M&Aセンター様の事例

自社システムからSalesforceに移行後、全社員が交換するすべての名刺を一元管理し、名刺から読み取れる情報を事業に最大限活かすべく「SmartVisca」を導入。

Salesforce導入前の課題

  • データベースの一元化が必要
  • 情報共有の仕組みづくりが必要
  • 名刺情報を有効に活用できていない

SalesforceとSmartViscaの活用による効果

  • 全国の拠点の名刺情報をデジタル化し、Salesforce上で顧客データの一元管理を実現
  • 名刺情報のデジタル化で、アナログデータでは見逃しがちな顧客情報の変化にも対応できるように

中堅・中小企業の経営者の多くが事業承継への悩みや不安を友好的M&Aで解決するのが、株式会社日本M&Aセンターです。
同社では、営業規模や特徴、社内文化や経営者の性格などを含め、相性を見定めてM&Aのマッチングを図るため、顧客情報の一元化と情報共有の仕組みづくりが重要な経営課題でした。

早い段階から独自のCRMシステムを構築・運用していましたが、Salesforceが提供するクラウドCRMのセキュリティ面における信頼性を確認できたことを機に、2014年にSalesforceを全社導入しました。

M&Aの仲介のような、原則として常に顧客の新規開拓が必要な業態において、特に顧客の基礎情報となるのが「名刺」です。もし営業が名刺を溜め込んだままシステムに情報を登録していなければ、機会ロスにもつながるため、名刺情報を最大限に有効活用すべきという強い思いが同社にはありました。当初は各部署から集めた名刺をSalesforceに自分たちで手入力するところから始めたそうですが、名刺の入力枚数の増加に伴い、名刺管理サービスの活用を検討することにしました。複数のサービスを検討した結果、操作が簡単でSalesforceとの連携に強く、名刺情報が正確にシステムに反映される「SmartVisca」の採用が決定しました

SmartViscaの導入により、社内の人脈や異動情報など、顧客訪問時に得たさまざまな情報を名刺と紐付けて企業情報を俯瞰する工夫や、セミナーに招待すべき顧客を漏れなく集客するための活用など、顧客データをもとにSalesforceの積極的な活用が実現しました。

株式会社日本M&Aセンター様の事例はこちら

Salesforce活用のまとめ

今回は、Salesforceを活用する方法にフォーカスをあてて、重要なポイントや実際の活用事例について解説いたしましたがいかがでしたでしょうか。
本記事でご紹介した活用事例に限らず、あらゆる業種での事例があります。ぜひとも、併せてご覧いただければ幸いです。

⇒Salesforce導入や活用の事例一覧

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