退職した従業員が収集した名刺はどう取り扱うべき？退職者の名刺管理ベストプラクティス

皆さんの職場では「退職者が収集した名刺をどう取り扱うべきか」について、取り扱いルールは決まっていますか？「廃棄すべきか？」「保管すべきか？」「そもそも、どうやって管理すると良いのか？」というような課題を抱えているケースが多いのではないでしょうか。

本記事では、「退職した従業員が収集した名刺はどう取り扱うべき？」をテーマに退職者の名刺管理ベストプラクティスについて徹底解説いたします。

従業員が収集した名刺は誰のもの？

「従業員が収集した名刺は誰のものなのか？」について整理する前に、従業員の名刺をめぐる見解や扱い方については企業によって異なるという前提を押さえておく必要があります。法的には、紙としての名刺自体は「個人の所有物」とするのが一般的のようです。実際に、名刺の帰属について会社の財産ではなく「個人の財産」と認めている判例もあります。

名刺に載っている情報は企業のもの？

一方で、名刺に印字された情報については機密性が高いため、企業に帰属する考えられています。退職者によって名刺が外部に持ち出され、仮に転職先の仕事でも活用するようなことがあれば、もともと在籍していた企業側に損害や不利益を被ることにもつながりかねません。

名刺に記載された取引先情報は、広義では機密の機密情報に当たり、顧客情報の場合であれば、個人情報に該当する可能性があります。特に、職務上の目的で名刺を交換したとするならば「名刺に記載された情報」は、なおさら企業側に帰属すると考えられます。

要するに「プライベート」と「仕事」を明確に分けて考えた場合、仕事として名刺交換を行ったのであれば、その名刺の情報は会社のものという考え方ができます。逆に、従業員個人が親族や友人の名刺を何かあった際の連絡先として手に入れた場合は、その名刺自体と記載された情報も含めて個人に帰属します。

とは言え、「名刺は誰のものか」という問題については個々のケースで異なり、やはり正解がないという面も大きいです。また、名刺の帰属に関する考え方も企業によってまちまちなのが実情としてあります。

ただし、過去には退職者名刺の取り扱いをめぐっては法廷で争われたケースもありますので、それら法的な立ち位置からの判断も含めて、企業として管理運用のルール策定が必要と言えます。

退職時に名刺を置いていってくれないことのリスク

職務を通して獲得した顧客や取引先の名刺は、退職時に従業員から返却したもらう方が望ましいですが、「従業員個人にシュレッダーでの廃棄処分を任せる」としている企業も中には多いのではないでしょうか。

もし、従業員側の管理に依存して簡単に廃棄処分されたり、外部に持ち出しされてしまうと、退職したその従業員がこれまでに獲得した顧客や取引先の情報が失われる恐れがあり、新たなコネクションを求めて、いちから営業アプローチを仕掛ける必要が出てきます。

こうしたことを防ぐためには、従業員個人に名刺管理を任せるのではなく、業務の中で集めた顧客や取引先の情報は企業側でしっかりとデータとして管理しておくことが重要です。

最近では、デジタルシフトもあいまって従業員が自分のスマホやタブレットなどを用いて無料の名刺管理アプリで情報管理しているなど、名刺の返却を求めようにもデータ化されているため、簡単には返却が進まないケースも増えています。

こういったケースに対しては、従業員個人による名刺管理アプリ利用ではなく、企業組織として同種の名刺管理ツールを導入した上で顧客・取引先管理をルール化し、運用していく必要があります。

退職した従業員の名刺管理のベストプラクティス

では、一体どうやって退職した従業員の名刺管理を行えば良いのか、名刺管理のベストプラクティスについて以下の３つのポイントを見ていきましょう。

1. 名刺をデジタル化し、会社で名刺を一括管理する
2. 退職者や第三者が名刺情報にアクセスできないようにする
3. 名刺所有者の引き継ぎを行う

名刺をデジタル化し、会社で名刺を一括管理する

名刺管理ツールで名刺を一括管理できるようにすると良いでしょう。従業員が営業活動の中で顧客や取引先と交換した名刺を名刺管理ツールに登録することで、仮に従業員が退職してしまったとしても、名刺データを顧客データベースの一部として保有し続けることが可能となるためです。

また、名刺をデジタル化して一括管理することによって、顧客や取引先との「接触履歴」を残せるので、「いつ」「誰が」「誰と」「どのような話をしたのか」といった活動履歴を名刺に紐づけて管理できるようになります。

一方で、従業員が個人所有のスマートフォンの名刺管理アプリを利用している場合には、そうした履歴も企業側には残らないため、企業全体で名刺管理ツールを導入・運用するなどに切り替えて、あくまで組織として情報管理を徹底する必要があります。

退職者や第三者が名刺情報にアクセスできないようにする

名刺に記載された情報は、機密情報や個人情報に該当する可能性が高いため、厳重に管理する必要があります。特に退職した従業員や第三者がアクセスできる状態になるのは避けなければなりません。

退職した後も、社内の名刺管理ツールにアクセスできると重要な顧客情報が流出する恐れがあります。また、個人情報保護の観点からも退職者が社内の情報にアクセスできる状態にしておくのは適切ではありません。こういったアクセス権の徹底した管理についても、名刺管理ツールを導入することで解決できます。名刺管理ツールを活用することで、ユーザーごとのデータへのアクセス権を制御できます。

名刺管理ツール「SmartVisca」では、名刺データはすべてSalesforceのプラットフォーム上に保存されるため、Salesforceによる強固なセキュリティによってアクセス管理できます。

名刺所有者の引き継ぎを行う

従業員が営業活動の中で、時間をかけて積み上げてきたコネクションは、企業にとって貴重な。その資産を最大限活用していくためにも、退職の際に名刺は他の従業員に所有者として引き継ぐようにしましょう。

引き継ぎについても、名刺管理ツールを利用しデジタル管理することで、柔軟に所有者の変更を行うことが可能となるため、引き継ぎ作業を円滑に進めることができます。

まとめ

「退職した従業員が収集した名刺はどう取り扱うべき？」をテーマに退職者の名刺管理ベストプラクティスについて解説いたしましたが、いかがでしたでしょうか。

あらかじめ名刺情報がすべてデジタルデータ化され、顧客情報（個人情報保護法の対象）として管理されていれば、従業員が退職する際にトラブルになることも防ぎやすくなります。また、紙の名刺を獲得した際は、その都度データ化してシュレッダーにかけて廃棄しておくと従業員退職の際に紛失や流出といったリスクがなくなり、管理を行いやすくなります。

以前と比べて、名刺の情報に関連する法律（個人情報保護法、不正競争防止法など）も新たに制定・更新されており、時代に即した情報の管理が企業に対して求められるようになっています。今後、「どのように名刺を管理していくのか」についてや名刺の所有者の引き継ぎといった視点にフォーカスして、特に名刺管理ツールの導入をご検討されることをオススメいたします。