IT業界やメーカーなど、プロジェクト単位で案件を進めている企業にとって、いかにプロジェクトを管理し、成功させるかは常に頭を悩ませる問題かと思います。特に、規模の大きいプロジェクトでは、関与する部署も多く期間も長いため、実現がより困難になります。

そこで本記事では、プロジェクト管理においてよくある課題を整理し、Salesforceがなぜ解決に役立つのかついて、プロジェクトの開始前段階である営業フェーズにフォーカスしてとりあげます。

営業フェーズでよくあるプロジェクト案件の課題

プロジェクト単位で業務を行う企業にとって、営業現場では以下のような課題を感じている人も多いのではないでしょうか。

１．現場の稼働状況やスキルが把握できない

一つ目は、プロジェクトを実行する現場（開発部や制作部など）の稼働状況やスキルの詳細が把握できないという点です。
確度の高い企業があったり、顧客から急な依頼を受けたりした際、営業担当者としては出来る限り商談を進めたいところです。しかし、繁忙期や今までにない依頼内容の場合、現場の稼働が空いているかや技術的に対応可能かなど、PM（プロジェクトマネージャー）に確認が必要となります。結果的に、アプローチの初動が遅くなったり、お客様への返答を待たせてしまったりすると、機会損失につながってしまいます。

２．プロジェクトの利益率が低い

もう一つは、受注したもののプロジェクトの利益率が低い、または赤字になってしまうということです。
プロジェクト進行中に要件が膨らんでしまうという場合も往々にしてありますが、提案時の見積もりやスケジュールが適切でなかったことや、現場の稼働やスキルを把握せずに受注してしまったというケースもあるでしょう。結果的に、社内で想定以上の稼働が発生してしまったり、作業を外注に出したりすることで、利益率が下り、時には赤字になってしまうこともあります。

それ以外には、依頼内容など案件自体が、そもそも利益率が高くないという場合もあります。

プロジェクトの成功にSalesforceが役に立つ理由

前述のような課題を解決するためには、主に以下のような点が営業フェーズにおいてはポイントとなります。

・現場の稼働やスキル内容のタイムリーな把握
・適切な提案（見積もりやスケジュール）
・利益率の高い案件への注力

営業フェーズにおいて、プロジェクトの課題解決にSalesforceが役に立つ理由は、これらのことを実現できる機能が備わっているためです。
具体的な点について、主な機能ごとにみていきます。

顧客管理・商談管理

Salesforceでは、取引先ごとに商談が管理されており、依頼内容や営業活動の記録、商談結果、受注金額のほか、見積や提案書といったあらゆる内容が管理されます。
過去に同様の案件があれば、自社で受けるかどうかの判断がしやすく、見積もりやスケジュールなど、提案書を作成するうえでも参考になります。

また、過去に同様の案件がない場合でも、Salesforceではいちから見積もりを作成する必要はありません。品目ごとの単価やスキル別の人月費をあらかじめ設定したテンプレートを用意しておくことが可能です。テンプレートをもとにサービスや工数を指定するだけで、適切な見積もりを効率よく作成できます。

プロジェクト管理

Salesforceには、商談とは別にプロジェクト管理の機能もあります。プロジェクト管理では、プロジェクの内容や携わったメンバー、稼働工数、売上などが記録されます。
プロジェクト管理も商談管理と同様、過去に似たようなプロジェクトがないかどうか、提案をする際の参考として役立てることができます。

また、進行中のプロジェクトに関して、稼働状況を可視化できることから、現場でどのくらい稼働が埋まっているかといった状況を把握することもできます。

レポート・ダッシュボード機能

Salesforceのレポートやダッシュボード機能では、顧客、商談、プロジェクト、営業活動など、さまざまな項目をレポート化し、ダッシュボードに並べることができます。
抽出条件を細かく指定した集計も簡単に作成でき、グラフで数値を見やすく可視化することで、計画や分析に役立てることができます。

商談レポートでは、売上目標の達成率や商談ごとの進捗を見ることで、今期の残りの活動計画や来期の営業計画が立てやすくなります。また、過去の商談をレポート化することで、利益率の高い案件の分析といったことも可能です。

プロジェクトレポートでは、進行中のプロジェクトに対してどのくらい稼働が埋まっているかといった状況を可視化できます。これにより、いつ・どのくらい案件を進められそうかといった状況かの判断しやすく、実際に弊社の営業チームでも稼働を確認するためのレポートを利用しています。

例）メンバーごとのアサイン状況のレポート

以上のように、Salesforceでは、顧客情報、商談情報、現場のスキルや稼働状況といった情報が一元化管理し、必要な情報が部署間で共有できることから、プロジェクトを円滑に進めやすい環境を構築できます。

サンブリッジのプロジェクト管理支援

Salesforceはプロジェクト管理に役立つ機能を備えていますが、プロジェクトを成功させるには、Salesforce上に取引先や顧客に関するデータが十分あり、それが適切なかたちで共有・活用されるような仕組みづくりが重要です。

サンブリッジはSalesforceの法人設立パートナーとして、1999年の創立当初からSalesforceを使っていましたが、当初は商談管理が主な利用手段であり、十分に活用しきれてはいませんでした。
そこから試行錯誤を経て、現在の部門を超えた連携やプロジェクトを円滑に進める仕組みを構築し、プロジェクトの利益率を確保しやすくなりました。このような弊社のノウハウや仕組みは、同様にプロジェクト単位で業務を進めている企業でも役立つのではないかという考えでパッケージ化したサービスが「プロジェクト管理パッケージ」です。

弊社が数年にわたり蓄積してきたノウハウをまとめ、より多くの企業様にご提供したいという考えのもとサービス化されました。
プロジェクト管理に課題がある、赤字プロジェクトから脱却したいといったお悩みをお持ちの方は、Salesforceのご利用有無に関わらずお気軽にご相談ください。

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