機能紹介・Tips 2021/06/03

Salesforceの重複管理について解説 :一致ルールと重複ルールの作成方法


Salesforceを使用する中で抱える問題として多く挙げられるのが、重複したレコードの発生です。同じ内容のレコードが複数存在すると、どのデータを信用すべきか迷うことになります。

重複データが生まれる要因はどうであれ、Salesforceを使って顧客データ管理するうえで、重複レコードが発生しないような対策を実施する必要があります。

今回は、そもそも重複データが問題となる理由とSalesforceでの重複データ管理の方法について解説します。

重複データが問題となる理由

顧客のデータ管理は、デジタル化が進んだ現代の営業活動において必要不可欠と言えます。顧客との間で長期にわたり良質な関係を築くためには、効率的かつ有効な顧客のデータ管理が必須となります。

もし、顧客データ管理システムに数多くの重複情報が紛れていたらどうでしょうか。大切な顧客の情報が重複していたのでは営業機会の損失につながりかねません。

以下に重複データが特に問題となる理由についてまとめてみました。

  • 同じ顧客に複数の担当者が営業アプローチをかけてしまう可能性がある
  • 顧客データ管理に対する社内の信頼度が低下する
  • 自社に対する顧客の不信感が増す

同じ顧客に複数の担当者が営業アプローチをかけてしまう可能性がある

例えば、重複レコードがあることで、営業担当が間違って他の営業担当がすでに所有しているリード(見込み客)や取引先責任者に電話をかけてしまう可能性があります。

営業担当は、基本的に自身が所有するレコードを主に見ているため、上記のような事案が発生した後に、重複していることに気付くケースが多いです。

顧客データ管理に対する社内の信頼が低下する

重複データは、社内の顧客管理システムに対する信頼にも影響を与えます。最も回避すべきことは、重複により営業部門がデータの有効性に疑問を持つことです。顧客データを信頼できなくなれば、既存の顧客システムによる管理が見直される事態に発展しかねません。

そのため、社内の顧客データに対する信頼は、システム管理者として必ず担保しなければならない重要事項です。

自社に対して顧客が不信感を持つ

営業アプローチを受ける側に立って考えてみましょう。もし複数の営業担当から同じ内容の電話やメールが届いたらどう感じるでしょうか。相手先の経営管理体制において、顧客のデータが適切に管理できていないのでは?と不安に感じることでしょう。

リードや取引先責任者に対する営業活動をしっかりと追跡できていないと感じた顧客は、取引に対して不信感を持つことになります。

重複データをなくすメリット

もし、重複のないクリーンなデータを維持できていれば、営業担当は他のメンバーが同じ顧客レコードを操作をしていないかどうかを疑う必要がありません。

また、営業担当は顧客データに価値を感じ、自信を持って営業アプローチができるようになるでしょう。

重複データをチェックするためのSalesforce機能

重複するレコードをチェックするための機能として、Salesforceには「一致ルール」と「重複ルール」が存在します。

これらは重複レコードを検出し、重複が発生しないように制御および管理するための重要な機能です。

それぞれのルールの違いについて、具体的に見ていきましょう。

一致ルール

一致ルールは、重複レコードを判別する方法を定義します。項目の値を比較して、あるレコードと既存のレコードが重複しているとみなされるかどうかを判断します。

例えば、2つのレコードのメールアドレスと電話の値が完全に一致する場合、レコードは重複しているといった指定ができます。

デフォルトで、取引先、取引先責任者、リードのための「標準一致ルール」があらかじめ用意されています。

ただし、標準一致ルールは編集できません。また、一致ルールは使用できるオブジェクトが限られています。取引先・取引先責任者・リード・個人取引先・カスタムオブジェクトのみで、契約や商品といった管理上で重複が想定し得る標準オブジェクトには使用できません。

標準一致ルール以外にも、独自のルールを作成できます。

重複ルール

一致ルールは、ユーザーが作成または更新するレコードに、他のレコードと重複するとみなされるかどうかを判定する一方で、「重複ルール」は、重複すると判定されたときに実行するアクションのルールです。一致ルールと連動してユーザーが重複したレコードを作成するのを防止します。

例えば、重複ルールでは、一致ルールで重複の可能性があると判定されたレコードをユーザーが保存できないようにブロックしたり、 重複する可能性があることを示すアラート通知を行うなどのアクションを設定できます。

一致ルールと同様に、デフォルトで取引先、取引先責任者、およびリードの「標準重複ルール」が用意されています。

重複ルールに関しても独自のルールを作成できます。

一致ルールの作成方法

カスタム「一致ルール」の作成方法について具体的に見ていきましょう。
本記事では、取引先オブジェクトの取引先名に対する一致ルールを設定する例をもとに説明していきます。

[設定]から、[クイック検索]ボックスに「一致ルール」と入力し、[一致ルール]を選択します。

そして、[新規ルール] をクリックし、一致ルールを作成します。

まずは、一致ルールを適用するオブジェクトに[取引先]を選択します。

続いて、一致ルールの設定画面にて、[ルール名]を付けます。ここでは「Account Name Match」と名前を付けます。[一意の名前]は自動的に入力されます。

任意項目ですが、他のシステム管理者がルールの内容を理解できるように、できれば説明も追加しておきましょう。

次に、一致条件を追加します。[項目]に「取引先名」を選択し、[一致メソッド]には「完全」を選択します。

※オプション[空白項目をマッチング]にチェックをいれると、比較対象の両方のレコードでその項目が空白であれば、項目は一致するとみなされます。

最後に、[保存]ボタンをクリックして一致ルールの設定を終わらせます。

保存しただけでは、ルールは機能しません。最後に[有効化]ボタンをクリックして、一致ルールを有効化する必要があります。

重複ルールの作成方法

続いて、カスタム「重複ルール」の作成方法についても見ていきましょう。
本記事では、取引先名の一致ルールに連動して、アラート・レポートのアクションを実行する重複ルールを作成していきます。

[設定]から、[クイック検索]ボックスに「重複ルール」と入力し、[重複ルール]を選択します。
そして、[新規ルール]をクリックして[取引先]を選択します。

重複ルールの編集画面にて、[ルール名]を付けます。ここでは「Account Name Duplicate」と名前を付けます。

さらに、ユーザーが重複したレコードを保存しようとしたときの動作を指定します。
[作成時のアクション][編集アクション]をともに「許可」にして[アラート]と[レポート]がチェックされた状態にします。

次に、一致ルールを指定します。[取引作の比較対象]を「取引先」にして、[一致条件]には前項で作成した一致ルールを選択します。

最後に、一致ルールの作成時と同様に、[有効化]ボタンをクリックして、重複ルールを有効化します。

実際に取引先オブジェクトで重複レコードの作成を試してみましょう。

取引先名が一致するレコードが既に存在する場合、以下のようなアラートが表示されます。

重複のないデータ管理のために細かいルール設定を

重複データが問題となる理由とSalesforceでの重複データ管理の方法について解説しましたが、いかがでしたでしょうか。

一致ルールと重複ルールの重複管理機能を使い、細かいルール設定を行うことで、営業部門による意図しない重複データの入力を阻止できます。

ここで紹介した機能以外にも、重複したレコードをレポートで表すといったことも可能なため、Salesforceの重複管理機能は非常に便利です。

本記事が、重複するデータ管理の参考になれば幸いです。

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