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2019/09/20   マーケティング担当 YH

  • Salesforce

Salesforceの導入を成功させるポイントとは



 

本サイトをご覧の方にはSalesforceの導入を検討している企業やすでにご利用中の企業の方も多いでしょう。

Salesforceはクラウドならではの導入のしやすさやカスタマイズのしやすさがメリットの一つですが、当然ながら導入がゴールではなく、その後に社内での利用を定着化させ活用していくことが重要です。そこで今回はSalesforceの導入を成功させるためのポイントについて、導入時と導入後の運用フェーズにわけてご紹介します。

Salesforce導入前~導入時編:

目的を明確にする

Salesforceに限ったことではありませんが、新しいツールを導入する際には目的を明確にしておきます。目的が決まっていないと必要な機能の選択はもとより、導入が成功したかどうかの判断そのものが難しくなります。

売り上げ向上や営業活動の効率化など、目的が複数ある場合は優先順位を決めておけば、設計や仕様を決める際に取捨選択もしやすいでしょう。目的の内容は計測可能な定量的なものにブレイクダウンし、Salesforceのレポートやダッシュボードを活用して計測できものであることも重要です。

現場担当者の意見を反映する

導入時には、Salesforceを使う想定メンバーにヒアリングをしながら進めるようにします。特に運用フェーズでは、実際に現場担当者の使用度合いが定着化に影響するため、現状の業務フローの確認だけでなく、Salesforceを導入する目的や現場の人にとってのどのようなメリットがあるのかも同時に説明しておくことが、導入後の運用をスムーズにするためには欠かせません。

必要な機能に絞る

Salesforceは項目の追加やカスタマイズがしやすい分、いろいろと入力項目や機能を設定したくなるかもしれません。あまり多く盛り込みすぎると、導入プロジェクトそのものが長期化するだけでなく、運用において使いづらくなります。現場担当者の人の意見を聞いたうえで、目的の優先順位をもとに初回導入の際はできるだけ必要な機能に絞ると良いでしょう。段階的に拡張できる点もSalesforceのメリットですので、必要な機能が多数ある場合、導入時には最低限のものに絞り、完了後に別フェーズで進めていくといった進め方もあります。

Salesforce導入後~運用時編:

それでは、導入後の運用フェーズにて、定着化を進めるにはどのような点に気をつけたらよいでしょうか。

効果測定を行う

まず一つ目は、導入時の目的に沿って効果検証を行うということです。導入の際にコンサルタントにダッシュボードの設定もあわせて依頼する、または既存のダッシュボードのテンプレートを使い社内で実施するなどの方法があります。ここでもやはり、最初からいろいろと盛り込まず、最低限必要なものから見ていきます。
また、導入開始時はまず、Salesforceの日々のログイン数など、社内での浸透度合いを見る数値をモニターしていくのもよいでしょう。

二重作業を解消する

定着しない理由の一つに、Salesforceとは別に同じような作業をしているケースがあります。Salesforceにあるデータを別途Excelで管理・集計していたり、他のシステムでも同じデータを入力していたりといった作業です。その場合、データが分散するだけでなく、確認や入力作業も二重に発生し、せっかくSalesforceを入れたメリットを感じられなくなってしまいます。
段階的にシステムを移行するまでの期間限定でない限りは、Salesforceに集約していく運用が必要です。二重作業が発生している背景としては、入力が面倒、使い方がわからないといったことも理由として多くあります。その場合は、後述の「データ入力のハードルをクリアする」ことや「トレーニングの実施」などを検討してみてください。

データ入力のハードルをクリアする

Salesforceが定着しないもう一つの主な理由は、データの入力が進まないという点です。特に営業職など普段外出が多い仕事の場合、データ入力や活動報告に時間をとられたくないというのが心情です。このような場合、入力作業を促すためにシステム面と運用面の二つのアプローチが考えられます。

システム面での工夫は、極力入力が必要な項目を絞ること、そして作業を楽にするための工夫をすることです。入力方法を選択式にする、必須項目を減らす、モバイルからでも入力しやすくする、項目に対して説明をつける(Salesforceでは項目の横にポップアップで補足説明を記載することができます)などが考えられます。また、顧客データは一から入力するのではなく、名刺からスキャンするなどの方法にすることでデータ入力の負荷を大きく軽減できます。

運用面でのアプローチは、入力そのものを一つの業務タスクとすることです。入力をしていない取引先との商談は評価の対象にしないといった制限ルールを設ける例もありますが、入力内容に対して上司がフィードバックをするなど、プラスのメリットを感じられる運用の方がよいでしょう。

本来は業務改善を目的として導入しているものですが、運用が進まないと導入メリットが感じられず、さらに運用が進まないという悪循環に陥ってしまうので、まずは小さなゴールと運用ルールから始めると良いでしょう。

トレーニングの実施

運用が進まないのは、単に使い方がわからないというケースも多々あります。Salesforceには有料のトレーニングから無料のセミナー、学習コンテンツまでさまざまあるので、それらを大いに活用したいものです。とはいえ、忙しい業務の合間を縫ってトレーニングの時間はとりづらいものであり、実際に使い始めてからの方がいろいろと疑問点がみえてくるものです。導入時にトレーニングの時間を会社が確保すること、運用時にはシステム管理者に質問ができるChatterを設けるなどの体制があるとよいでしょう。

運用チームを作る

Salesforceは項目の追加やカスタマイズがしやすいため、社内の要望のまま進めてしまうと、気づいたときには項目やロジックが無数にできてしまい、管理が煩雑になってしまったということも起こり得ます。Salesforceの担当者はシステムと業務の双方を理解していることが理想ですが、社内のSalesforce管理者が業務の担当者と同一とは限りません。そのため大幅に改善をする際などは、Salesforceに関して社内の要望を整理し、コンフリクトを起こさないよう全体を見るためのミーティングをIT担当者と各部署の代表者で行うのがよいでしょう。

以上、Salesforceの導入を成功させるポイントをご紹介しました。今回ご説明したものをすべてを実行しないといけないのではなく、自社の状況にあわせて必要なものを取り入れてみてください。

なお、今回の「Salesforce導入あたってのポイント」の内容は、弊社コンサルタントが解説しご好評をいただいたセミナー「Salesforceを導入するならおさえておきたい!担当者が知っておくべき落とし穴」の内容を一部もとにご紹介しました。セミナーでは本記事よりさらに詳細な内容をお届けしております。今後のセミナー開催については、セミナースケジュールをご覧ください。また、定期的にセミナー開催のご案内をご希望の方は、右上のメルマガ登録フォームよりメールアドレスをご登録ください。

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