営業部門内で情報共有をする必要性やメリット、効果的な方法を解説

営業部門で情報を共有すれば、営業活動が属人化しない、業務を効率化できるといった、多くのメリットがあります。しかし、企業によっては、営業担当者間の競争意識が強い、情報共有したくても時間がないといった理由で、情報共有をするのが困難な場合もあるでしょう。

ここでは、営業部門で情報共有する際のコツや、効率的に情報共有を行う方法を解説します。

営業部門で共有すべき情報とは？

 営業部門内で共有すべき情報には、主に下記のようなものがあります。

・顧客情報・案件の進捗状況
・営業担当者それぞれの活動スケジュール
・営業の成功・失敗事例

まずは、それぞれ詳しく解説します。

顧客情報・案件の進捗状況

どんな顧客にどんな商品・サービスを提案したのか、商談がどの段階にあるのかといった顧客情報や案件の進捗状況は、営業部門で共有すべき情報です。

顧客情報や案件の進捗状況を共有しておけば、担当者が不在の場合でも、ほかの営業担当者がフォローすることが可能になります。

営業担当者それぞれの活動スケジュール

営業担当者一人ひとりの活動スケジュールを共有するのも有効です。営業担当者同士がお互いのスケジュールを把握していれば、より効率的に連携して営業活動を進められます。

また、上司が部下のスケジュールを把握しやすくなることから、業務改善などのアドバイスをしやすくなります。

営業の成功・失敗事例

営業の成功事例を共有すれば、効果的な営業手法を営業部門全体で把握することが可能です。また、失敗事例を共有すれば、望ましくない営業活動のパターンや課題解決の糸口が明確になりますので、失注のリスクを軽減することにつながります。

企業内・営業部門内における情報共有の必要性

 続いては、企業で情報共有を行う必要性と、特に営業部門で情報共有を行う必要性について解説します。

＜企業で情報共有を行う必要性＞

・経営指針の属人化を防ぐため

企業が経営を続ける上で、特定の人物に業務や経営指針が依存する、属人化を防ぐことが重要となります。属人化が進んだ場合、万が一その人が退職した場合に、企業の経営が困難になってしまいます。

 ・企業内で無駄な業務を減らして生産性を上げるため

企業が情報共有をしていなかった場合、「同じ内容の問題に対して別の人が解決にあたっていた」といった、業務上の無駄が生じる可能性があります。きちんと情報共有をしていれば、このような無駄を減らし、生産性の向上につなげることができます。

 ・企業全体のコミュニケーションが盛んになり、モチベーションがアップする

情報共有を通して社内のコミュニケーションが盛んになれば、企業全体のモチベーションの向上にもつながります。また、企業の達成目標を全体で共有することで、主体的に行動する従業員が増加する可能性もあるでしょう。

 ＜営業部門で情報共有を行う必要性＞

・営業活動は営業部門全体で組織的に行う必要がある

以前は、営業活動において、個々人の努力によって売上を達成していく手法が主流でした。しかし、情報化が進む昨今、営業担当者同士が情報を共有し、全体の売上アップや業務効率化、顧客満足度向上などを目指す必要があるでしょう。

 ・営業部門内で情報共有を行って業務効率化を図る必要がある

営業部門が業務を効率化するためには、情報共有が有効です。顧客アプローチなどを効率的に行うには、顧客や案件の情報を共有して、重複営業を避けることが必要不可欠です。

 ・営業担当者間の競争ではなく生産性を優先させる必要がある

営業成績を競う方針のもとで、営業担当者同士の競争になるケースは少なくないといえます。しかし、営業担当者それぞれが競争意識を優先させていては、足を引っ張り合う状態になりかねません。営業部門全体の生産性を高めるには、営業担当者間で情報共有を行って連携する必要があるのです。 

営業部門で情報を共有するメリット

続いては、営業部門で情報共有を行う具体的なメリットについて解説します。

営業部門全体で効果的なアプローチ手法を把握できる

営業部門内で情報共有を行い、すべての営業担当者が効果的なアプローチ手法を把握すれば、営業部門全体の業績が向上します。

営業活動が属人化しないので引き継ぎがスムーズになる

営業部門全体でノウハウを共有すれば業務が属人化しないので、後任者への引き継ぎをスムーズに行うことができます。

営業部門全体で営業活動を効率化できる

営業担当者間でスケジュールを共有すれば、より効率的に連携して組織的な営業活動を行うことができます。
また、上司が簡単に部下のスケジュールを把握できるようになりますので、無駄な活動をしていないかチェックしてアドバイスをすることができるでしょう。

顧客情報を活用できる

顧客情報を活用できることも、情報共有のメリットといえます。担当者の不在時にも、ほかの営業担当者が対応できるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。

