新卒入社2ヶ月間で学んだ「スケジュールの作り方」

こんにちは！サンブリッジ24卒の渡邉です。

私が新卒でサンブリッジに入社し、早くも2ヶ月が経とうとしています。

今回は、私がこの2ヶ月間で学び気づいた「スケジュールの作り方」についてお話します。

これから社会人になる方、私と同じ社会人駆け出しの方、また「スケジュールって何が正解なのかわからない…」という悩みをお持ちの方の参考になれば幸いです。

「スケジュール管理は社会人の基本」と書かれた本や記事を見たことがあるでしょうか。実際その通りで、仕事をするうえで自分のスケジュールを作って管理することは非常に重要です。しかし、

• 急にスケジュールを作ってと言われても、何から始めたらいいのかわからない
• 何がどうなったら「良いスケジュール」なの？
• 手帳もアプリもいっぱいあるし、結局どのツールを使ったらいいのかわからない

 

こんな悩みをお持ちではないでしょうか。

どうやったら上手くスケジュールを作ることができるのかを知り実践すれば、時間の使い方が上手くなります。また、時間の使い方が上手くなれば、自分の時間を確保できるようになります。

「仕事が忙しいから」「時間がないから」を言い訳にしない楽しい社会人ライフのために、一緒にスケジュールの作り方を見ていきましょう。

この記事をオススメする人

• これから社会人になる方
• 入社したばかりで、スケジュールの立て方に苦手意識のある方
• 「スケジュールって何が正解かわからない…」と思っている方
• 仕事をしながら自分の時間もきちんと確保したい方

なんのためにスケジュールを作るの？

そもそも、何のためにスケジュールを作るのでしょうか？

私たちの持っている時間には限りがあります。その限られた時間の中で、仕事を終わらせなければなりません。

仕事の予定はもちろん、一日のスケジュールを管理することで、やらなければならないことを可視化することができます。また、そのやらなければならないことに優先順位をつけることで、計画的に物事を進めることができます。

そうすることで、自分の時間の確保ができるようになります。

スケジュールがないと、いつまでに何をすればいいのかわからなくなったり、仕事の期日が守れなくなります。

そうすると他人のスケジュールを圧迫したり、約束が守れない人という印象になってしまいます。

最終的には残業につながり、自分の時間を確保できなくなってしまいます。

そうならないように「良いスケジュール」の作り方を説明します。

スケジュールの作り方と「良いスケジュール」

私が初めてスケジュールを作ったときは、課題を達成するためのスケジュールを作っているはずが、いつのまにかスケジュールを作ること自体が目的になっていました。私のように、急にスケジュールを作ってと言われても、なにから始めたらいいのか分からなくなる方も多いでしょう。このような問題の解決策として、まずは「できる人」の真似から始めてみることをおすすめします。

では、「できる人」はどのようにスケジュールを作っているのでしょうか。

ここでは、私が参考にした先輩のスケジュールの作り方を紹介します。

その作り方とは、自分のスケジュールを作る前に、何をするべきかを決める「タスク分解」と、そこに期限を反映させて「スケジュール化」することです。

タスク分解

• 大枠決定（何をしなければいけないのか書き出す）
• 優先順位をつける（緊急度と重要度で順位付けする）
• タスクを分解する（やらなくてはいけないことの工程を細かく分解する）

スケジュール化

• 分解したタスクにそれぞれ期限をつける

ここまでで、仕事のできる人のスケジュールが「良いスケジュール」だから真似をすればいい、というのはご理解いただけたかと思いますが、結局「良いスケジュール」とはどのようなものでしょうか。

私は「良いスケジュール」の特徴として、以下の2つが出来ていることだと思います。

• やることの目的・目標・期日が明確になっていること
• 実現できるスケジュールになっていること

 

やることの目的・目標・期日が明確になっていれば、自分がなんのために、どのくらいのことを、いつまでにやる必要があるのか確認することができます。この3つが明確にできないスケジュールは、やるべき必要性、満たすべきレベル、完了させる日時を、上司や先輩とすり合わせをする必要があります。

また、当たり前のことですが、実現できるスケジュールになっているか、ということも重要です。変に無理をしなければ実現できないスケジュールは、立てる意味がありません。どうやっても無理なスケジュールになってしまう場合には、上司や先輩に早めに相談をしましょう。

この点を判断するためには、自分がどのくらいのスピードで作業できるのか、把握しておくことも大切です。初めての仕事で自分のキャパシティを把握することは難しいと思いますが、少し作業に手を付けてみることで、判断すると良いでしょう。

自分に合ったスケジュールツールを探そう

ここまでスケジュールの目的と作り方について説明しましたが、実際にスケジュールを作るときに使うツールについてお話していきます。本屋さんや文房具屋さんに行けば大量の手帳やスケジュール帳がありますし、アプリも何種類もあります。一体どれが自分に合っているのか、何を使ったらいいのか、わからなくなってしまいますよね。

ここではスケジュール管理ツールを、大きく紙タイプとアプリタイプに分けて、比較します。

上記の通り、どちらが優れているかではなく、自身に適したツールを利用することをおすすめします。

紙のスケジュール帳は想像がつきやすいと思いますが、スケジュール管理アプリは種類も多く何を選んだらよいのかわからなくなってしまうと思います。ここではタイプの異なるアプリを3つ例に挙げ、どんな機能があってどんな方に向いているのか、ご紹介します。

Googleカレンダー

• カレンダーベースでスケジュール管理ができる
• 紙のスケジュール帳と同じような使い方ができる
• 他人のスケジュール確認・確保がしやすい
• 多くの方が使いやすいアプリ

Backlog

• タスクベースでスケジュールを管理できる
• タスクの進行状況が見やすい
• 計画の変更・調整が簡単
• エンジニアの方が使いやすいアプリ

Salesforceの行動とカレンダー

• ミーティング・スケジュールを管理できる
• 担当する仕事の内容を、カレンダーからチェックすることができる
• 予定していた処理を、自動で実行することができる
• 営業職の方が使いやすいアプリ

 

まずは、紙とアプリの両方を使ってみることをオススメします。自分にとっての最適がわからない以上、なんでも試してみるのが一番の近道です。やっていくうちに、これがしっくりくるな、というツールが見つかります。ちなみに私は、紙のスケジュール帳とGoogleカレンダーのどちらも使っていましたが、最終的にGoogleカレンダーのみに落ち着きました。

「スケジュールの作り方」まとめ

Q. 急にスケジュールを作ってと言われても、何から始めたらいいのかわからない

A. 何をしなければならないのかを決める「タスク分解」を行い、そこに期限を反映させて「スケジュール」にしていきます。

Q. 何がどうなったら「良いスケジュール」なの？

A. 「やることの目的・目標・期日が明確」で「実現できるスケジュール」であれば、それは「良いスケジュール」です。

Q. 手帳もアプリもいっぱいあるし、結局どのツールを使ったらいいのかわからない

A. まずは紙とアプリのどちらも使ってみるのがおすすめです。使いながら自分にしっくりくるツールを探しましょう。

これらのお悩みを、少しでも解消できたでしょうか

社会人になって初めての環境、初めての仕事、と初めてだらけで戸惑うことも多いと思います。そんなときは、まずはできる人の真似から始めてみましょう。誰かの真似をすることは、悪いことではありません。たくさん真似して、自分に合った方法を模索していきましょう。

仕事の時間も自分の時間も上手に使える社会人になって、楽しい社会人ライフを送るために、一緒に頑張りましょう！