Slackチャンネルの乱立と放置を防ぐ運用ルールガイド-チャンネル作成・アーカイブ・モニタリングにおける鉄板ルールを解説-

はじめに

「必要な情報がどこにあるか分からない」

「似たチャンネルが多くて、どこで発信すればいいのかわからない」

Slackを導入している企業が直面する課題のひとつに、チャンネルの乱立と放置があります。この記事を読んでいるみなさんのSlack環境にも、用途不明だったり使われていなかったりするチャンネルがもしかするとあるかもしれません。

サンブリッジではこれまでもSlackの運用ルールについてご紹介してきましたが、本記事では「チャンネルの管理」にスポットを当て、弊社の運用ルールを詳しくご紹介します。

前回の記事はこちらからご覧ください！→通知疲れと情報迷子を卒業！Slack運用ルールガイド（命名規則・メンション・リアクション・スレッド）

なぜSlackチャンネルの整理・整頓が必要なのか

Slackのチャンネルを利用する上で発生する課題は、大きく分けて以下の3つです。

• チャンネルの乱立： 似たような名前のチャンネルが増え、どこで何を話すべきか迷う。
• 使用していないチャンネルの放置： 終了したプロジェクトのチャンネルが残り続け、サイドバーの視認性が下がる。
• 目的不明なチャンネル： 「何を投稿していいのか」「誰が責任者なのか」が分からず、コミュニケーションが停滞する。

これらの課題は、単に「Slackの画面が見づらい」だけでなく、情報の検索コスト増大や意思決定の遅れといった大きな弊害をもたらします。

Slackは単なるチャットツールではなく「情報の鮮度」を管理したり、様々なツールと連携する「基盤」のような存在です。

この基盤を最大限に活用するには情報を整理し続けるための運用ルールが不可欠です。

サンブリッジが実践するSlackの鉄板ルール

弊社では、主に以下の4つの基準に沿って運用を行っています。

①チャンネル作成のルール

チャンネルは利用目的に応じて作成します。

• 案件チャンネル
  • プリセールス：案件発掘時にPMが作成
  • プロジェクト：契約開始時に主担当者が作成
• チーム
  • 人事異動や体制変更時にマネージャーが作成
• タスクフォース
  • 必要に応じてPMが随時作成
• 連絡用チャンネル/私的チャンネル
  • 必要に応じて随時作成

また、作成時は以下の観点を確認します。

• オープンチャンネルで問題ないか
  • 基本的にはオープンチャンネルで作成しますが、下記のように「非公開が妥当なケース」ではプライベートチャンネルで運用します。
    • NDA観点で関係者以外の目に触れることを避ける必要がある場合
    • 社内懇親会などのイベントの企画ネタバレが含まれる場合
    • 社員の体調等の個人的な話題を話す場合
• 類似するチャンネルが既に存在していないか
  • Slack上で検索を利用して類似チャンネルがないかを確認し、チャンネルの乱立を防ぎます。
• チャンネルの命名規則に沿っているか
  • 弊社では、プリセールスのチャンネルは「pre-XXX」、プロジェクトのチャンネルは「pj-YYY」というようなチャンネルの命名規則が存在します。規則に従っているかを作成前に確認します。
  • 命名規則の詳細はこちらからご覧いただけます。→通知疲れと情報迷子を卒業！Slack運用ルールガイド（命名規則・メンション・リアクション・スレッド

【TIPS】チャンネルが増えてきたときの対処法

サイドバーに並ぶチャンネルが増えてくると、どのチャンネルに通知が来たのかが分からなくなったり、優先して確認したいチャンネルを見落としてしまうことがあります。

そんなときは「カスタムセクション」を使用してサイドバーの整理を行いましょう！

私はプロジェクトやチームの連絡用など、命名規則が同じチャンネルごとにカテゴリ分けしています。

お好みでチャンネルをカテゴライズすることができる便利な機能なので、ぜひご活用ください！

②チャンネルアーカイブのルール

チャンネルのアーカイブは「放置されるチャンネルの増殖」を防ぐためのルールです。

弊社では最終アクティブ日から3か月後にアーカイブすることをルールとしています。

• アーカイブ対象になると、Slack管理用の専用チャンネルでアーカイブ対象である旨の通知が届きます。（詳細は④運用チェックのルールにて説明）
• 通知から1週間後に、管理者側で強制アーカイブとなります。

