Salesforceでデータ検索するとき、こんなことはありませんか？

• 「登録したはずなのに、リストビュー検索でレコードが出てこない…」
• 「グローバル検索は検索結果が多すぎて、結局一つ一つを確認しないと目当てのデータに辿り着かない…」
• 「開発で検索機能を実装したけど、検索結果の表示に時間がかかる…」
• 「Salesforceの制約により検索が十分にできない…」

 

検索頻度やデータ件数が少ない場合は、標準検索機能で見つけることができなくても、スクロール(力技)で乗り切れるかもしれません。

しかし、営業活動で頻繁に過去の類似案件を参考にしている場合や、似たような名称のレコードが多数存在している環境で、求めている情報に素早くアクセス出来ていない状態は、業務効率に大きな影響を与えている可能性があります！

本記事では、上記のようなお悩みの解決策として“KonaSearch”をご紹介します。

KonaSearchとは

KonaSearchは、BasisTechが提供するデータ検索に特化したアプリケーションで、以下の特徴があります。

• Salesforce内のあらゆるデータ(複数オブジェクトや添付ファイルの全文)検索を一括でできる
• 複数のSalesforce組織や外部データソースを対象とするデータ検索を、一つのSalesforce環境で実現できる
• Salesforceのガバナンス制限の影響を受けることなく、検索結果を正確にかつ即座に受けることができる

 

KonaSearchを利用すると、一度の検索で横断的にデータを参照することができ、求めるている情報に素早くアクセスすることが可能になります！

Salesforceのデータ検索の制限について

冒頭で紹介した事象が発生する要因の一つ、Salesforceのデータ検索時の制限について
それぞれのケースに合わせて関連する制限事項をご紹介します。

ケース①：「登録したはずなのに、リストビュー検索でレコードが出てこない…」

リストビュー検索の制限の一つとして、検索対象外の項目が存在します。

＜検索対象外項目＞

• 参照関係項目
• 派生項目
• 数式項目
• 非テキスト型項目(数値型や通貨型など)

上記の項目を使用して絞り込みをしたい場合、リストビューそのものの検索条件を変更する必要があります。

また、検索される件数にも制限があり、対象は最初の2,000件に限定されます。

そのため、検索したいレコードが最初の2,000件に無い場合は、リストビューの表示順を変更し、2,000件内に対象データが存在する状態で検索を実施しなければなりません。

リストビューの制限事項はSalesforcのhelp「リストビュー検索の制限」で確認することができます。

ケース②：「グローバル検索は検索結果が多すぎて、結局一つ一つを確認しないと目当てのデータに辿り着かない…」

グローバル検索は、検索可能なすべてのレコードに対して、キーワード検索が行えるため、包括的にデータを探すことができます。

一方で制限事項ではありませんが、不要なオブジェクトも検索されるため、対象オブジェクトの指定や、ワイルドカード、演算子を使用し、限定的に検索を行わないと、検索結果にノイズが発生する場合があります。

また、複数オブジェクトを検索する場合には、こちらも各オブジェクト結果表示は2,000件に限定されています。

思ったような結果を取得できないときの対処方法も、Salesforcのhelp「グローバル検索でレコードが見つからない」から確認することができます。

ケース③：「開発で検索機能を実装したけど、検索結果の表示に時間がかかる…」

検索機能に限らず、Apexによる開発でデータ処理を行う際の制限事項に、ガバナンス制限があります。

簡単にガバナンス制限について説明すると、Salesforceのパフォーマンス維持のため、Salesforceのリソースを一部で独占されないようにするためものです。

このガバナンス制限で、一度の処理で取得できるデータ件数が50,000件までに制限されています。

そのため、ケース③のような場合は、検索対象となるデータ件数が多く、処理が繰り返されることで、結果表示までに時間がかかっている可能性があります。

ケース④：「Salesforceの制約により検索が十分にできない…」

①～③の他にも、ロングテキストエリア項目は全文検索されず、最初の1,000文字までが検索されます。

この場合、詳細画面からは確認できるのに、検索では表示されないということが発生します。

また、添付ファイルについてもファイル内の全文検索はされないため、レコードを検索後、格納されているファイルを確認、目当てのデータでなければ、再度検索…というように、目的の情報に辿りつくために何度も検索を繰り返すようなことが発生します。

