レポートでデータを集計しているのに、見たい指標がうまく表現できない、あるいはただのデータ一覧で終わってしまっていませんか？
実は、カスタム集計項目を活用すれば、複数の項目を組み合わせた計算や集計が可能になり、予算達成率などのビジネス指標も簡単に算出できるんです！
Salesforceに蓄積された貴重なデータ。単なる一覧で終わらせるのではなく、効果的な分析に活用してみませんか？
カスタム集計項目とは？基本の「き」
カスタム集計項目は、Salesforceのレポート機能の一つです。標準項目では算出できない独自の指標を作成でき、データ分析をより深く行うことができます。たとえば、複数の数値項目を組み合わせて利益率を計算したり、特定の条件に合うレコード数をカウントしたりできます。
カスタム集計項目で選択できる集計方法は、合計、平均、最大、最小、ユニーク、中央値の6種類です。
「ユニーク」とは聞きなれない方もいらっしゃるかもしれませんが、重複を除いた一意のデータの数を数える集計方法です。
たとえば、取引先名をユニーク集計すると、同じ取引先名は1つとしてカウントされます。
実際にやってみよう！カスタム集計項目の作成ステップ
それでは、実際にカスタム集計項目を作成してみましょう。
今回は、予算と受注金額の項目を利用して、達成率を表示するカスタム集計項目を追加していきます。
①集計したいレポートを開き、［編集］をクリックします。
②アウトラインタブの列セクション横にある▽をクリックし、［集計項目を追加］を選択します。
③集計列の名前、説明、数式出力種別、小数点を設定します。
今回は、予算と受注金額から達成率を表示する数式列を追加するため、各項目を下記のように設定しています。
- 列の名前 ：達成率
- 説明 ：予算と受注金額から達成率を求める
- 数式出力種別：パーセント ※数値、パーセント、通貨の中から1つ選択します。
- 小数点 ：0
④Formula（数式）を設定します。
今回の例では、達成率を算出するために、下記の手順で「受注金額÷予算」となる数式を設定します。
④-1 はじめに、項目タブから「金額」項目を選択し、「オプションを選択」から「合計」を選択、［挿入］をクリックします。
※「オプションを選択」では、合計、平均、最大、最小、ユニーク、中央値の6つからいずれかを選択できます。
④-2 Formula（数式）欄にある[ / ]をクリックします。
④-3 項目タブから項目タブから「予算」項目を選択し、オプションから「合計」を選択、［挿入］をクリックします。
⑤Display（配置）を設定し、［適用］をクリックします。
ここでは、集計値をどのレベルで表示するのかを選択します。
今回は総計だけでなく、各予算ごとに達成率を確認したいため、「すべての集計レベル」を選択します。
⑥作成したカスタム集計項目がレポートに追加されていることを確認します。
小計ごとに達成率が表示されているので、どのエリアは達成率が良くてどのエリアが芳しくないのかが明らかですね！
達成率を追加したレポートを利用すると、下記のような予実管理ダッシュボードを作成することも可能です。
カスタム集計項目を使う上での注意点
①カスタム集計項目の制限
カスタム集計項目は1レポートあたり5つまでしか追加できないため、この制限に注意が必要です。
集計内容によっては、カスタム集計項目の代わりにオブジェクト内の数式項目を利用できる場合があります。
5つの上限を超えてカスタム集計項目が必要な場合は、数式項目で代用できないか検討してみてください。
②小計・総計に表示される値
カスタム集計項目の数式で乗算や除算を使用する場合、想定と違う値が小計・総計に表示されることがあります。
例えば、カスタム集計項目の数式が「列 A × 列 B」の場合、レポートの結果は下記のようになります。
| レコード名 | 列A | 列B | カスタム集計項目 |
|---|---|---|---|
| レコード 1 | 2 | 4 | 8 |
| レコード 2 | 3 | 3 | 9 |
| 小計 | 5 | 7 | 35 |
一般的に、小計にはカスタム集計項目の合計値（8＋9＝17）が表示されると想定されますが、この例では小計行の列Aと列Bの値を乗算した値（5×7＝35）が表示されています。
これは、カスタム集計項目が各列の合計値同士を乗算または除算して計算を行うためです。
小計や総計の値が予想と異なる場合は、この仕様が原因となっている可能性が高いため、注意が必要です。
カスタム集計項目でSalesforceデータをビジネスの力に！
いかがでしょうか？
カスタム集計項目は、Salesforceデータを効果的に分析・活用するための強力なツールですが、
使用上の注意点もあるため、効果的に活用する必要があります。
サンブリッジではSalesforceの運用に関するご相談も受け付けておりますので、お気軽にお問合せください！
Salesforce導入・活用支援のご案内
サンブリッジが提供するSalesforce導入・活用支援サービスは、お客様の現状の業務用件や目指すゴールをヒアリングし、システム設計から実装までを行います。
導入後のトレーニングまでを含むきめ細やかなサービスを一貫して実施することにより、Salesforceの活用向上と導入の効果を最大化します。
