単なる帳票ツールではない！
ドキュメントワークフローの生産性を向上するPDF Butlerの活用術

技術コラム 2023/11/15

Hidenobu Kojima

ドキュメントワークフローの
生産性を向上するPDF Butler

Hidenobu Kojima

今回は、PDF ButlerとButler製品群をご紹介させていただきます。

PDF Butlerは、ドキュメント生成ツールですが、他のドキュメント生成ツールとは、大きな違いがあります。

それは、ドキュメントワークフローによりビジネスを自動化し、生産性を向上することを目的としていることです。

多くの帳票ツールは、Salesforce上のデータを自社の帳票クラウドサービスで受け取ってドキュメント生成をしていますが、PDF Butlerは、Salesforce専用であり、ApexやFlowといったSalesforceの機能をフルに活用することで、単なるドキュメント生成のみならず、多様なドキュメントワークフローのニーズに応えることができます。

例えば、フローに対して、値を組み込んだり、ドキュメント発行のスケジューリングを行ったりすることにより、ビジネスの自動化を図ることができます。

ビジネスの自動化を行うと、ドキュメント作成・送付・管理の業務時間を削減するだけではなく、コピー＆ペーストや送付先の誤りといったヒューマンエラーを回避することもできます。

製造メーカーにおけるドキュメントワークフローの改善例

では、実際にビジネスを自動化し、生産性を向上させた事例を見てみましょう。

某製造メーカー様では、以下のような課題を抱えていました。

そこで、PDF Butler等のButler製品群を導入することにより、ビジネスの自動化を実現したのです。

具体的には、以下のように実現しています。

ドキュメント作成の自動化
PDF Butlerを導入したことで、Salesforceのレコード情報をもとにドキュメント作成の自動化を実現。
※PDF ButlerはExperience Cloudでも利用可能。
ドキュメントにフォームを差し込み
Form Butlerを利用することで、PDF Butlerで生成したドキュメントにフォームを追加できる。
Salesforceに保存されていない自由記述の項目はフォームで顧客にインプットしてもらう形で実現。
電子署名
SIGN Butlerを導入して、タブレットでの対面・電子署名が可能に。
また、署名ステータスや署名済みファイルの保存も可能。
それらすべてをSalesforce上で完結。
クラウドへの保存
Collaboration Butlerを導入することで、Microsoft SharePointやGoogle Driveへのファイル保存を実現。

複数のSalesforceプラットフォーム上で完結するButler製品群ならではのメリットとは？

PDF Butlerは、Salesforce上で動作するアプリケーションです。他のクラウドと連携して動作するアプリケーションではありません。

先ほどの事例の場合のシステム構成図は、以下の通りですが、Salesforce内で完結していることがお分かりいただけると思います。

Salesforce内で完結しているため、カスタマイズもフローやApexにより実現できるので、とてもシンプルです。

他のクラウドと連携して、ドキュメント生成や電子署名を実現するアプリケーションだと、Sandboxの作成やリフレッシュのたびに、新規の連携設定や連携の再設定が必要となったりすることがあるのですが、Saleforce上で完結しているため、Sandboxの追加やリフレッシュも簡単に行うことができます。

製品の主な特徴

その他、製品の特長は、以下の通りです。

多種多様なドキュメント出力に対応

PDF
Word
Excel
Power Point
メール
CSV

ドキュメントワークフローを支援するButler製品群

PDF Butler：Salesforceのデータを活用したドキュメント自動生成ソリューション
BULK Butler：PDF Butlerにおけるドキュメントの一括生成を可能とするソリューション
SIGN Butler：Salesforceプラットフォーム上でのみで動作する最初の電子署名ソリューション
FORM Butler：WebフォームによるSalesforceへのデータ収集などを支援するソリューション
COLLABORATION Butler：Salesforce上でMicrosoft OneDrive・SharePointおよびGoogleドライブとの連携を可能とするソリューション