③チャンネルの説明記入のルール

「何のためのチャンネルか」を誰でも把握できるようにするため、チャンネル作成後は全てのチャンネルの説明欄に説明を記入します。

チャンネル右上の3つのドットアイコンをクリックし「チャンネル情報」のタブから「説明」欄に記載しています。

• 案件（プリセールス/プロジェクト）
  • チャンネルオーナーの記入
  • 利用目的の記入
• チーム
  • チャンネルオーナーの記入
  • チームの正式名称の記入
• タスクフォース
  • チャンネルオーナーの記入
  • 利用目的の記入
• 連絡用チャンネル/私的チャンネル
  • チャンネルオーナーの記入
  • 利用目的の記入

また上記の説明記入を徹底するために、記載がない場合は最終アクティブ日に関わらずアーカイブ対象としています。

【TIPS】canvasの活用

今回はチャンネル管理の観点で、利用目的を記入するために、「チャンネル情報」の記入欄を使用しました。

日常的なチャンネル運用でのルールや投稿時の注意事項を明文化する際は、「canvas」を利用しましょう！

canvasはチャンネルのメッセージ画面からすぐに開くことが掲示板のようなものです。

重要な情報やチャンネル固有のルールをcanvasに記載することで、新しく参加したメンバーも迷わずスムーズに会話に加わることができます。

④運用チェックのルール

①〜③のルールが守られているかを管理者が月次で確認し、チャンネルオーナーに通知しています。

• 通知・変更対象チャンネル
  • 下記に該当するチャンネルが通知の対象となります。
    • チャンネル名修正対象：サンブリッジのチャンネル命名規則に則っていない
      • 命名規則に則ってチャンネル名を修正します。
    • 説明修正対象：③に記載した説明記入ルールに則っていない
      • 説明記入ルールに則って説明を修正しますが、未対応の場合は1週間後に強制アーカイブの対象となります。
    • アーカイブ対象：最終アクティブ日から3か月以上経過
      • アーカイブして問題ない場合、この時点でチャンネルオーナーがアーカイブします。
      • 今後も使い続ける場合、内容を問わずメッセージ（「アーカイブ防止」など）を投稿することでアーカイブ対象外となります。
• 通知方法
  • Slack管理の専用チャンネルで、チャンネル説明欄に記載されたオーナーをメンションして通知します。
  • メンションされたオーナーは運用ルールに従って修正/アーカイブ対応を実施します。

終わりに

チャンネルの乱立と放置を避けるための運用ルール、いかがでしたでしょうか。

一見すると縛りが多いようにも見えるかもしれませんが、弊社ではこれらのルールを管理や監視のためではなく、あくまでも情報の鮮度をマネジメントするために運用しています。

ルールによって情報の鮮度を保つことで、メンバー全員が本当に必要な情報に迷わずアクセスできる環境を維持しています。

また、一度決めたルールを固定して守り続けるのではなく、状況に応じて定期的に見直して柔軟に変化させていくことも重要です。 組織の規模や働き方の変化に合わせて、ルール自体もアップデートし続ける姿勢が、ツールを形骸化させず、長く使いこなすための秘訣だと考えています。

Slackという基盤を最大限に活かし、チームのコミュニケーションをより円滑にするために、まずは動いていないチャンネルの整理から始めてみてはいかがでしょうか。

弊社ではSlack導入支援や、導入後の運用設計サポートも行っております。Slack活用でお悩みなら、ぜひお気軽にご連絡ください。