Web会議で名刺交換は可能？その実現方法と注意点とは

新型コロナウイルスまん延の影響で、顧客や取引先と顔を合わせて話を行う機会が減少したという営業担当者は多いことでしょう。 この先、リモートワークが当たり前に浸透すると名刺交換の文化は衰退していくのでしょうか。 対面による商談は控え、オンラインによる面談に置き換えていくと、名刺交換の機会が減少し業績にマイナス影響を与えるのではと心配する声も少なからず聞かれます。 このような状況下で、従来の対面での名刺交換に代わる手段として、昨今オンラインでの名刺交換が急速に普及していることをご存じでしょうか。 今回は、「Web会議（オンライン会議）で名刺交換は可能？」をテーマに、その実現方法や注意点を解説いたします。

そもそもWeb会議での名刺交換って可能なの？

Web会議でも「名刺管理ツール」を活用することで名刺交換を行うことは可能です。 従来の名刺交換は、相手と対面で直接向き合って行うことが一般的でしたが、オンラインでの名刺交換では相手と直接会う必要がなく、パソコンやスマートフォンを使用してネット上で簡単に名刺交換ができます。これにより、遠方の相手とも名刺交換ができるようになるため、場所に縛られない営業活動ができるようになるという大きなメリットもあります。 オンラインの名刺に含まれる情報は、氏名・企業名・住所・電話番号・所属部署・役職や肩書きなどですが、さらにプロフィール文など独自の情報を追加できるツールもあります。リモートワークやWeb会議が増えている昨今において、オンライン名刺交換は顧客や取引先の情報を得るための重要な手段となっています。

オンラインで名刺交換をする方法とその事例

「オンラインでも名刺交換できることはわかったけれど、実際どんな感じなの？ITに慣れてない人は使えないかも…」とお思いの方も少なくないと思います。 ここでは、オンライン名刺交換の方法について、サンブリッジがご提供するSalesforce一体型名刺管理ツール「SmartVisca」を例に解説いたします。

SmartViscaを利用したオンライン名刺交換の方法

SmartViscaとは、紙の名刺・オンライン名刺のどちらにも対応したSalesforce一体型のソリューションです。オンライン名刺交換と言うと難しそうな印象をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、実際はその方法はいたってシンプルです。 ステップ① 送信者は、SmartViscaにあらかじめ登録しておいた自身のプロフィールからURLをコピーします。

ステップ②

送信者は、オンライン会議のチャット機能を通して、URLを交換相手に送信します。

ステップ③

受信者は送られてきたプロフィールを開き、送信者側の情報を確認・ダウンロードできます。相手の情報を送り返してもらうには、「送り返す」ボタンをクリックし、以下の4つの方法のいずれかで返信します。   ＜プロフィールを送り返す４つの方法＞

1. QRコードをスマートフォンで読み取って紙名刺を撮影
2. メールの署名をコピー＆貼り付け
3. フォームに名刺情報を入力する
4. 名刺の画像データを添付する

相手がSmartViscaを利用していなくても、上記の手順のいずれかでプロフィールを送り返してもらうことができます。

ステップ④

受信者から返信された名刺データはSalesforce内の「SmartVisca」オブジェクトに格納されます。 以上の4つのステップのみで、名刺の交換は完了です。 動画でも詳しく解説しておりますので、以下よりご覧ください。

動画だからわかりやすい！オンライン名刺交換の使い方

【事例】オンライン名刺の定着化で顧客と会えない状況下でも名刺獲得目標を達成し、紙の名刺ではできなかった顧客との関係性強化を実現

実際にSmartViscaを活用されたリンクアンドモチベーション様のオンライン名刺交換の事例をご紹介します。 ▼事例記事を見る https://www.sunbridge.com/blogs/casestudies/smartvisca_lmi/ 同社では、顧客と会えない非対面の営業が加速するなかで、名刺交換ができず顧客情報の取得が難しくなったなどの課題が浮き彫りになったことや、名刺管理のセキュリティ強化、さらにはペーパーレス化プロジェクトの一環でSmartViscaのオンライン名刺交換を導入しました。 これにより、グループ法人を含め各事業において名刺獲得目標を達成し、Web会議を通した顧客情報の取得機会の創出に成功。同時に紙名刺よりも多くの情報量を発信・取得できる環境を構築しました。 「SmartViscaではオンライン名刺と一緒にメッセージを送ることができるので、顧客との関係性強化に繋がりました」といった同社の声にも代表されるように、オンラインだからこそ紙の名刺交換以上の付加価値を生み出すことも可能になるのです。

オンライン名刺交換の注意点

一方で、オンライン名刺交換をする際にはどのような点に気を付けるべきでしょうか。 具体的には、以下のような注意点が考えられます。

• 名刺管理ツールの使い方を把握しておく
• アイスブレイクや自己紹介の時間を会議に取り入れる
• フォローアップを忘れないようにする

名刺管理ツールの使い方を把握しておく

会議本番中に交換の方法がわからず戸惑うことがないように、前もって名刺管理ツールの使い方を把握しておくと良いでしょう。 また、Web会議・商談の冒頭あるいはいつでも名刺交換できる状況を想定して、Web会議ツールの背景画像にQRコードを入れておき、いつでもプロフィールを読み込めるようにしておくこともおすすめです。

アイスブレイクや自己紹介の時間を会議に取り入れる

Web会議では、参加者が初対面で堅苦しいまま進行すると、名刺交換をできずに終了してしまう可能性もよくあります。 そこで、アイスブレイクや自己紹介の時間を会議に取り入れておき、その時間を上手く活用してオンライン名刺交換を実施できるようにすると良いでしょう。対面での会議と同様に、冒頭で参加者のプロフィールを把握しておくことで、場の雰囲気がや話題がプラスに作用する効果が期待できます。

フォローアップを忘れないようにする

オンラインと言えども、その場だけの名刺交換で終わらせずに、会議後にフォローアップを行い、顧客と継続的につながることが必要です。そのためには、名刺管理ツールで取り込んだ顧客情報を活用することが重要となります。 本記事でご紹介したSmartViscaはSalesforce一体型であるためデータの連携性に大きな強みがあり、名刺情報をもとにリードや取引先責任者に簡単に登録・更新することが可能です。 さらには、顧客データに交換した名刺情報を新規登録・上書きをすることで部門や役職、地域などでセグメント（グループ分けのこと）ができるようになり、顧客の属性に合わせた情報配信を実現できます。これにより、メールの開封率・クリック率が向上したり、問い合わせ数向上につながる機会を創出できるなど、戦略的な顧客アプローチ施策を継続して実施できます。

オンライン名刺交換は「新しいビジネス様式」に最適

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や新型コロナウイルスによる「新しいビジネス様式」に最適な形として注目されているオンライン名刺交換について、その具体的な交換方法を解説いたしました。名刺管理ツールをフル活用すれば、誰でも簡単にオンライン名刺交換を実施できるようになるだけではんく、対面での場合にあるような細かい名刺交換のマナーも必要なくなります。 一方で、お互いのプロフィールをオンラインで交換するだけで、簡単にビジネスが上手くいくとは限りません。名刺交換後に顧客情報をCRM／SFAで適切に管理し、今後の営業アプローチに活用していくことが求められます。 本記事でご紹介したオンライン名刺交換で新しい時代に即した人脈作り・新規顧客開拓に取り組んでみてはいかがでしょうか。