上記で保持されている情報を検索にヒットさせたい場合は、検索用の項目を用意することで、回避することができますが、カスタム項目数を圧迫したり、データメンテナンスに負荷がかかる可能性があります。

Salesforceの標準機能やApexでのデータ検索は、上記のような制限事項のもとで行う必要があり、制限そのものを無くすことはできません。

これらの制限事項は検索機能に対して、以下の要素に影響を与えていると思います。

①検索対象、検索可能な範囲

②検索条件の柔軟さ

③検索処理の件数と結果表示のスピード

この3点を改善することができれば、検索機能は改善され、ユーザは素早くデータを参照することが出来るようになります。
そして、KonaSearchはSalesforceでの検索において、この3点を改善することができます！

Salesforceのデータ検索を加速させるKonaSearchの検索能力！

では、それぞれの3つの観点でKonaSearchをご紹介していきます。

①検索対象、検索可能な範囲

■検索対象について

KonaSearchは、Salesforce内の全てのオブジェクト、全ての項目、添付ファイルのファイル内全文に対応しています。

そのため、ケース④のような場合でも、検索用の項目を用意することなく、格納している契約書やマニュアル等の情報を検索することが可能です。

また、ロングテキストエリアのように入力情報が多い項目でも全文検索することができます。

■検索可能な範囲について

Salesforce内のデータはもちろん、関連する外部データソースや別のSalesforce組織のデータも検索範囲とすることができます。

各部門で異なるSalesforce組織を使用している場合でも、それぞれの組織でデータ抽出せずに、一つのSalesforceからデータを参照することがKonaSearchでは可能になります。

出典：Solr と自然言語処理によるSalesforce のディープサーチ | PPT

②検索条件の柔軟さ

KonaSearchの検索画面は検索結果を含めて4つの要素で構成されています。

出典：Solr と自然言語処理によるSalesforce のディープサーチ | PPT

その中から一部の機能を紹介します。

＜検索・絞込み機能＞

• キーワード検索
• フィルター
• ファセット

キーワード検索は、検索語句に該当するデータを検索することができ、参照先の情報も検索することが可能です。

フィルターでは、項目に対して絞り込む条件を指定することができます。その際、複数選択形式とするか、単一選択とするか等設定することも可能です。

ファセット機能では、検索結果に対して該当条件に一致するデータ件数を確認しながら、絞り込みを行うことができます。

また、検索条件の保存もできるため、よく使う条件を瞬時に呼び出すことも可能です。

③検索処理の件数と結果表示のスピード

600万レコードから100万レコード程度を検索しようとする場合、グローバル検索ではタイムアウトなりますが、KonaSearchでは1/20以下で検索が完了することができ、数千万件～数億のデータでも1～2秒で完了した実績もあります。

KonaSearchの検索はSalesforce上で操作するため、まるでSalesforceのデータを検索しているように見えますが、検索対象とするデータやSalesforceの権限情報等を、トークン処理し、KonaSearch側のインデックスに展開され、その中で検索と結果表示を行います。

そのため、Salesforceのガバナンス制限を受けずに処理することが可能となっています。

また権限情報に基づいて検索結果が表示するため、データへのアクセス権限も維持されます。

Salesforecでは検索できない項目、添付ファイルを含め、これだけ広範囲に対しての検索を、数秒で完了できるのがKonaSearchの大きな強みとなっています！

最後に

いかがでしたか？

本記事が検索機能や業務改善の糸口になれば幸いです。

最後にサンブリッジは、ベイシステック合同会社が提供するKonaSearchの販売代理店です。

KonaSearchを含むSalesforceの導入支援はもちろんのこと、現在利用中のSalesforce環境へのKonaSearch導入支援も行っております。

検索機能の活用にお悩みのお客様がいましたらお気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。