また、顧客の受注確度を共有すれば、営業部門全体の売上を予測して戦略を立てることができます。

疑問点をすぐに解決できる

営業担当者間で情報を共有することで、疑問点をすぐ解消できます。特に新人の営業担当者の場合、一人で考え込むより、先輩からの情報を参照したほうが効率的です。

営業部門内で情報共有がスムーズに行われない理由

営業部門内で情報を共有するのは大切であるとわかりながら、スムーズに行われないのはなぜでしょうか。考えられるいくつかの理由をご紹介します。

営業担当者が企業利益より個人の利益を追求している

企業の中には、企業全体の利益よりも個人の利益を追求する営業担当者がいます。特に、競争心が高い営業担当者の場合、自身が培ったノウハウをほかの営業担当者と共有するのを避けようとする場合があるでしょう。

営業担当者が情報共有の時間を惜しんでいる

情報共有は、営業のノンコア業務であり時間をかけるべきでないと考える営業担当者もいます。情報共有の時間を惜しむ営業担当者が多くいる営業部門では、情報共有がスムーズに行われることはないでしょう。

情報共有のフォーマットがない

 営業部門内で情報共有が進まない理由として、そもそもどのように情報共有を行えばいいのかわからないという場合も考えられます。情報共有を促すためには、どのような形で共有するのか、形式を統一する必要があるでしょう。

営業部門内の情報共有にはSFAを活用するのがおすすめ

営業部門内で情報共有を促すためには、SFAを活用するのがおすすめです。SFAは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略であり、営業支援システムのことを指します。

SFAを活用すれば、営業担当者それぞれの活動内容や顧客の動向を集計でき、部門内で共有することができます。SFAの代表的な機能は下記のとおりです。

 ・顧客管理

顧客管理とは、顧客の社名・所在地・電話番号・担当者・役職などの情報を管理して、営業担当者間で共有できる機能です。営業担当者同士が同じ顧客に重複してセールスをしてしまったり、不適切な対応をしてしまったりといったトラブルを未然に防げます。

・営業活動履歴・活動分析

営業活動履歴・活動分析とは、営業担当者の活動履歴を記録したり、成果を数値化したりする機能です。アポイントや訪問数、受注率などの情報を共有すれば、「優秀な営業担当者がどのように活動しているのか」といったノウハウを、営業部門全体で把握することができるでしょう。

・営業日報

SFAには、営業担当者がその日の活動を上司やチームの仲間たちに報告・共有する、営業日報の機能があります。スマートフォンで入力することもできるので、会社以外の場所にいても活動内容を報告できますし、上司もリアルタイムで部下の活動を確認することが可能です。

・案件管理

案件管理とは、案件の進捗など、詳細情報を管理する機能です。具体的には「営業先企業」「担当者」「提案した商品・サービス」「商談の進捗状況」「受注確度」「受注予定日」「受注見込額」といった情報を記録できます。

・スケジュール管理

スケジュール管理とは、営業担当者のスケジュールを記録して、営業担当者間で共有できる機能です。営業担当者同士がお互いのスケジュールを把握できるので、営業部門内でより効率的に連携し、組織的な営業活動を行うことができます。

また、上司が部下のスケジュールを把握しやすくなることから、業務改善のアドバイスを行う際にも活用できるでしょう。

・分析・集計レポート

分析・集計レポートとは、売上や営業活動の履歴を、レポートとして集計できる機能です。さまざまな条件でデータ集計を行い、分析することで、営業活動の効果を確かめたり、今後の営業指針を定めたりするのに役立てることが可能です。

・見積書作成

見積書の作成に時間をかけてしまうと、顧客アプローチなど営業のコア業務にあてられる時間が少なくなってしまうおそれがあります。SFAには、見積書を作成する機能も備わっているため、営業のノンコア業務に割く時間を短縮することができます。

情報共有を効果的に行うための、SFA導入のポイント

営業部門内での情報共有を目的としてSFAを導入する場合、押さえておきたいポイントがあります。

・簡単なツールを選ぶ
・データを蓄積するだけでなく分析して活用する

この2つのポイントを、それぞれ詳しく解説します。

簡単なツールを選ぶ

営業部門内での情報共有にSFAを活用する場合、簡単なツールを選ぶことが大切です。あまりに複雑なツールでは、SFAへの入力作業が営業担当者にとって大きな負担となってしまいます。できるだけ簡素なツールを選び、営業担当者がスムーズに入力できるようにしましょう。

データを蓄積するだけでなく分析して活用する

営業活動のデータを蓄積するだけでは、SFAを導入する意味がありません。営業部門内での情報共有に役立てて成果につなげるためには、SFAに蓄積したデータを分析することが大切です。データ分析を行えば、より効果的な営業手法や現状の課題などを探ることができますので、売上アップにつなげることができます。

SFAの導入による効果的な情報共有はサンブリッジにご相談ください

営業部門内で効果的に情報共有を行うには、SFAを活用するのがおすすめです。SFAを導入する際は、自社に合うSFAを選ぶことや、導入後に部門内で定着させることが重要となります。

サンブリッジが提供する「Salesforce（セールスフォース）導入支援サービス」では、お客様の現状の業務要件や目指すゴールをヒアリングし、SFAの導入を支援させていただきます。

導入時の設計はもちろん、導入後の定着化支援まで一貫してサポートいたしますので、SFAの活用を検討されている方はサンブリッジにご相談ください。

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