取引先の担当者に自己紹介をするときなど、名刺はビジネスシーンで欠かせないアイテムです。しかし、保管方法によっては、名刺は個人情報とみなされますので、慎重に取り扱う必要があるでしょう。

ここでは、名刺を保管する際に注意したいポイントや、名刺をデータ化して活用する方法を解説します。

名刺は個人情報になる場合とならない場合がある

個人情報保護法は、個人情報を取り扱う民間事業者が、遵守すべき義務などを定めた法律です。
名刺は、場合によっては個人情報として取り扱われ、個人情報保護法の対象となります。まずは、法律の対象になるケースとならないケースに分けて解説していきます。

名刺が個人情報保護法の対象になる場合

下記のケースで、名刺は個人情報保護法の対象となります。

• 名刺をデータベース化している場合
• 名刺をファイリングしている場合

 

名刺をデータベース化した場合には、個人情報保護法における「個人情報データベースを保有・管理している事業者である」と判断されるため、規制の対象となります。
また、名刺をファイリングしている場合にも、個人情報保護法の規制対象となります。ファイリングされた名刺は「容易に検索できるように、何らかの規則でまとめた情報」とみなされるからです。

名刺が個人情報保護法の対象にならない場合

下記のケースでは、名刺は個人情報保護法の対象となりません。

• みずから自分の名刺を第三者に渡した場合
• 名刺や名刺入れを紛失した場合

 

ビジネスの場で、取引先にみずから自分の名刺を渡した場合は、個人情報保護法の規制対象となりません。
また、名刺や名刺入れを紛失した場合も、個人情報保護法の規制対象となりません。ただし、名刺を50音順や年代順に並べて、名刺フォルダーなどで保管していた場合、紛失した時点で個人情報保護法違反であるとみなされる場合があります。

名刺を処分する方法と注意点

個人情報が記載された名刺を処分する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。続いては、名刺を処分する方法やタイミングについて解説します。

もらった名刺を処分するタイミング

仕事の取引先からもらった名刺は、いつ捨てるべきか決まりはありません。仕事を続ける中で、名刺は溜まっていってしまうものなので、一定のルールを決めて処分することも必要であるといえます。
例えば、「1年以上取引がなかったら処分する」といったルールを設けておけば、破棄するべきか迷わないで済むでしょう。

名刺を処分する方法

名刺は、必ずシュレッダーにかけてから処分するようにしてください。シュレッダーにかけずにゴミ箱に捨てた場合、個人情報が漏洩するおそれがあるからです。
また、原本だけでなく、コピーも必ずシュレッダーにかけて処分するようにしましょう。

顧客情報の管理はSFAを活用するのがおすすめ

営業活動を行う上では、名刺データのほかにも決裁者の情報、企業情報といった顧客情報を適切に管理することが大切です。SFAの顧客管理機能を使えば、顧客情報を一元管理することができます。

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」を略した言葉で、営業支援システムのことです。SFAには、受注確度の管理をはじめとした、営業活動に役立つさまざまな機能が搭載されています。
名刺データなど、顧客情報の管理に役立つSFAには、主に下記のような機能があります。

・顧客管理

SFAには、顧客の社名・所在地・電話番号・担当者・役職といった顧客情報を管理する機能があります。この機能により、名刺に含まれる情報も適切に管理することが可能です。

・営業活動履歴・活動分析

営業活動履歴・活動分析とは、営業担当者の行動や数値化した成果を記録して分析することができる機能です。アポイントや訪問数、受注率といった情報がわかるので、上司が営業担当者の評価を行う際に、基準にすることができます。

・営業日報

営業日報や営業週報も、SFAで入力・管理することができます。一般的に、スマートフォンでも入力できますので、会社以外の場所にいても活動内容を報告できますし、上司もリアルタイムで部下の営業日報を確認することができるでしょう。

・案件管理

案件管理とは、営業案件の詳細情報を管理する機能のことです。具体的には、「営業先企業」「担当者」「提案した商品・サービス」「商談の進捗状況」「受注確度」「受注予定日」「受注見込額」といった情報を記録できます。

・スケジュール管理

スケジュール管理とは、営業担当者のスケジュールを記録して管理することができる機能です。スケジュール管理の機能を活用すれば、営業担当者同士がお互いのスケジュールを把握することができます。営業担当者間で連携して、効率的に営業活動を進められるといったメリットがあります。

・分析・集計レポート

分析・集計レポートとは、売上や営業活動の履歴を、レポートとして集計して分析することができる機能です。営業活動の効果を確かめたり、今後の営業指針を定めたりするのに役立てることができるでしょう。

・見積書作成

SFAには、見積書を作成する機能も備わっています。営業のノンコア業務のひとつである見積書の作成に時間をかけてしまうと、見込み顧客へのアプローチなど営業のコア業務に割く時間が少なくなってしまうおそれがあります。SFAを使えば、簡単に見積書を作成することができますので、コア業務にかける時間を増やすことが可能です。

SFAの導入はサンブリッジにご相談ください

営業活動では、名刺に記載された情報など、顧客情報を適切に管理することが大切です。顧客情報を管理するには、SFAを活用するのが有効です。しかし、SFAを導入する際、自社に合う製品であるかどうかや、導入後にうまく定着させることができるかということが重要なポイントとなります。
サンブリッジが提供する「Salesforce（セールスフォース）導入支援サービス」では、お客様の現状の業務要件や目指すゴールをヒアリングして、SFAの導入をお手伝いします。
導入時の設計はもちろん、導入後の定着化支援まで一貫してサポートさせていただきますので、SFAの導入を検討している方は、ぜひサンブリッジまでご相談ください。

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